Att planera är en fundamental del av alla nåväl de flesta, människors dagliga liv och. Trots detta är det inte ovanligt att många stöter på stora svårigheter när det gäller att skapa och genomföra effektiva planer. Det finns flera faktorer som bidrar till dessa utmaningar, men det finns också strategier som kan hjälpa till att förbättra planeringsförmågan och några tänkte jag påminna om senare i texten.
Varför är de så svårt då?
En av anledningarna till varför planering är svårt är att vi ofta överskattar vår tid och energi. Vi har en tendens att vara (tids)optimistiska när vi bedömer hur lång tid olika uppgifter kommer att ta, och detta kan leda till överbelastning och stress när vi inser att vi inte har tillräckligt med tid för att slutföra allt vi planerat. Att vara realistisk när man uppskattar tidsåtgång och arbetsbelastning är därför en nyckel till framgångsrik planering. Skulle till och med kunna dra det så långt att man bör vara på gränsen till pessimistiskt när man uppskattar hur lång tid uppgifter och aktiviteter kommer att ta då det alltid tar längre tid än vad man tror.
En annan faktor som påverkar vår planering är brist på prioriteringar. Att veta vad som är viktigt på riktigt.
I en värld full av distraktioner och möjligheter är det lätt att tappa fokus och låta viktiga uppgifter glida åt sidan.
Att inte kunna skilja mellan vad som är viktigt och bråttom leder till att vi spenderar tid på mindre betydelsefulla saker istället för att fokusera på våra övergripande mål. Vi jagar alldeles för ofta snabba vinster och belöningar istället för långsiktiga segrar. För att övervinna detta är det viktigt att definiera tydliga mål och utifrån dem välja vilka aktiviteter som ska prioriteras.
En ytterligare utmaning är bristen på flexibilitet. Livet är oförutsägbart och oväntade händelser kan alltid uppstå. Att vara för strikt med våra planer kan leda till frustration och stress när saker inte går som förväntat. Att lära sig att anpassa sig till förändringar och vara beredd att ompröva och justera våra planer när det behövs är en viktig insikt att ha.
Så hur kan man bli bättre på att planera? Här är några saker som faktiskt fungerar:
Sätt realistiska mål och tidsramar: När du planerar, var ärlig med dig själv om hur lång tid olika uppgifter faktiskt tar. Ge dig själv tillräckligt med tid att slutföra dem utan att känna dig stressad. Låter enkelt, för enkelt kanske, men det fungerar. Jag lovar, det fungerar.
Prioritera: Identifiera de viktigaste målen och uppgifterna och fokusera på dem först. Använd gärna frågan: viktigt vs bråttom för att lättare kunna välja rätt.
Var flexibel: Acceptera att saker sker och att förändringar inträffar. Var beredd att justera dina planer när det behövs. Att vara flexibel minskar stress och gör det lättare att hantera oväntade situationer.
Använd teknik och verktyg till din fördel: Det finns många appar och verktyg som kan hjälpa dig med planering och att hålla koll på dina uppgifter. Använd dem till din fördel, men se också till att de inte blir en källa till ytterligare distraktion eller slöseri…
Till sist:
Ta dig tid att regelbundet reflektera och utvärdera din planering och dina framsteg. Vad har fungerat bra? Vad kan förbättras? Genom att reflektera kan du lära dig av dina erfarenheter och bli bättre på att planera framåt för att skapa en ännu bättre situation för dig själv.
Nu kör vi!