Är det viktigt att alltid ha en tomma inkorgar?
Nej, det är inte viktigt men det är oerhört skönt SAMT så är det ett bra tecken på att du har kontroll. Att DU styr ditt jobb, dina prioriteringar och din tid.
Låt mig förklara; vi kan ta e-posten som exempel där många öppnar alla mail som kommer, skummar igenom vad som står och sen inte gör speciellt mycket mer än så för du ska ju göra det som ska göras sen…
Någon annan sätter en flagga och en tredje markerar allt viktigt som ”oläst” men de allra flesta låter det bara ligga kvar i inkorgen.
Vad blir effekten?
..du måste läsa samma mail igen och kanske upprepas det jag precis skrev ovan. Kontrollen är inte vad den borde vara och dina prioriteringar styrs inte av vad de borde styras av utan det blir ofta väldigt, väldigt händelsestyrt. Eller säg så här, den eller ”det” som skriker högst för tillfället är vad som prioriteras.
Tänk och gör så här istället!
Öppna din inkorg ett par gånger per dag. Läs igenom, ett mail åt gången, och FATTA BESLUT om nästa åtgärd.
1) Du ska göra något – planera in när i din att göra-lista eller i din kalender + flytta mailat från inkorgen
2) Någon annan ska göra något – delegera till rätt person med rätt instruktioner + lägg in en tid i din att göra-lista/kalender när du ska följa upp
3) Inget ska göras med du vill ha kvar mailet – lägg det i rätt mapp direkt
4) Inget behöver göras och du behöver inte ha kvar mailet – kasta det direkt
Så vad borde bli din nya rutin?
Den borde bestå av två huvuddelar som är: 1) Du ska öppna dina inkorgar bara ett par gånger per dag (3-5 st brukar räcka för de flesta) 2) Du ska fatta beslut gällande nästa åtgärd med allt nytt som kommit in.
Resultatet kommer vara tomma inkorgar ett par gånger per dag och dessutom en grym känsla av kontroll där DU har koll på dina prioriteringar genom allt som finns i din att göra-lista och i din kalender.
Testa, du har verkligen allt att vinna på att skapa en grym rutin för dina inkorgar!