Det som ofta glöms bort är alla egna arbetsuppgifter som måste utföras, som att skriva rapporter, granska eller skapa offerter, förbereda för möten, hantera e-post, och avsätta tid för att bocka av punkter på att-göra-listan, med mera. Du är garanterat med på vilka aktiviteter jag pratar om för att höja värdet av din egen planering. 

Hur kan man då optimera användningen av kalendern?

För att underlätta planeringen kan man betrakta varje dag eller vecka som en tidsbudget, där det finns en viss mängd tid avsatt för olika aktiviteter: 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan. Denna tid kan fördelas på möten, eget planerat arbete (större uppgifter som kräver tid och fokus), ”oförutsedda händelser” (saker som inte kan planeras men måste hanteras), samt rutinuppgifter som återkommer regelbundet (attestera fakturor, svara på e-post, rapportera tid, etc.).

Problemet med att inte planera för det egna arbetet och rutinerna är att många av dessa uppgifter antingen inte blir utförda alls, utförs med bristfällig kvalitet, eller blir försenade. Det blir svårt att hålla koll på tiden och antalet oförutsedda händelser ökar betydligt på grund av bristande eller felaktig planering.

Dina vinster med att även planera din egen tid i kalendern kommer vara stora och exempelvis:

• Det blir lättare att avgöra om du kan ta på dig nya uppgifter eller inte.
• Det blir enklare att prioritera mellan befintliga åtaganden och nya förfrågningar.
• Det blir smidigare att omplanera när oväntade händelser uppstår, eftersom du kan jämföra dem med det redan schemalagda och snabbt avgöra vad som är mest brådskande och viktigt.
• Det blir enklare att be om hjälp när tiden inte räcker till.
• Det blir lättare att börja i tid med uppgifter som har en deadline lång bort,

Det finns säkert fler fördelar, men det centrala budskapet i denna text är att du behöver höja värdet på ditt eget arbete och avsätta tid även för dina egna uppgifter i kalendern, inte bara när du interagerar med andra. Ett sista viktig tips är att vara mycket specifik med rubrikerna för dina egna bokningar. Det gör det lättare att komma igång när de väl dyker upp i kalendern, och använd gärna ett verb för att ytterligare tydliggöra vad som ska göras.

Lycka till!

-Michael

The post Dags att höja värdet på ditt eget arbete? appeared first on Michael Alphov.

Det jag pratar om är givetvis den viktiga insikten och förmågan av att planera sin dag för att skapa förutsättningar för att det ska bli som man vill och önskar. Att ha vissa rutiner på plats som underlättar och förenklar.

ALLT kan och ska givetvis inte planeras och förberedas för det finns ju något som kallas livet också. Saker händer och saker man planerat för blir inte av. Saker kan ta en annan riktning än planerat men oavsett detta så vill jag påstå att är fullt möjligt att vara mer strukturerad och proaktiv än vad de flesta är.

Hur ser det ut idag?

Det finns säkert flera av er som läser dessa rader som är helt fantastiska på att planera och har massor av bra rutiner på plats redan till er som inte alls planerar och mellan dessa båda motpoler befinner sig förmodligen de allra flesta. Brist på planering innebär att de mest dråpliga och dåliga situationer kan uppstå och jag har fått massor av historier berättade för mig genom åren som personer som åkt till kontoret på morgonen fast de skulle ha åkt någon annanstans för ett möte eller dylikt. Eller den stressade chefen som parkerade bilen utanför kontoret och insåg att barnen, som skulle lämnats på förskolan, fortfarande sitter i baksätet…

Varför åkte chefen till fel ställe? Hade det med planering att göra? Svaret är ja då stress, ofta, är en konsekvens av bristfällig planering. Du håller säkert med om att om du väljer att inte lägga tid på att planera så leder det ofta till ett stressat beteende, som för chefen som glömde sina barn. Stress leder, ofta, i sin tur till ännu mer stress och dåliga beslut eller konsekvenser. Som för chefen. Dessutom ”tvingar” du andra bli stressade på grund av din brist på planering och proaktivitet. Saker som att du kanske måste ringa din respektive för att hämta upp barnen och köra dem till förskolan för du hinner så klart inte. Precis detta hände för chefen. Eller så måste du ”alltid” boka in ett ”snabbt” möte med någon för att stämma av något pga. av att du missat att göra det du ska göra. Som sagt, bristen av planering och bra dagliga rutiner får väldigt ofta konsekvenser för dig och för andra.

