Visst är det så att det ibland dyker upp saker som ska göras, men som inte har något egentligt slutdatum?
Kontentan gällande dessa uppgifter är att de, ofta, inte prioriteras speciellt högt trots att det kan vara viktiga uppgifter. Min ståndpunkt i det hela, förutsatt att uppgiften ska göras överhuvudtaget, är att det alltid ska finnas en deadline. Saknas det en deadline eller du har fått den luddiga instruktionen ”så fort som möjligt” eller asap måste du vara tydlig mot dig själv och sätta din egen deadline.
Här är mina fyra anledningar som motiverar varför:
1. Du kommer minska ditt eget förhalningsbeteende = få mer gjort
Det är bara att erkänna, uppgifter utan deadline har en tendens att förhalas och förhalas och förhalas. Men en tydlig deadline kommer den positiva pressen att öka och du kommer göra istället för att tänka på allt du borde gjort något åt = mer uppgifter avslutade.
2. Du kommer bli en bättre medarbetare
Om du nu börjar att göra uppgifterna istället för att skjuta upp desamma kommer du bli en bättre medarbetare. Tänk om det också är rätt uppgifter som du faktiskt gör och inte bara det som du ”känner” för just idag? Det jag vill ha sagt är att du med stor sannolikhet, inte blir en ”flaskhals” i organisationen = en bättre medarbetare som bidrar till att driva uppgifter och verksamheten framåt.
3. Din egen framgång kommer att öka
”Prat kokar inget ris” är gammalt kinesiskt ordspråk och ett av mina favoritcitat. Personligen tycker jag att det är mycket bra att ha som personlig tumregel gällande produktivitet. Nu är det ju inte så enkelt att det bara är att göra vilka saker som helst, utan det handlar om att göra rätt saker. När du börjar göra och sedan avsluta rätt saker kommer också en skön utveckling att ske. För varje slutförd uppgift kommer du närmare dina mål och arbetet blir roligare.
4. Du kommer minska din negativa stress och öka kontrollen
Uppgifter utan slutdatum som finns på att-göra-listan har en tendens att växa i storlek och då framförallt mentalt. Alla uppgifter ”läggs ihop” till en stor hög och kan vara svårt att få en känsla och överblick för hur mycket du har att göra just idag. Utan överblick kan den negativa stressen växa vilket leder till att både humör och kvalité sjunker.
Om du istället har en tydlig deadline för varje uppgift kommer du på ett enkelt sätt att både prioritera och planera in alla kommande uppgifter i din kalender eller att-göra-lista för att få en bättre balans över din tidsdisponering. Detta kommer leda till en mer realistisk och proaktiv planering som leder till bättre kontroll som i sin tur leder till minskad negativ stress.
Summeringen blir Walt Disneys bevingade ord: ”Everybody needs deadlines” så utmana dig själv och andra till att alltid ha en deadline för uppgifter som ska genomföras.
Kör hårt!
-Michael