Måndag vecka 8. Första arbetsdagen efter sportlovet om du bor i den delen av Sverige som jag bor i. För er andra är det kanske sista veckan eller näst sista veckan innan sportlovet. Oavsett vart du bor kanske du känner igen dig i följande scenario som brukar uppstå en bit in på ett nytt år. Kalendern är väldigt full. Mötena ligger kant i kant. Dina egna uppgifter planeras på samma sätt och allt ser effektivt och välplanerat ut – på pappret.
I verkligheten räcker det att ett möte drar över fem minuter. Ett mejl som är “akut”. En kollega som behöver dig NU och plötsligt är du efter i din perfekta planering.
Lösningen heter bufferttid för utan bufferttid är det, i princip, omöjligt att parera saker som händer.
Vet du vad det intressanta är? De som ofta anses vara ”toppresterare” och levererar i tid planerar för att saker kommer att både gå fel och hända. De bygger in marginaler i sin planering helt medvetet och är stenhårda i sin planering. Så, vi vi har ett konkret problem och behöver därför ett par konkreta lösningar som kommer här:
1. Dubbla tidsuppskattningen är ett klassiskt projketledartrick
Tror du att en uppgift tar 60 minuter? Boka 90–120. Inte för att du är ineffektiv utan för att verkligheten alltid innehåller störningar, reflektion, omprioriteringar och justeringar av olika slag. Fråga vilken projektledare som helst om det går att räkna ”hård tid” i ett projekt. Utmaningen för dem är att de sällan får bestämma utan timmarna ska ”slimmas” för att projektet ska vara attraktivt med effekten av att leveransen ofta blir försenat eller dyrare då mer personer måste involveras på slutet för att få ihop timmarna som behövs. Planering är matte. Det handlar om att räkna rätt.
2. Skapa daglig buffert för “viktigt + bråttom”
När jag pratar om hur en arbetsdag ser ut pratar jag alltid om de fyra blocken: återkommande rutiner (mail, uppföljning etc.) inbokade möten, eget planerat arbete (saker som kräver tid och fokus) samt akut/oplanerat. Just det sista blocket är räddningen så se till att ha minst 30–60 minuter varje dag som är helig och bara används till det som är både viktigt och akut. När det redan finns utrymme i kalendern för detta slipper du paniklösningar.
3. Börja tidigare än du tror
Du jobbar inte bäst under press oavsett vad du försöker lura i dig själv🙂
Du måste inte leverera på exakt datum som deadline. De går att vara klar tidigare. Ska du vara klar tidigare måstre du börja tidigare. Enkel ekvation. Det är samma som att komma för sent. Det går att skylla på allt möjligt men sanningen är ofta att du startade för sent och att du inte hade någon buffert. Den som börjar i tid har ”råd” att tänka klart och gå igenom leveransen en sista gång. Forskning om stress och prestation visar att upplevd kontroll är avgörande för kvalitet. Bufferttid är ett av de enklaste sätten att skapa just det så i min värld är inte goda marginaler slöseri. Det är professionalism.
Veckans utmaning blir
Att testa något eller några av förslagen ovan och sen utvärdera hur din stressnivå påverkades stressnivå samt ev. påverkan på kvaliteten gällande det du levererade.
Testa, du har som alltid allt att vinna och nu ser vi till att göra en bra vecka.