En vanligt förekommande situation som många har problem med är att ha kontroll på allt som de redan gjort, delegerat eller överlämnat och som man senare vill ha en återkoppling på. Allt för ofta sker ingen återkoppling överhuvudtaget eller så sker den försent och istället hamnar Du i problem med deadlines etc. Det är ju faktiskt så att bara för att man ger ett uppdrag till någon samt är tydlig med till vilket datum du behöver ha svaret betyder det inte att du verkligen får svar till det datumet. Ibland kan det också vara som så att Du inte själv har kontroll på vad du delegerat och till vilket datum du förväntar dig ett svar då tempot är högt och det hela tiden sker ny saker som tar din uppmärksamhet. Oavsett vad så behöver man själv ofta ta ansvar över uppföljningen för att ha kontroll över att svaret kommer i rätt tid.
Här kommer mina tips för lösning på två vanliga scenarion som sker flera gånger om dagen för de flesta som, arbetar:
Du skickar ett mail med saker som ska göras till ett visst datum och du ber om återkoppling
Hur håller du koll på detta idag? Det finns garanterat flera olika sätt som fungerar och här kommer ett förslag för Outlookanvändare och ett för Lotus Notesanvändare:
Outlook användare
- Leta upp ditt skickade mail i ”skickat” korgen.
- Markera mailet.
- Håll nere ”höger musknapp”.
- Dra mailet, med höger musknapp nedtryckt, till uppgifter som finns nere till vänster på din skärm.
- Släpp mailet på uppgifter.
- En meny kommer visas så välj det alternativ som passar bäst.
- Systemet skapar nu en uppgift av informationen i ditt skickade mail.
- Lägg till ett verb i namnet för uppgiften (namnet är nu samma som din mailrubrik). Exempel kan vara Följ upp, Ring och kolla, Är det klart? etc. Allt för att du, när påminnelsen sker, ska förstå vad du menade när du skapade uppföljningsposten.
- Välj datum för när du ska ”göra” uppgiften och i detta fall är göra att följa upp om du fått svar.
- Sätt en påminnelse om du så önskar
- Använd gärna kategorier för att skilja ut dina bevakningsposter. Klicka på kategorier och skapa en ny som du döper till Bevakning, Följ upp, Väntar på svar eller dylikt. (kategorier gör det enklare att sortera din uppgiftslista då den är sorteringsbar på just kategorier.)
- Tryck på spara
- Klart! Din bevakningspost kommer nu att synas i uppgiftslistan. Vill du också se dina uppgifter i kalendervyn gör du följande: Öppna kalendervyn – klicka på visa i menyfältet överst – klicka på lista över uppgifter – välj normal. Detta innebär att dina uppgifter kommer synas under kalendern i kalendervyn och det ger dig en bra överblick.
Lotus Notes användare
- Leta upp ditt skickade mail i skickat.
- Markera mailet.
- Högerklicka.
- Välj kopiera till nytt / Copy into new.
- Systemet kommer att skapa en To-Do av informationen i ditt skickade mail.
- Lägg till ett verb i namnet för uppgiften (namnet är nu samma som din mailrubrik). Exempel kan vara Följ upp, Ring och kolla, Är det klart? etc. Allt för att du, när påminnelsen sker, ska förstå vad du menade när du skapade uppföljningsposten.
- Välj datum för när du ska ”göra” uppgiften och i detta fall är göra att följa upp om du fått svar
- Sätt en påminnelse om du så önskar.
- Använd gärna kategorier för att skilja ut dina bevakningsposter. Klicka på kategorier och skapa en ny som du döper till Bevakning, Följ upp, Väntar på svar eller dylikt. (kategorier gör det enklare att sortera din uppgiftslista då den är sorteringsbar på just kategorier.)
- Tryck på spara.
- Klart! Din bevakningspost kommer nu att synas i uppgiftslistan samt på den dagen du valt i din kalender.
Du har saker som ska bevakas/följas upp men som inte finns i ett skickat mail
Outlook användare
- Öppna uppgifter
- Välj ”ny uppgift”
- Fyll i alla dina detaljer om vad som ska göras, när ska det vara klart, sätt en ev. påminnelse och välj kategorin för bevakning
- Tryck spara och din ”bevakningsuppgift” kommer nu att finnas i uppgiftslistan
Lotus Notes användare
- Öppna To-Do
- Skapa en ny To-Do
- Fyll i alla dina detaljer om vad som ska göras, när ska det vara klart, sätt en ev. påminnelse och välj kategorin för bevakning
- Tryck spara och din bevakningsuppgift kommer nu att finnas i To-Do lista.
Jag tror och hoppas detta kommer att hjälpa dig att ha kontroll utan att du ska behöva försöka att komma ihåg saker i ditt huvud. Ditt huvud ska du istället använda till att göra det du ska göra just nu så bra som möjligt!
Funkar det då att göra så här?
En hög chef, på ett välkänt statligt bolag, som jag tränade sa följande till mig efter att jag hade gått igenom det jag beskriver ovan:
Jag har full kontroll på alla uppgifter som jag delegerat utan att behöva anstränga mig för att ha kontroll, otroligt skönt!
Kör hårt och kom ihåg att kontroll ger lugn!
-Michael