Möten, våra älskade möten! Detta viktiga redskap som, inte minst i dessa tider, är så otroligt viktigt för samarbete och delaktighet. I en rapport som publicerades av Svenska möten så kom man dock fram till att ”slösmöten” kostar 75 miljarder kronor om året i Sverige. 75 miljarder! Det är en astronomisk siffra och ingen rolig läsning. Man kan verkligen fundera på vilken skillnad dessa pengar gjort på annat håll…
När det kommer till att driva och genomföra effektiva möten så vill jag påstå att de allra flesta vet vad som behöver göras för att att det ska finnas en rimlig chans att mötet ska bli som man vill och önskar. ÄNDÅ sker inte detta speciellt ofta.
Alla möten, ja! alla möten, ska ha ett syfte och minst ett mål annars ska det inte existera. Med syfte menar jag anledningen till varför mötet ska finnas till. Många gånger behövs inte ett möte för att nå resultatet man önskar och är ute efter utan det kan ibland ersättas av e-post, chatt, en post på intranätet eller som en punkt på ett annat möte. Mål är oerhört enkelt att ”få till” när det kommer till möten och det är, helt enkelt, inget annat än det resultat du önskar att få ut av ditt möte. Det kan vara beslut, nästa steg, diskussion om hur ni ska komma vidare, att alla ska få och ha samma information eller att säkerställa att alla har samma bild av läget. Vet du syftet så vet du också vilka mål du ska sätta för mötet.
Vinsterna med alla alltid ha ett syfte och minst ett mål kommer vara omedelbara jag tänker på saker som:
- Minskat slöseri av allas arbetstid
- Minskat slöseri av de pengar det kostar att sitta i onödiga möten
- Mer fokus på resultat när möten genomförs
- Lättare att säga nej till möten som saknar syfte och mål
- Lättare att prioritera om du behöver vara med på mötet
Hur ska man då få till den ”kulturskillnad” jag pratar om? Jo, DU ska börja. DU ska vara ett föredöme och ett gott exempel. Nästa gång DU bjuder in till ett möte så formulerar DU ett tydligt syfte och skriver med ett eller flera mål i kallelsen. Att sedan göra en bra agenda och fortsätta med att bjuda in rätt personer kommer vara oerhört mycket enklare och tro mig, vinsterna kommer bli omedelbara!
Nu kör vi!
-Michael