Tänk efter själv; du har bestämt dig för vad du vill och sätter igång med stor ambition och allt går perfekt.

Till en början.

Sedan händer något som får dig ur fokus, du ramlar tillbaka i gamla (o)vanor och snabbt har den sköna känslan du hade gällande din ”utveckling” försvunnit.

Jag vill påstå att det som hänt är att Tomteblosseffekten” har slagit till ännu en gång och du ursäktar dig med att det inte gick, det var för svårt, det var någon annans fel, du kan inte, du orkar inte….

Tricket är att göra som myrorna!

För att lyckas med en bestående förändring krävs en hel del saker som ett klart syfte till varför du överhuvudtaget vill göra det du ska göra. En skön motivation kommer få dig att starta men det betyder ingenting om du inte bestämmer dig för att vara UTHÅLLIG!

Att förändra tar tid. Det kommer stundtals gå bra och stundtals mindre bra på ”vägen” till målet. Det kommer att vara jobbigt. Det kommer vara svårt (annars hade alla gjort det) men det kommer alltid att vara värd det.

En väldigt konkret och fungerande metod, som är den totala motsatsen till tomteblosseffekten, är att göra som myrorna. ”Myrstegsmetoden”, som alltid funkar, innebär att många små steg framåt kommer att ta dig fram till målet. Vissa dagar blir det kanske ett större steg men fokusera på att minst ta ett (litet) myrsteg varje dag i rätt riktning. Upprepa dina bra vanor och bra beteenden dag efter dag och de kommer att ta dig, sakta men fokuserat, fram till ditt mål precis som du vill. Det gamla uttrycket om att ”Rom inte byggdes på en dag” stämmer bra och detsamma gäller dina nya sköna vanor. De skapas inte heller på en dag men det går. Jag lovar att det går så viktigaste frågan du ska ställa till dig själv är  – vilket myrsteg tar jag idag?

The post Har du drabbats av tomteblosseffekten? appeared first on Michael Alphov.

Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

Allt ovan är , som du redan listat ut, inte speciellt bra och kommer framförallt inte hjälpa dig att arbeta så smart som möjligt. Har du precis som många andra massor av bra ställen så gäller det att tänka om och tänka rätt genom att skapa en bra fysisk struktur och här kommer sju tips om kommer hjälpa dig på vägen: 

1. Allt ska ha en plats

Har materialet du tänker spara ingen naturlig plats så ska det förmodligen inte sparas. ”Bra att ha tänket” är ofta ett beslut om att kasta materialet som förhalas och inget annat. Spara det som ska sparas och inget annat. 

2. Ha inga ”jag lägger det här så länge” högar alternativt  ”för sorteringshögar”

Det enda som kommer hända är att det tar energi varje gång du ser högen för om vi ska vara helt ärliga, när hade du tänkt att sortera in högen som tillslut når en imponerade höjd…
Återigen, det är bara ett tecken på förhalning.

3. Spara inte dubbelt

Behöver du verkligen spara material du skriver ut eller räcker det att ha det elektroniskt? Dubbelsparande leder bara till förvirring i långa loppet. 

4. Städa och strukturera upp det material  du redan har

Material har en tendens till att vara färskvara i många fall. Inte i alla fall men som, sagt, i många fall vilket innebär att extremt stor del av det som du kände att du verkligen var tvungen att spara, oavsett när du gjorde det, numera är material du inte längre behöver och därför kan kastas. 

5. Bli ännu mer digital

Börja använda OneNote eller Evernote som är elektroniska anteckningsböcker istället för din fysiska anteckningsbok. Fördelarna är många och du kommer alltid ha med dina anteckningar då du har tillgång till dem genom appar i datorn, mobilen eller på Ipaden. 

6. Sluta skriv ut så mycket papper.

Desto mindre papper DU producerar desto mindre papper finns det att ta beslut om och det blir lättare att hålla struktur och ordning. Enkelt, rimligt och logiskt. 

