Hur är känslan när ännu en kallelse till ett möte ramlar in i din inkorg? Tänkte du ett spontant, Yes! eller är det mer, ”suck, inte ännu ett som slösar bort min tid”?
Möten är och ska vara ett produktivt verktyg för samarbete och till för att utnyttja flera personers samlade kompetens men så är, tyvärr, ofta inte fallet utan det blir något helt annat. En känsla av ”inte igen”, slöseri med tid, vill inte, hinner inte etc. kan lätt infinna sig om mötet inte är genomtänkt från början. Jag tycker därför att det är dags att börja säga nej till vissa typer av möten och jag ska försöka förklara hur.
Vilka möten borde man då säga nej till?
Alltför ofta skickas kallelser ut där det egentligen är mötesorganisatören som vill få mer information gällande något eller har några frågor inom ett ämne. Det är då så otroligt enkelt att skicka en kallelse till en eller flera personer fast det egentligen inte borde lösas genom ett ”traditionellt” möte. Onödiga möten är tillsammans med för många inkommande mail de enskilt två största tidstjuvarna bland deltagaren i mina effektivitetsutbildningar och så har varit fallet de senaste 5-7 åren så här finns en enorm förbättringspotential.
Så hur ska du då göra för att slippa alla onödiga möten som slösar bort din tid?
1. Var hårt mot alla möten utan ett verkligt syfte
Kan du inte klart och tydligt se och förstå syftet med mötet du blivit kallad till så tacka nej. Det enda som kommer hända är att du kommer vara åskådare till när andra pratar….
2. Har det funnits chansen till förberedelse?
”Sista minuten” möten kan självklart behövs ibland men oftast inte. Det som kommer att hända är att ni sitter och ”läser igenom” saker som ni egentligen borde läst innan mötet vilket leder till att själva mötets funktion blir helt fel. Förberedelse handlar om att bara förberedd dvs. beredd före mötet på vad som ska avhandlas = effektiv användning av tiden under och före mötet.
3. Säg nej när du inte är rätt person för att delta i mötet
Detta betyder inte att mötet är fel eller att det saknar syfte utan att det är fel att du är där. Tacka nej är inte varken otrevligt eller ofint utan tvärtom. Om du inte tillför något så är det respektfullt mot alla andra att inte tacka ja.
4. Behövs verkligen ett möte med massor av människor?
Vissa uppgifter ska inte inte lösas med hjälp av ett möte utan genom diskussioner mellan två personer via telefon, skype eller vad som nu kan passa bäst. Ett ”stort” möte tillför ingenting men är slöseri av tid och resurser. Våga säga till för det inte bör vara ett möte helt enkelt.
Dagens uppgift: gå igenom all dina möten och stäm av mot listan ovan. Skulle det visa sig att något möte hamnar i något av de fyra exemplen ovan är mitt råd att du ta bort det snarast.
Lycka till med att ta tillbaka makten över din tid!
-Michael