Tänk om du istället gjorde så här!

Det intressanta är att det mesta går att förbereda i förväg både gällande privatlivet och arbetslivet. Du kan exempelvis:

• Du kan ta fram kläderna du ha på dig i morgon kvällen innan, samma gäller med barnens kläder och skolväska.
• Du kan göra en matsedel för hela veckan för att slippa bli stressad över vad ni ska äta.
• Du kan packa träningsväskan kvällen innan eller för veckan om du har olika pass.
• Du kan duka för frukosten kvällen innan så det är bara att ta fram maten på morgonen.
• Du kan packa din jobbväska dagen/kvällen innan och ställa den i hallen.
• Du kan hälla upp hundmaten kvällen innan så den är bara att ge till hunden på morgonen.
• Du kan se till att dina nycklar ligger på rätt plats så du hittar dem imorgon. 
• Du kan se till att bilen är laddad/tankad om du ska ut och köra på morgonen.
• Du kan ta med allt du behöver hem idag om du ska du på ett möte utanför kontoret det första i morgon bitti.

Pratar vi konkret planering så både tror och hoppas jag att du har en planering för veckan baserad på dina viktiga mål och prioriterade aktiviteter som en grund. Dessutom kan du avsluta varje arbetsdag med tio minuters summering och planering för morgondagen. Justera, prioritera och planera om baserat på ditt nuläge. Snacka om att ta makten över sin egen tid.

Du ser det finns massor av saker du kan göra för att vara bättre förberedd och mindre stressad. Det viktiga är att du skapar de rutiner som ger dig chansen att vara förberedd för att du verkligen ska kunna följa din plan så mycket som det bara går. Det går inte alltid men det går väldigt ofta.

Vart börjar du? Vilka rutiner ska du få på plats?

Nu kör vi!

-Michael

The post Är du förberedd? appeared first on Michael Alphov.

Att ge feedback är ett oerhört kraftfullt sätt för att bekräfta bra beteenden samt för att utveckla nya bra beteenden hos din omgivning. Den ska fokusera på konstruktivitet och ha som mål att få både personen du ger feedback samt verksamheten-/organisationen att växa och utvecklas.

Tips för att ge bättre feedback är:

• Din feedback ska vara utifrån din observation, alltså ”jag tycker att…” , ”jag ser att…” eller ”jag upplever att…”
• Din feedback ska vara specifik. Undvik svävande formuleringar.
• Din feedback ska ALLTID ges med ett gott syfte
• Din feedback ska vara riktat mot ett beteende som mottagaren kan ändra på. Inte mot personen.
• Din feedback ska vara av den karaktär att det är möjligt för mottagaren att göra något åt det.
• Din feedback ska beskriva hur ”beteendet” påverkar dig, medarbetaren, teamet eller verksamheten.
• Din feedback ska ges i rätt tid, oftast i nära anslutning till handlingen men försäkra din om at mottagaren verkligen är mottaglig.
• Din feedback måste vara konsekvent. Det som för bra idag måste vara bra imorgon. Det som inte är bra är inte  bra imorgon osv.
• Din feedback ska ges i rätt dos. Kom ihåg att det är handling du vill ha inte enbart känslor.

Andra viktiga saker att tänka på är:

– Om syftet med återkopplingen är att du vill se en förändring, beskriv hur du önskar att det var istället. Om du istället vill stärka ett beteende, berätta att du vill se mer av det.

– Fråga vad din medarbetare tänker kring det du sagt och lyssna på svaret. Kom fram till en gemensam bild av vad som kan förändras och vad du som chef kan hjälpa till med.

– Lyssna på den du ger feedback till!

– Ge tid till den du ger feedback att ”ta in” din feedback. Pressa inte fram en kommentar eller ett svar. 