7. Scanna, scanna och scanna

Skaffa dig en scannerapp i mobilen. Det finns massor att välja mellan som Microsoft Office Lens som är perfekt för dig som jobbar i Microsoftmiljö. Är du Macanvänadare och dessutom Evernoteanvändare så är Scannable appen för dig  Personbligen scannar jag in allt från kvitton, mina anteckningar, dokument, saker jag skrivit på en whiteboardtavla i samband med utbildningar och möten, mindmaps till utkast och layouts jag gör för hand. Allt, verkligen allt kan Scannas in.

Kontentan blir att desto enklare struktur du har desto lättare kommer det vara att hålla den. Jämför gärna strukturen i ditt kök med din arbetsplats struktur. Hemma vet du exakt var glas, grytor, tallrikar etc. ska placeras men är det lika lätt och logiskt på ditt kontor?

Om inte, gör om och förenkla så kommer du spara både tid, energi och framförallt så kommer du ha möjlighet att använda ditt material då du kommer veta vad du verkligen har!

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post Hur många bra ställen har du? appeared first on Michael Alphov.

Väl tillbaka vid din arbetsplats så kan det var riktigt förvirrat. Vad var det egentligen du skulle komma ihåg att göra? Hur många saker var det egentligen? Hela situationen har helt plötsligt blivit väldigt jobbig…

Det riktigt jobbiga är dock att:

Om du har ”otur” upprepar sig detta scenario i morgon, i övermorgon osv. I ditt huvud kommer du ha massssssor av saker och uppgifter som du borde komma ihåg men med stor sannolikhet inte kommer komma ihåg. Hur känns det i magen? Ingen vidare skön känsla va!?

Så vad säger du? Är det inte dags att skapa ett system där du ser till att:

• Skriver ned alla uppgifter i att-göra-listan alternativt kalendern för att verkligen göra rätt saker?
• Skriver ned och förvarar alla dina egna lysande idéer som du kommer på så de kan göras om dem till konkreta uppgifter?
• Skriver ned, behandlar och omvandlar dina egna mötesanteckningar till aktiviteter för att kunna vara proffsigare och mer effektiv?

Dina vinster kommer vara följande

1. Nummer ett är självklar: du kommer givetvis att glömma bort färre antal saker förutsatt att du kommer ihåg att titta på din att-göra-lista och kalender i framtiden.
2. Du kommer blir bättre på att sortera in dina tankar och anteckningar direkt på rätt plats vilket innebär att ditt system kommer vara både enklare och mindre i omfång.
3. Du kan använda ditt fokus och din energi till att verkligen göra saker istället för att försöka komma ihåg vad du borde göra.
4. Du kommer att spara tid då din ställtid kommer att minska genom att du är metodisk och gör på samma sätt varje gång. Du kommer också spara tid när du verkligen ska göra saker genom att det du ska göra finns på din lista eller i din kalender.
5. Du kommer ta dig snabbare mot dina mål tack vare att du kommer ha mycket lättare att fokusera på vad som verkligen är viktigt genom att du bara skriver ned och planerar in det som kommer att göra skillnad.

När ska du då skriva ned saker?

Direkt är svaret annars måste du komma ihåg att komma ihåg att du ska skriva ned sakerna. Vart ska jag skriva ned sakerna då tänker kanske du? I Att göra-listan eller kalendern är mina bästa tips och se till att du har tillgång till både i din mobil också. Arbetar du i Outlook är tipset att ladda hem appen To Do från Microsoft som är knuten till uppgifter/tasks i Outlook. Med appen installerad i din smartphone har du din att göra-lista med dig hela tiden = lätt att skriva in nya uppgifter. Att vara mobil och flexibel gäller även för anteckningar och tipset är att använda OneNote alternativt Evernote som digitala anteckningsböcker. Givetvis laddar du även här hem appen till din smartphone så du kommer åt dina anteckningar ”överallt”.

