Hur är det egentligen? Är du bra på att följa upp ”saker” du skickat mail om? Uppgifter du delegerat på ett möte? Uppgifter som du bett någon att göra? Vad händer om vi vänder på det hela, följer dina kollegor upp de arbetsuppgifter som de bett dig om hjälp med?
När jag idag träffar deltagare i mina träningar är detta ett ständigt återkommande diskussionsämne och det handlar i 99% av fallen om att gemene man inte följer upp speciellt bra på de saker-/uppgifter som ”delegerats”. Det är oftast enklare och roligare att starta saker men inte riktigt lika kul att genomföra eller följa upp desamma. Tempot är idag också så högt att många anser sig, helt felaktigt enligt mig, inte ha tid att följa upp saker de delegerat. Den anser helt sonika att det ligger på mottagaren att återkomma vilket i sig är sant men grundproblemet kvarstår. Uppgiften blir inte gjord eller så blir de gjorda i sista minuten och då får oftast, något annat, stå åt sidan som egentligen skulle ha gjorts vid det tillfället. Inte hållbart över tid helt enkelt.
Grundtipset är att du alltid, verkligen alltid, ska ställa en kontrollfråga till dig själv vid exempelvis varje mail du skickar, varje möte du deltar i där du delegerar uppgifter osv. och den är:
Är detta något jag behöver följa upp och i så fall när?
Bara genom att göra detta enkla steg kommer effektiviteten att öka, deadlines kommer att hållas mycket bättre samt du kommer bli lugnare för du har bättre kontroll. Gällande samarbetet med andra kommer även det att bli bättre då processen kommer drivas framåt på ett helt annat sätt.
Världens enklaste modell för att bli en mästare på att följa upp är:
- Ställ kontrollfrågan ovan
- Notera i din uppgiftslista när du ska följa upp. Ja, du ska sätta ett datum.
- Följ upp när dagen kommer
Ha en produktiv dag!
-Michael