Arbetet flyter på i en rasande men kontrollerad takt och du har ett skönt flow i jobbet. Du är koncentrerad men ändå avslappnad och allt fokus ligger på att lösa den uppgift som du just nu håller på med. Allt som händer ”runtomkring” dig, andra uppgifter, nya mail eller vad det nu kan vara som egentligen pockar på får just nu ingen uppmärksamhet från dig. Inget kan störa och din strävan efter att slutföra det du håller på med är stor.
Visst känns stunder som dessa väldigt bra?
Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:
Gör 1️⃣ sak i taget
Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.
Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter 📈
En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.
Jobba i block om 45-60 minuter ✅
Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också koncentrationsmässigt. Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.
Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…
Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter
Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!
Lycka till!
// Michael
Fotnot:
Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.
Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.
Källa. wikipedia