Kör hårt!

The post 5 vinster med att alltid skriva ned saker appeared first on Michael Alphov.

#1 Lämna inga beslut hängande

Vi börjar med en enkel kontrollfråga: hur kommer din kväll och dina planerade aktiviteter att påverkas av att du har massor av saker ”hängande” och beslut du inte fattat fast du borde när du går hem från jobbet? Är vi riktigt ärliga så är det förmodligen en ganska stor påverkan och ibland märker man inte ens detta själv utan andra i närheten påpekar att man inte är riktigt närvarande i nuet utan, tankarna är någon helt annanstans. Så för att få mera lugn och ro och verkligen chansen att vara närvarande både fysiskt och mentalt även hemma så försök att inte lämna några arbetsrelaterade beslut hängande när du lämnar jobbet för dagen. Avslut är nyckeln och avslut är inte detsamma som att allt är klart. Det kan lika gärna vara att du tagit ett beslut om vad du ska göra och när.

#2 Boka om det som du hade planerat göra med inte hann med

Ganska ofta så blir inte dagarna som du planerat eller tänkt dig att de skulle bli. Saker händer och situationer uppstår vilket för de flesta verksamheter är ganska normalt och ofta ganska spännande, utmanande och roligt! 

Det som dock är viktigt att göra, varje dag, innan du lämnar kontoret är att boka om det du inte hann med att göra av det som du hade planerat att göra idag. Detta gäller både dina poster i att-göra listan samt i din kalender. Gör du inte detta kommer en känsla av att ”ligga efter” uppstå samt så är det lätt att saker glöms bort och inte blir gjorda alls eller så blir de gjorda för sent.

#3 Öppna inte din inkorg om du inte har tid att fatta beslut gällande all ny information

En av de största ”björntjänsterna” du kan göra mot dig själv är att öppna din inkorg strax innan du ska gå hem för dagen. Det som ofta kommer att hända att du läser igenom dina nya mail men sedan fattas inget beslut om vad som är nästa åtgärd. Det enda som egentligen har hänt är att du fått ett gäng med ”mentala ryggsäckar” gällande saker som du borde göra och dessa kommer definitivt att påverka din kväll och ditt fokus de aktiviteter du planerat att göra. 10 000 kronorsfrågan är varför ska du öppna mailen ”5 i 4” om du inte tänkt att agera på dem överhuvudtaget? Nyfikenhet brukar vara svaret och i detta fall blir det verkligen kontraproduktivt.

#4 Skapa förutsättningar för att morgondagen ska bli en kanondag

Hur ser det ut i morgon? Vad är planen? Vilka är dina viktigaste uppgifter som ska genomföras för att morgondagen ska bli en kanondag? Kolla helt enkelt över din egen planering så du har koll på vad du planerat ska hända. Ge dig själv förutsättningarna för en kanondag genom att vara både praktiskt (material) och mentalt förberedd gällande morgondagen.

Stort lycka till!

-Michael

The post 4 tips för att avsluta dagen som ett proffs appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat  tre ganska ”vanliga problem” som och förstör möjligheten till ”flyt” på jobbet och dessutom försöker jag, givetvis, tipsa om vad du kan göra åt det som förstör för dig.

Utmaning 1: Du ska alltid vara tillgänglig…

Har du ibland dagar då du inte får något gjort? Det ena avbrottet avlöser det andra och du känner att du inte får något gjort. Händer detta vid enstaka tillfällen så kan de kanske vara OK men händer det ofta så gäller det att göra en förändring.

Vad kan du då göra?

Börja med att ta dig tid att planera din dag/vecka för att veta vad du borde och ska göra. Utan en plan så är det lätt att falla för frestelsen att jobba ”händelsestyrt” och agera på det senaste som dyker upp. En annan sak är att ta bort alla signaler för att e-post anlänt och enbart göra din e-post ett par gånger per dag. Mera FOKUSTID under dagarna helt enkelt.

