”Jag får aldrig chansen att jobba” När jag väl sitter på mitt kontor och försöker koncentrera mig på en uppgift så ringer alltid min telefon eller så knackar någon på min dörr. Alla vill ha min hjälp hela tiden och alltid ha ett svar snabbt”. Frustrationen och uppgivenheten gick nästan att ta på från mannen som fortsatte: ”Jag vet inte vad jag ska göra Micke, jag har försöker stänga dörren och jag har till och med provat med att sätta upp en lapp med en text där det stod ”arbete pågår”. Vad tror du hände då fortsatte han frågade?”
Jag hann inte svara utan han svarade på sin egen fråga och svaret var att flera personer, trots lappen, hade öppnat hans dörr för de hade ju bara en kort liten fråga så det där men att han var upptagen gällde ju inte dem. Totalt var det sex personer som hade gjort samma sak under en förmiddag och problemet är inte den enskilde individen utan totalen av allas besök skapar en kultur där det inte blir lätt att fokusera.
Grundfrågan blir vilken kultur har ni på ert företag och vill ni ha den kultur ni har?
Ska alla kontorsdörrar alltid vara öppna för att ni ska ge en snabb service till varandra? Ska era telefoner alltid vara påslagna så ni kan svara oavsett vad ni håller på att arbeta med? Ska ni svara på mail när ni sitter på möte? Allt som beskrivs ovan skapar en reaktiv ”brandsläckningsmiljö” där det är helt OK att inte vara förberedd och proaktiv utan man tar för givet att andra alltid kan hjälpa till och svara på just mina frågor när just jag vill ha svaren. Ingen hänsyn tagen till andras behov, deadlines och planering = konstant brandsläckning…
Är tillgänglighet och service samma sak?
Nej, är mitt svar av den enkla anledningen att varje gång du säger ja till en ny uppgift säger du samtidigt nej till något du redan sagt ja till. Du svarar säkert på en hel del frågor och får en del saker gjorda även när du är konstant tillgänglig men frågan du kan ställa dig är om det var rätt saker och skulle de varit gjorda av dig och gjorda idag?
En annan kontrollfråga för att ta tempen på er interna kultur är att ställa sig frågan om många, inklusive du själv, ibland eller ofta befinner er tidigt eller sent på jobbet? Är svaret ja så är oftast anledningen att det handlar om att få ostörd tid för sina koncentrationsuppgifter som du sagt ja till och som oftast har en klar deadline.
Vad är då lösningen till en bättre intern kultur för ett bättre samarbete?
Mitt förslag är att du bokar in ett möte med dina närmaste kollegor eller de kollegor du jobbar mest tillsammans med för tillfället. Mötets mål ska vara att bestämma era gemensamma spelregler för att bygga den kultur ni vill ha inom exempelvis följande områden:
Område 1: När är det Ok att stänga sin dörr?
Är det vissa tider som passar bättre än andra? Behöver ni se över den gemensamma disponeringen över er tid? När har du och dina kollegor er ”primetime” dvs. när har ni möjlighet till störst fokus? Ska ni ha gemensamma tider?
Område 2: Vilken mailkultur ska vi ha internt?
Måste man alltid svara på mail ”direkt”? När ska vi maila och när ska vi kommunicera på annat sätt? Vilka andra sätt finns det hos oss?
Område 3: Hur gör vi när vi måste be våra kollegor om hjälp?
Måste vi alltid ”gå till kollegan direkt” eller kan vi vara smarta och vänta tills vi träffar dem i samband med fika, lunch etc. för att ge varandra chansen till mer tid utan avbrott?
Område 4: Är det OK att stänga av sin telefon?
Kan man stänga av sin egen telefon när man sitter på sitt kontor och gör egna arbetsuppgifter? En sak att tänka på är att de flesta är duktiga på att stänga av telefonen under möten men inte annars och det paradoxala är att de som ringer inte har en aning om du är på möte eller jobbar ”själv”. Alltså handlar det om vår egen inställning till vår tid. Vår egen respekt av vår egen tid.
Vad blir kontentan?
Med gemensamma spelregler blir det, förhoppningsvis, så att du/ni känner att det är OK att inte kolla mailen hela tiden. Du/ni ska kunna stänga av telefonen vissa tider under dagen. Din/era dörr(ar) ska få vara stängd(a) då det behövs fullt fokus.Resultatet av det hela kommer att komma omedelbart med en högre/rätt kvalité, minskad ställtid=besparad tid samt en större chans att klara uppsatta deadlines. Jag törs också lova att ert arbetsklimat och den psykosociala arbetsmiljön kommer att förbättras.Viktigt att påpeka är att jag inte vill att ni stänger dörren 8 timmar om dagen och säger nej till allt som dyker upp utan utnyttja tiden med stängd dörr och telefonen avstängd till de uppgifter som verkligen kräver 100% fokus! Resten av dagen är ni självklart tillgängliga.
Min utmaning är att ni testar för ni har inget att förlora på att förbättra era arbetsmiljö och interna kultur och det coola är att ni verkligen kan påverka det hela bara ni vill.
Nu kör vi!
-Michael