Till sist,  en viktig regel: när någon gör eller gjort något bra så berätta gärna öppet om detta. När någon gjort något mindre bra är det smartaste, oftast, att ta det privat. Dvs. direkt med personen i fråga och i enrum. 

Lycka till!

-Michael

The post Bättre samarbete och utveckling genom feedback appeared first on Michael Alphov.

Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:

Gör 1⃣ sak i taget

Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.

Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter

En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att  ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.

Jobba i block om 45-60 minuter

Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att  planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också  koncentrationsmässigt.  Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.

Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block  så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…

Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter

Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!

Lycka till!

// Michael

Fotnot:

Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.

Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.

Källa. wikipedia

The post Så skapar du mer ”flow” i ditt arbete appeared first on Michael Alphov.

#1 Lämna inga beslut hängande

Vi börjar med en enkel kontrollfråga: hur kommer din kväll och dina planerade aktiviteter att påverkas av att du har massor av saker ”hängande” och beslut du inte fattat fast du borde när du går hem från jobbet? Är vi riktigt ärliga så är det förmodligen en ganska stor påverkan och ibland märker man inte ens detta själv utan andra i närheten påpekar att man inte är riktigt närvarande i nuet utan, tankarna är någon helt annanstans. Så för att få mera lugn och ro och verkligen chansen att vara närvarande både fysiskt och mentalt även hemma så försök att inte lämna några arbetsrelaterade beslut hängande när du lämnar jobbet för dagen. Avslut är nyckeln och avslut är inte detsamma som att allt är klart. Det kan lika gärna vara att du tagit ett beslut om vad du ska göra och när.

#2 Boka om det som du hade planerat göra med inte hann med

Ganska ofta så blir inte dagarna som du planerat eller tänkt dig att de skulle bli. Saker händer och situationer uppstår vilket för de flesta verksamheter är ganska normalt och ofta ganska spännande, utmanande och roligt! 

Det som dock är viktigt att göra, varje dag, innan du lämnar kontoret är att boka om det du inte hann med att göra av det som du hade planerat att göra idag. Detta gäller både dina poster i att-göra listan samt i din kalender. Gör du inte detta kommer en känsla av att ”ligga efter” uppstå samt så är det lätt att saker glöms bort och inte blir gjorda alls eller så blir de gjorda för sent.

#3 Öppna inte din inkorg om du inte har tid att fatta beslut gällande all ny information

En av de största ”björntjänsterna” du kan göra mot dig själv är att öppna din inkorg strax innan du ska gå hem för dagen. Det som ofta kommer att hända att du läser igenom dina nya mail men sedan fattas inget beslut om vad som är nästa åtgärd. Det enda som egentligen har hänt är att du fått ett gäng med ”mentala ryggsäckar” gällande saker som du borde göra och dessa kommer definitivt att påverka din kväll och ditt fokus de aktiviteter du planerat att göra. 10 000 kronorsfrågan är varför ska du öppna mailen ”5 i 4” om du inte tänkt att agera på dem överhuvudtaget? Nyfikenhet brukar vara svaret och i detta fall blir det verkligen kontraproduktivt.

#4 Skapa förutsättningar för att morgondagen ska bli en kanondag

Hur ser det ut i morgon? Vad är planen? Vilka är dina viktigaste uppgifter som ska genomföras för att morgondagen ska bli en kanondag? Kolla helt enkelt över din egen planering så du har koll på vad du planerat ska hända. Ge dig själv förutsättningarna för en kanondag genom att vara både praktiskt (material) och mentalt förberedd gällande morgondagen.

Stort lycka till!

-Michael

The post 4 tips för att avsluta dagen som ett proffs appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat  tre ganska ”vanliga problem” som och förstör möjligheten till ”flyt” på jobbet och dessutom försöker jag, givetvis, tipsa om vad du kan göra åt det som förstör för dig.

Utmaning 1: Du ska alltid vara tillgänglig…

Har du ibland dagar då du inte får något gjort? Det ena avbrottet avlöser det andra och du känner att du inte får något gjort. Händer detta vid enstaka tillfällen så kan de kanske vara OK men händer det ofta så gäller det att göra en förändring.

