[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/06/IMG_5484.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/06/IMG_5484-195×146.jpg” width=”195″ align=”right” title=”sommar-semester-michael-alphov” frame=”true” icon=”image” caption=””]
Uppdaterad 150608 – inlägget publicerades ursprungligen 140603
Äntligen är ordet som är i fokus för många när det närmar sig den sköna sommarsemestern. Du har garanterat en massa planer för vad du, familjen och vännerna ska göra och inte göra. För de flesta är semester ett tillfälle att verkligen göra det man mår bra av. För vissa handlar det om att ligga i en solstol och för andra är det full aktivitet som gäller. Själv ska jag cykla till Paris så semestern kan se olika ut!
Oavsett vad du väljer att göra så finns det en hel del saker som du behöver göra klart på jobbet innan du tar din välförtjänta semester, för att verkligen få chansen att vara ledig fullt ut. Nedan finns 8 uppgifter som jag anser vara obligatoriska att göra för att verkligen få chansen att vara ledig samt för att ge sig själv chansen till en bra start i höst.
1. Töm alla dina inkorgar
Det är något jag uppmanar alla att sträva efter som ”tumregel” för varje arbetsdag men om du nu ändå har ohanterade mail/papper i dina inboxar är det nu hög tid att ta tag i detta.
När: sista veckan
Metoden är enkel och det handlar om att ta ett mail, eller ett papper för den delen i taget. Fatta ett beslut gällande nästa åtgärd innan du tar nästa mail/papper och dina beslut kan enbart bli något av följande:
Göra: ställ denna fråga till dig själv: Måste du göra det nu, eller ska det göras i framtiden? Ska det inte göras nu så planera in när i din att-göra lista eller i din kalender. Behöver du spara mailet/pappret så ska det sparas på rätt plats dvs. inte i din inkorg.
Delegera: ska inte du göra detta så delegera uppgiften nu till rätt person. Behöver du ”ha koll” och följa upp rekommenderar jag att en notering i din att-göra lista eller kalender på det datum du ska följa upp det hela. En enkel och fungerande lösning med 100% kontroll.
Spara: placera ditt material på rätt plats (ej inkorgen) så du hittar det i framtiden.
Kasta: gäller för allt material du inte behöver alternativt att det finns någon annanstans om du skulle behöva det.
2. Rensa ditt skrivbord och ditt kontor
Ge dig själv möjligheten att komma tillbaka till ett tomt, rent och välkomnade skrivbord. Skillnaden i motivation kommer att vara enorm och känslan kommer vara att du bestämmer vad du ska ta tag i efter semestern. Möts du istället av ett stökigt och överfullt skrivbord är risken att ”luften” går ur dig direkt. Du vet inte riktgt vart du ska börja och din motivation kommer inte direkt att öka. Dessutom är risken stor att du kommer lockas att arbeta händelsestyrt istället för uppgiftsstyrt.
När: sista veckan
Hur? samma metod som för dina inkorgar gäller. Ta ett papper i taget och ta beslut. Göra-delegera-spara-kasta.
3. Håll vad du lovat! Stäm av hur du ligger till mot dina mål och avsluta allt som ska vara klart innan semestern
När: börja minst 2-3 veckor innan din sista arbetsdag för att ha tillräckligt med tid att tänka igenom allt och sedan planera på ett vettigt sätt.
Har du gjort det du ska för att nå dina mål? Ligger du före eller efter din plan? Har du saker du lovat andra ska vara klart? Finns det deadlines du måste hålla för att andra ska kunna fortsätta arbeta när du har semester? Fokusera på att prioritera och avsluta det som ska avslutas. Detta kommer säkert innebära att vissa saker måste planeras om till efter semestern men då har du tagit beslutet med hänsyn tagen till att något annat var/är viktigare att avsluta innan ledigheten.
4. Placera en fysisk inkorg på ditt skrivbord
Ofta har/tar alla inte semester samtidigt som dig och därför kommer det att lämnas papper etc. på din arbetsplats som dina kollegor tycker att du ska ha. Du kan på ett enkelt sätt styra vart dessa ska hamna genom att placera en brevkorg på ditt skrivbord som är märkt (synligt för en besökare) på ditt skrivbord. Väl tillbaka efter din semester finns allt nytt på ett ställe och du bestämmer när du ska fatta beslut gällande nästa åtgärd. Samma metod för beslut gäller: göra-delegera-spara-kasta.
När: sista veckan/dagen om du inte redan har en inkorg. Har du en inkorg så fundera över vart den ska placeras bäst för att andra ske se den.
5. Planera tiden efter ledigheten innan ledigheten
När: börja minst tre veckor innan din sista arbetsdag för att ha tillräckligt med tid.
Du vet med största sannolikhet minst 70-80% av vad som är planerat att ske efter ledigheten. Planera därför in alla projekt, uppgifter, förberedelser till möten, rapporter som skall skrivas etc. SKRIV IN detta i din kalender alternativt i att-göra listan för att göra allt visuellt.
Det är alltid lättare att prioritera och planera om saker när det redan finns en grundplan, samt att din startsträcka kommer bli mycket kort efter ledigheten, då du redan vet vad du ska göra.
6. Planera in tid för att ta hand om allt du vet kommer dyka upp under din ledighet
När: använd dina första 1-2 dagar efter en ledighet till detta
Oavsett hur strukturerad och metodisk du varit innan semestern så händer det alltid saker när man är borta. Mail kommer att komma, projekt kan ändras, papper kommer läggas i din inkorg. Det kommer helt enkelt finnas en hel del saker du måste göra ”direkt” för att komma tillbaka till ett bra utgångsläge eller kanske till och med ett ”nolläge”. Ge dig själv chansen till att vara med från början och inte ligga efter från start.
7. Slå på ”out of office” & tala in ett meddelande på din telefon att du är på semester
När: sista arbetsdagen innan semestern
Ge dig själv chansen till att vara ostörd. Informera också dina kollegor, kunder etc. om när du är på semester och vart de ska vända sig under perioden du inte är tillgänglig. Just frågan med ”back-up” under semesterperioder missas alldeles för ofta på arbetsplatser och resulterar i att anställda kontaktar varandra oavsett om personer är på semester eller inte. Tydlighet och ramar är modellen för att ge varandra chansen att verkligen kunna koppla av och släppa jobbet för en period..
8. Våga välja att vara ledig
Har du gjort och har kontroll på alla punkter ovan så kan du se fram emot en, förhoppningsvis, lugn och skön ledighet där du verkligen får ha semester. Jag tycker att det ibland handlar om att våga välja ledighet och avkoppling då verksamheten sällan står och faller med en person och alla behöver vila och ladda batterierna ibland för att orka prestera resten av året. Ledighet och semester betyder dock olika för alla så gör det du mår bra av och som ger dig energi, glädje och kraft!
Lycka till och ha en skön semester!
Michael