Hur känner du för ordet rutiner? Frågar jag 10 personer om de gillar rutiner så är den första känslan hos många att säga att de verkligen inte gillar rutiner. Rutiner har, av många, en tendens att upplevas som tråkiga, ointressanta och oinspirerande. Jag vill dock påstå att ALLA, inklusive undertecknad, har stor nytta av att skapa bra rutiner för att spara tid samtidigt som kvalitén kommer att öka.
Några förslag till bra rutiner är:
Ta hand om ny e-post
Rutinen för effektiv hantering av inkommande e-post är att ta ett aktivt beslut första gången du öppnar ett mail. Denna rutin innebär att ditt beslut leder till att dina mail antingen görs om till en post i din kalender eller i din att-göra lista alternativt sparas i en mapp eller kastas. Rutinen är att göra detta VARJE gång du öppnar ett nytt mail. Rutinens resultat blir en tom inbox, bättre kontroll på allt nytt och en mer effektiv och proaktiv planering.
Ett möte = tre bokningar i kalendern
Handen på hjärtat, är det inte så att väldigt många av de möten du deltar på skulle kunna vara mycket bättre och proffsigare om alla deltagare var förberedda? Är du själv alltid förberedd? Om inte gäller det att skapa en rutin som innebär att du ställer följande fråga till dig själv: ”behöver jag vara förberedd på mötet och är det sannolikt att jag kommer få någon uppgift att göra från mötet?” Är svaret ja så ska du boka in tid i din kalender för både för- och efterarbete. Ett möte = tre bokningar i din kalender är rutinen som gäller.
Boka in återkommande tid för alla dina administrativa uppgifter
Det är bara ett erkänna, vissa saker som du ska göra är inte speciellt motiverande eller roliga men de måste göras. Det kan vara uppgifter som tidsrapportering, diverse dokumentation, kvittoredovisning etc. Denna typ av uppgifter har ibland en tendens att skjutas upp (åtminstone för mig) med konsekvensen att det blir som ett mentalt Mt. Everest att bestiga när det väl är dags. Lösningen är att boka in en återkommande tid i din kalender för att göra dessa uppgifter regelbundet hur trista de än är. Rutinen innebär att du kommer spara både tid och energi samt framförallt, du får sakerna gjorda.
Spara allt ditt material på ETT enkelt sätt
Hur många bra ställen har du? Ibland träffar jag personer som har så många bra ställen att de inte en kommer ihåg alla sin bra ställen vilket blir ganska komiskt men inte speciellt effektivt.
Med (för) många ”bra ställen” för att spara material tappas lätt både överblick och kontroll med följden att du ändå inte vet vart du har dina saker. Det kanske till och med är så illa att du inte ens vet att du har materialet och då kan man ju fråga sig varför man sparade det från början? En rutin för att spara saker effektivt kan bara fungera om du renodlar dina bra ställen. Att du tänker lika gällande dina platser för sparande. Att du döper dina mappar, i den utsträckning det går, i mailen, Onenote, Sharepoint, Evernote, dropbox eller vart du har dina saker. Rutinen och din nya struktur ska vara att det i framtiden kommer göra det både enklat att spara material men, givetvis, även att hitta ditt material!
Jag vill påstå att med fler, bättre och logiska rutiner kommer du förenkla ditt arbete, spara tid och verkligen kunna fokusera på det som är viktigt. Rutiner är en vana vilket Aristoteles konstaterade redan på sin tid.
Lycka till med dina nya vanor!
-Michael