Vad kan du då göra?

Börja med att ta dig tid att planera din dag/vecka för att veta vad du borde och ska göra. Utan en plan så är det lätt att falla för frestelsen att jobba ”händelsestyrt” och agera på det senaste som dyker upp. En annan sak är att ta bort alla signaler för att e-post anlänt och enbart göra din e-post ett par gånger per dag. Mera FOKUSTID under dagarna helt enkelt.

Har du svårt att koncentrera dig på jobbet (förmodligen inte aktuellt just nu pga. pandemin) så kan det även vara läge att se över vart du jobbar bäst när du behöver utföra koncentrationsarbete (detta förutsätter givetvis att det är OK från din arbetsgivare). Kanske ska du lämna ditt kontor/arbetsplats under vissa perioder för att få jobbet gjort? Vart jobbar du bäst helt enkelt. 

Utmaning 2: Du har för mycket tid & energiläckage 

Det är ju bara att erkänna att detta händer oss alla vid vissa tillfällen. Vi förhalar det som vi borde göra istället för att göra det vi borde göra och några saker som händer kan vara:

• Du lägger för mycket tid på socialt småprat med dina kollegor. Förmodligen inte speciellt aktuellt i dessa tider..
• Du fastnar i att ”slösurfa” under långa perioder när allt du skulle göra vara att bara skulle kolla en snabb sak
• Du skjuter upp arbetsuppgifter som känns svåra, jobbiga, tråkiga, stora etc.
• Du går på/deltar i (för dig) onödiga möten
• Du går på/deltar i möten som är för långa, för dåliga, utan syfte etc.
• Du lägger för mycket tid på sociala media som Facebook, YouTube etc.
• Du tvingas ta hand om och svara på onödiga mail och chattmeddelanden

Vad kan du då göra?

Enklaste sättet är att göra en tidslogg över vad du egentligen spenderar tid på. Detta för att få en verklig översiktsbild och inte en gissning som det kan vara för många människor. Det gäller att vara brutalt ärlig mot sig själv och inte skönmåla verkligheten. Vill du göra skillnad på riktigt så gäller det att hitta läckorna och sen täta dessa och det förhoppningsvis, en gång för alla. Helt enkelt måste du veta vad du ska laga och inte gissa vad du ska laga.

Utmaning 3: Där är tidsoptimist och överbokar din egen tid

Idag är kraven från chefer och ledning höga och ofta sätts även höga krav av medarbetare och chefer själva, på sig själva. Det kan vara svårt att säga nej när chefen eller kollegan kommer och frågar om du inte kan göra ”uppgiften x” också. Man vill ju gärna ställa upp och vara en bra lagspelare och inte vara en ”nej-sägare”. Problemet med att överboka sin egen tid bottnar oftast i två orsaker som är:

1. Du säger ja till för många projekt/uppgifter samtidigt = det finns inte tillräckligt med tid till förfogande
2. Du är en sann tidsoptimist = du undervärderar tiden som det verkligen tar att genomföra uppgiften du sagt ja till och tänker att jag hinner nog med detta också..

Vad kan du då göra?

Planering och åter planering. ”Stycka elefanten” dvs. bryt ner de projekt/uppgifter du redan sagt jag till till hanterbara bitar. Se sedan till att ALLA dina aktiviteter planeras in i kalendern eller att göra-listan för att göra det verkligt, rimligt och visuellt. Detta kommer hjälpa dig långt när du ska tacka ja/nej till uppgifter samt vara en bra signal till när det är dags att delegera/be om hjälp och kom ihåg, det är aldrig varken pinsamt eller dåligt att be om hjälp. En annan smart grej är att införa gemensam fokustid på företaget för att underlätta för alla i sin strävan efter en bra planering.

Till sist, vill du att det ska bli skillnad så gäller det att göra skillnad. Du har hört dessa ord från mig tidigare och kommer att höra dem igen. Hitta det som förstör. laga det som ska lagas så kommer resultatet du vill ha att komma!

Nu kör vi!

-Michael

The post Tre misstag som förstör din produktivitet appeared first on Michael Alphov.

