”Jag får i snitt 120 mail om dagen men har, i princip, alltid tom inkorg varje dag” säger personen som arbetar på det stora bolaget som tillverkar läkemedel och börjar på A. Hur han gör? Återkommer till det alldeles strax men först två retoriska frågor: ”Hur ska man egentligen förhålla sig till sin inkorg? Vad är den till för och för vem bestämmer över din inkorg?
För att på riktigt börja göra skillnad så gäller det att sluta tänka inkorg och istället tänka kommunikation. Kärnfrågan för dig att bestämma är hur mycket tid du måste avsätta varje dag för att vara i fas med dina kommunikation?
Att du sen ska hantera din inkorg på samma sätt som du hanterar din brevlåda hemma är nästa tips. Vad jag menar? Att du ska tömma inkorgen varje dag. – Nu kommer ju inte posten längre varje dag men du är med på principen tänker jag.Med ”tömma inkorgen” handlar det om att arbeta in vanan att alltid fatta ett beslut om alla nya mail. Ett beslut som ”gör om” ditt mail till en aktivitet, en delegering, ett sparande i arkivet eller så kastar du helt enkelt mailet om det inte var viktigt.
Låter det enkelt?
Det är faktiskt enkelt, men det kräver att vissa saker är på plats. För ett par veckor sedan hade jag den intressanta diskussion jag inledde denna text med och det med en deltagare som var ”på min sida” i debatten om det är möjligt att arbeta med en tom inkorg trots dagens informationsöverflöd. Han fick närmare 120 mejl, helt galet men inte ovanligt, per dag. Hans ”nyckel till framgång” var att han hade full kontroll över hur mycket tid han var tvungen att lägga på att hantera sina mejl enligt ”beslutsmetoden” jag nämner ovan.
Jag vill påstå att felet många gör är att inte behandla uppgiften ”tömma inkorgen” som en arbetsuppgift. De tror att de ska hinna med det mellan andra arbetsuppgifter, vilket de inte gör. Tricket är, som han listat ut och som du snart listat ut, att avsätta tillräckligt med tid för att vara proaktiv och ”on top” av sin egen inkorg och sin egen kommunikation. Följdfrågan som förmodligen redan dykt upp i ditt huvud kanske är: ”Hur mycket tid är det då?” Svaret är att det givetvis beror på mängden mail men som lite tips på vägen la deltagaren jag nämnde ovan 3 x30 min om dagen på att fatta beslut och tömma sin inkorg. Märk väl, fatta beslut, inte göra allt som kommit in i inkorgen.
Vad blir då vinsterna?
Du kommer att spara tid genom att investera tid
Om du avsätter dedikerad tid för att ta beslut, planera in nya uppgifter i att göra-listan och kalendern, svara på det du ska svara på och kasta det du ska kasta kommer du spara tid genom att slippa öppna samma mejl flera gånger. Det finns, tyvärr, personer idag som öppnar och stänger samma mejl mellan åtta och tio gånger innan ett beslut fattas om nästa steg. Varje gång ett mejl öppnas, försvinner någonstans mellan 30 och 120 sekunder. Det blir snabbt en stor mängd onödig tid som slösas bort och kunde ha använts bättre.
Du kommer att få större fokus
Att kunna hålla fokus är en sällsynt förmåga för många tjänstemän, vilket kan upplevas som oerhört frustrerande och ineffektivt. Om det bara finns nya och olästa mejl i din inkorg när du öppnar den, är det större sannolikhet att du verkligen fokuserar på uppgiften framför dig. Uppgiften när du öppnar inkorgen är enkel: fatta beslut om nästa åtgärd! Varken mer eller mindre. En tom inkorg innebär inte att allt är gjort, utan att ett beslut är fattat om nästa åtgärd. Det är en enorm skillnad.
Du kommer att använda kalendern och din att-göra-lista bättre
Om din inkorg är full av mejl som också innebär saker som ska göras, innebär det troligen att den bild din kalender och att-göra-lista ger dig inte är sann. Om det kommer saker via mejl som kräver en aktivitet, passar den aktiviteten mycket bättre i din kalender eller på din att-göra-lista, där du även fyller på med andra uppgifter från olika håll. Inkorgen är en insamlingsplats och inget annat. Kalendern och att-göra-listan är platserna för de saker du behöver göra. Enkelt, fungerande och logiskt.
Du kommer uppfattas som oerhört proffsig
Du kommer svara snabbare, vara med proaktiv och återkoppla bättre trots att du är inne mindre i din inkorg men framförallt, du kommer leverera bättre. Lägg all tid som du håller på och ”gullar” med samma mail om och om igen på att istället göra det du ska göra.
Det om något kommer göra skillnad på riktigt.
Hur gör du för att lyckas med en tom inkorg? Vad anser du vara de största vinsterna med att arbeta enligt ”tom inkorgs-principen”.
Dela gärna med dig av dina erfarenheter och tips!
Nu åker vi!
– Michael
Ps 1: stäng av alla signaler i ditt mailprogram för att ny e-post ramlat in i din inkorg. Detta gäller givetvis både för din dator och din mobil.
Ps. 2: jag har, lämpligt nog, en oerhört populär utbildning att boka i ämnet kallade Effektiv Outlook där fokus är på smarta vanor som nämna ovan samt smarta tips på hur man får till allt i Outlook.
Ps 3: Bokar ett möte med mig gör du enkelt här