Har du svårt att koncentrera dig på jobbet (förmodligen inte aktuellt just nu pga. pandemin) så kan det även vara läge att se över vart du jobbar bäst när du behöver utföra koncentrationsarbete (detta förutsätter givetvis att det är OK från din arbetsgivare). Kanske ska du lämna ditt kontor/arbetsplats under vissa perioder för att få jobbet gjort? Vart jobbar du bäst helt enkelt. 

Utmaning 2: Du har för mycket tid & energiläckage 

Det är ju bara att erkänna att detta händer oss alla vid vissa tillfällen. Vi förhalar det som vi borde göra istället för att göra det vi borde göra och några saker som händer kan vara:

• Du lägger för mycket tid på socialt småprat med dina kollegor. Förmodligen inte speciellt aktuellt i dessa tider..
• Du fastnar i att ”slösurfa” under långa perioder när allt du skulle göra vara att bara skulle kolla en snabb sak
• Du skjuter upp arbetsuppgifter som känns svåra, jobbiga, tråkiga, stora etc.
• Du går på/deltar i (för dig) onödiga möten
• Du går på/deltar i möten som är för långa, för dåliga, utan syfte etc.
• Du lägger för mycket tid på sociala media som Facebook, YouTube etc.
• Du tvingas ta hand om och svara på onödiga mail och chattmeddelanden

Vad kan du då göra?

Enklaste sättet är att göra en tidslogg över vad du egentligen spenderar tid på. Detta för att få en verklig översiktsbild och inte en gissning som det kan vara för många människor. Det gäller att vara brutalt ärlig mot sig själv och inte skönmåla verkligheten. Vill du göra skillnad på riktigt så gäller det att hitta läckorna och sen täta dessa och det förhoppningsvis, en gång för alla. Helt enkelt måste du veta vad du ska laga och inte gissa vad du ska laga.

Utmaning 3: Där är tidsoptimist och överbokar din egen tid

Idag är kraven från chefer och ledning höga och ofta sätts även höga krav av medarbetare och chefer själva, på sig själva. Det kan vara svårt att säga nej när chefen eller kollegan kommer och frågar om du inte kan göra ”uppgiften x” också. Man vill ju gärna ställa upp och vara en bra lagspelare och inte vara en ”nej-sägare”. Problemet med att överboka sin egen tid bottnar oftast i två orsaker som är:

1. Du säger ja till för många projekt/uppgifter samtidigt = det finns inte tillräckligt med tid till förfogande
2. Du är en sann tidsoptimist = du undervärderar tiden som det verkligen tar att genomföra uppgiften du sagt ja till och tänker att jag hinner nog med detta också..

Vad kan du då göra?

Planering och åter planering. ”Stycka elefanten” dvs. bryt ner de projekt/uppgifter du redan sagt jag till till hanterbara bitar. Se sedan till att ALLA dina aktiviteter planeras in i kalendern eller att göra-listan för att göra det verkligt, rimligt och visuellt. Detta kommer hjälpa dig långt när du ska tacka ja/nej till uppgifter samt vara en bra signal till när det är dags att delegera/be om hjälp och kom ihåg, det är aldrig varken pinsamt eller dåligt att be om hjälp. En annan smart grej är att införa gemensam fokustid på företaget för att underlätta för alla i sin strävan efter en bra planering.

Till sist, vill du att det ska bli skillnad så gäller det att göra skillnad. Du har hört dessa ord från mig tidigare och kommer att höra dem igen. Hitta det som förstör. laga det som ska lagas så kommer resultatet du vill ha att komma!

Nu kör vi!

-Michael

The post Tre misstag som förstör din produktivitet appeared first on Michael Alphov.

Vad är en gemensam foksutid?

Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock  störa varandra.

Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?

Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:

• En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
• Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
• Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!

Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.

Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?

Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.

Vad bör ni göra i din organisation?

Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.

Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!

-Michael

The post Det är dags att införa en gemensam fokustid appeared first on Michael Alphov.

När vi satte oss ned enskilt efter det inledande teoripasset av träningen så frågade jag honom om han visste vilka uppgifter han hade i sin lista och svaret kom snabbt; ”nej, hur ska jag kunna veta det när det är 197 stycken”.

”Det kanske är det som är grunden till ditt problem” försökte jag att säga innan han avbröt mig och brassade av en lång harang om hur mycket han hade att göra och hur stressad han var av att han var på utbildning en HEL dag…

Till slut hade vi i alla fall pratat en stund och han började bli mer mottaglig på att försöka hitta en lösning på problemet istället för att bara se problem. Min spontana tanke när han nämnde siffran 197, var att det förmodligen fanns uppgifter som redan var gjorda och uppgifter som kanske inte ens ska göras.

Det vi gjorde med hans lista var följande och mitt tips till dig om du har en överfull lista är att göra detsamma:

#1 Gå igenom hela listan och ”klarmarkera” alternativt ta bort alla uppgifter som redan är gjorda men där du missat att slutmarkera uppgiften.

#2 Gå igenom samma lista igen (som nu förmodligen är kortare) och rensa bort alla uppgifter som du inte ska göra. Uppgiften kan ha varit viktig någon gång men är av någon anledning inte det längre och då ska den tas bort. 

#3 Gå igenom listan igen och delegera alla uppgifter som ska göras men inte av dig. Markera/planera när du ska följa upp om uppgiften har blivit gjort.

#4 Gå igenom samma lista ytterligare en gång och prioritera samt planera när du ska göra dina uppgifter. Ett annat viktigt råd är att ”flytta ut” alla uppgifter som tar +20 minuter till att istället bokas in i din kalender. Alla mindre uppgifter finns kvar i att-göra listan och inplanerade på lämpligt datum. Tänk också på att inte boka in för många ”korta” uppgifter varje dag då du realistiskt förmodligen bara kommer att hinna med mellan 2-5 ”korta” uppgifter per dag om vi tar hänsyn till att du också går på olika möten, det händer oförutsedda saker samt så kommer du att göra dina större/längre arbetsuppgifter som också tar tid.

Mitt sista och kanske viktigaste råd till dig gällande att-göra listan är att verkligen använda den och att använda ENBART EN lista. Du ska inte ha lite på papper, lite i huvudet, lite i Outlook/Lotus Notes, lite på post-it lappar etc. utan allt på en och samma plats. Det ger lugn. Det ger överblick och det ger kontroll. 

Ha kul, kör hårt, stay safe och jobba smart!

-Micke

The post Städa upp i din att-göra lista och få mer gjort appeared first on Michael Alphov.

Här, som i många andra fall, handlar det om att försöka tänka ut varför det blir på detta sätt? Vad är den egentliga orsaken till att du hamnar i situationer som denna gång efter gång?

Självklart kan det hända saker som ”förstör” hela din fina planering och lösningen på det är att försöka ha tillräckligt med luft i kalendern dvs. tid som inte är uppbokad utan kan ägnas till att parera oförutsedda händelser.

Dock tror jag att problemet ofta ligger någon annanstans och det handlar om tidsoptimism och en överskattning av hur snabbt, eller långsamt, det verkligen går att göra uppgiften när det väl är dags.

Två enkla och fungerande tips som kan motverka problemet är:

1. Dubbla tiden mot vad du tror

Man ska inte vara varken tidsoptimist eller tidspessimist utan tidsrealist. Tror du att det ska ta en timme, boka två timmar. Tror du att det ska ta tre timmar boka in fem-sex timmar istället. Utvärdera efteråt hur lång tid det verkligen tog och du kommer snabbt bli mycket bättre på att uppskatta hur mycket tid du måste planera in för att få olika saker gjorda och på så sätt hitta den optimala tidpunkten fr när du måste börja för att bli klar i tid.