Vad är en gemensam foksutid?

Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock  störa varandra.

Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?

Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:

• En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
• Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
• Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!

Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.

Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?

Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.

Vad bör ni göra i din organisation?

Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.

Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!

-Michael

The post Det är dags att införa en gemensam fokustid appeared first on Michael Alphov.

Under det senaste kvartalet har jag märkt en stor skillnad på hur mina olika kunder förhåller sig till krisen som nu råder och framförallt, vad de gör och vad de inte gör för sin personal. Vissa ledare och organisationer har lutat sig tillbaka och ”accepterat” situationen som nu råder och vissa har analyserat, justerat och anpassad sin verksamhet och sitt fokus efter de förutsättningar som nu råder. En ganska markant skillnad i ledarstil skulle jag vilja påstå. Dessutom handlar det om att lyfta blicken som se framåt. Vilken verklighet som kommer att råda om tre månader, sex månader eller ett år vet ingen och din gissning är lika bra som min gissning. Det vi dock vet är att arbetslivet för tjänstemän har förändrats i grunden och, förmodligen, inte kommer att gå tillbaka till hur det var innan Coronapandemin slog till med full kraft.

För att fortsatt kunna säga att man har sin personal i fokus, under rådande distansarbete, och ser dem som sin viktigaste resurs behöver man som ledare och organisation fundera igenom hur man arbetar inom följande områden tänker jag:

1. Hur ser deras arbetsmiljö ut hemma? Har alla möjlighet till en bra arbetssituation?
2. Hur säkerställer vi att vår personal/medarbetare mår bra?
3. Hur säkerställer vi att alla, verkligen alla, känner sig delaktiga när vi inte träffas som ”förut”?
4. Vilket kontinuerligt stöd behöver medarbetarna ha av sina närmaste chefer för att må bra och prestera bra?
5. Vilka förväntningar kan vi ha på varandra gällande kommunikation? Tänker på frågor som hur tillgängligheten ska vara på den interna chatten samt vilka återkopplingstid man man ”kräva” av sina kollegor gällande mail, chatt, telefon etc.?

Jag har säkert missat massor av andra viktiga frågor men detta är en bra start. Tipset är att involvera alla medarbetare i en workshop för att verkligen sätta de ramar och normer som behövs för att driva verksamheten som ni önskar. Mår alla bra så kommer alla att prestera bra då kraften kan läggas på rätt saker. Finns det saker som inte fungerar eller ”skaver” kommer fokus och energi riktas på att lösa problemet istället för uppgiften.

Dessutom kan det reda nu vara hög tid till att fundera igenom vad händer efter Corona.

• Ska vi fortsatt arbeta mer på distans eller måste alla vara på kontoret igen?
• Om vi ska tillbaka till kontoret, hur ska detta ske? Bara att köra som innan eller går det att förbättra, justera eller sluta med något?
• Kan vi dra några lärdomar av krisen och hur vi hanterade det hela i vår verksamhet?

Hur tänker ni i er organisation?

-Michael

The post Tar ni hand om er personal? appeared first on Michael Alphov.

Ofta, alltför ofta, träffar jag personer som hamnar med mera ”träffar” i den högra listan än den vänstra vilket bara leder till dåligt fokus, stress, en känsla av otillräcklighet samt dålig förståelse för varför olika saker ska göras och det är inte okej.

Vill du ha skillnad måste du göra skillnad

Ni som hängde med i #40dagarsutmaningen i somras känner igen bilden och uppgiften jag gav er då är densamma som nu:

Läs igenom de båda spalterna, produktiva personer och upptagna personer,  och ringa in vart just du hamnar. Blir det ett antal ringar i den högra listan är nästa steg att DU gör en aktivitetsplan för vad du behöver göra för att ta dig till vänster i listan. Glöm inte att satta en deadline för när allt ska vara klart annars kan du hamna i en situation där du ska göra allt sen…

Nu kör vi mot en skönare arbetsdag där fokus blir att vara produktiv och göra rätt saker och inte ”upptagen”! 

-Michael

The post Är du produktiv eller bara upptagen? appeared first on Michael Alphov.