Du vet ju hur det är; många personer (du kanske är en) får alldeles för många mail dag ut och dag in. Bruset är stort och det och med det följer överfulla inkorgar på många håll. Detta gäller givetvis inte alla som gått min utbildning Effektiv Outlook 😉
Skämt åsido och och oavsett genomförd utbildning eller inte så behöver vi alla tänka till och fokusera på korta, tydliga och mer ”målmedvetna mejl”.
Har därför satt ihop en lista på 10 tips för att göra dina mejl både lätta att läsa men framförallt, lätta att agera på och det är precis det vi vill.
Bara att plocka de som kommer göra skillnad för dig!
#1 Skapa informativa ämnesrader
Hjälp mottagaren förstå syftet med smarta förkortningar i början av ämnesraden:
FYA (For Your Action) eller på Svenska: Åtgärd krävs:
FYI(For Your Information) – eller på Svenska: För info:
Question: eller på svenska: Fråga:
Allt ovan funkar kanon och smittar av sig till dina kollegor. Testa!
#2 Använd ”The Five Sentence Rule” som mycket det bara går
Begränsa dina mejl till fem meningar (eller där omkring) genom att gå rakt på sak och undvik onödiga inledningar. Givetsvis ska mailet för den delen inte vara varken elakt, drygt eller helt opersonligt. Korta mail gör det lättare för mottagaren att förstå vad som behövs.
#3 Använd punktlistor för överskådlighet
Dela upp längre information med punktlistor för att göra texten lättläst.
#4 Anpassa tonen efter mottagaren
Justera språket för att passa mottagarens roll och sammanhang. Det ger ett mer professionellt intryck och större sannolikhet att budskapet når fram.
#5 Korrekturläs innan du skickar
Granska för stavfel, grammatik och tydlighet – ett välskrivet mejl speglar din professionalism.
#6 Fokusera på EN uppgift per mejl
Om det går, håll dig till ett enda ämne per mail. Om flera punkter måste inkluderas, dela upp dem tydligt i sektioner.
#7 Tidpunkten du skickar ditt mail spelar roll
Skicka mejl vid ”rätt” tider. Personligen tycker jag att tidiga morgnar och sent på dagarna är mest effektivt för att få svar men det beror som alltid på.
#8 Undvik att överanvända CC och BCC
Använd dessa funktioner sparsamt och lev efter devisen ”need to know vs. nice to know” när du kommunicerar istället för att ta med hela världen på cc-raden…
#9 Använd en vänlig men professionell ton
Håll tonen vänlig och hjälpsam och använd emojis eller alltför informella uttryck på ett smart sätt och än en gång, anpassa efter situation och sammanhang.
#10 Avsluta med en tydlig uppmaning om vad du vill ska hända
Klargör vad du förväntar dig, exempelvis: ”Vänligen återkom med ditt svar senast fredag.”Gör det helt enkelt lätt för mottagaren att agera och göra rätt. Du vinner på det och den som svarar dig vinner på det.