Du kan fråga dig själv följande; ”Vad är det värsta som kan hända om jag bokar in mer tid för denna uppgift i min kalender?” Svaret kommer förmodligen vara att du får tid över skulle jag vilja säga vilket inte är speciellt jobbigt….

2. Gör allt du kan för att minska ställtiden

Kan du köra igång och arbeta när den planerade tiden kommer eller måste du ta fram underlag, leta efter material, fundera på vad du ska göra etc.? Ett konkret exempel är denna text som jag skriver. Min förberedelse har gjort att jag hade ”stolpar” klara gällande vad det skulle handla om, rubriken var klar och jag hade planerat att det skulle ta mig cirka 20 minuter att skriva det hela. Allt detta hade jag gjort innan själva skrivtiden vad inplanerad vilket innebär att jag kan sätta igång direkt med att producera. Jag behöver inte fundera på vad jag ska skriva om. Ingen ställtid helt enkelt tack vare bra planering i förväg.

Lycka till och fundera på vad du kan göra för att få din planering att fungera ännu bättre. 

-Michael

The post Dubbla tiden mot vad du tror appeared first on Michael Alphov.

Varför gör vi då på detta sätt?

En stor anledning är den inneboende och dominanta drivkraften, hos de flesta, om att göra allt som de själva eller någon annan uppfattar som bråttom. Motfrågan om uppgiften verkligen måste lösas nu samt om den är viktig missas ofta. Jag skulle vilja att du istället för att dras med i ”bråttomhysterien” börjar försöka arbeta helt tvärtom! Det kan låta som en utopi och naivt och givetvis måste det finnas plats i din kalender(varje dag) för att hantera oförutsett och oplanerat arbete som kommer att dyka. Du ska givetvis göra även dessa uppgifter förutsatt att de är viktiga och inte bara bråttom av någon anledning.  Merparten av dagen borde istället gå till proaktivt arbete istället för reaktivt.

3B metoden är din räddning 

Jag vill härmed lansera 3B metoden som innebär att istället för att dras med i stress och skapandet av en kultur där allt hela tiden är bråttom så gäller det att 1) BROMSA upp och reflektera om du verkligen är på rätt väg och jobbar med rätt uppgifter. Att arbeta snabbare är inte en hållbar lösning om du inte arbetar med rätt saker. I ett högt tempo tänker vi inte alltid helt klart och logiskt så ganska ofta jobbar vi då med fel saker. När du bromsat upp och verkligen tänkt efter vart du är på väg, dvs. vilka mål du/ni ska uppnå så handlar det om att 2) BRYTA ned målet i olika delaktiviteter. Vissa ska du göra oh vissa ska säkert andra personer göra. Stora uppgifter måste alltid brytas ned för att bli hanterbara annars är risken stor att uppgiften kommer förhalas. Alla delaktiviteter som nu hamnat på dig själv måste du 3)BOKA in i din agenda. Konkret innebär det att alla uppgifter ska finnas inbokade i din kalender eller som en punkt på din att-göra lista.

Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Läs det igen. Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Att bromsa upp innebär att du verkligen väljer vilken väg du ska köra på och när du gör uppgiften ska det vara i det tempo som passar uppgiften. Att arbeta proaktivt innebär inte att allt reaktivt arbete försvinner och ibland är det faktiskt så att det dyker upp viktiga saker som du måste hantera nu. Merparten av din tid borde dock läggas på att verkligen jobba proaktivt med hög kvalité. På så sätt kommer även det reaktiva att minskas drastiskt för du har ju redan gjort uppgiften!

Nu kör vi!

The post Minska alla dina ”bråttom” uppgifter med 3Bmetoden appeared first on Michael Alphov.