För ett par veckor sedan arbetade jag med ett företag där de bestämt sig för att göra något åt den interna möteskulturen. Ni kan ju själva tänka er diskussionerna på allt som kan utvecklas, ändras och förbättras. Det ”hettade” till lite extra vid en av våra workshops när vi började diskutera start- och sluttider på på deras interna möten…
Det blev snabbt tydligt att en stor frustration rådde kring att deras möten aldrig började i tid. Aldrig är ett starkt ord men i detta fall var det nog befogat.
Situationen hade till och med gått så långt att vissa deltagare, med flit, kom för sent – helt enkelt för att de visste att mötet ändå inte skulle starta i tid. Ironiskt nog var dessa personer fullt medvetna om att deras agerande inte bidrog till att öka möteseffektiviteten men ändå valde de att fortsätta på samma sätt istället för att bara sitta och vänta på andra. Att de själva, med detta beteende, bidrog till att vara en del av problemet ansågs mindre viktigt…
Så, var börjar man om man ska ta tag i problemet?
För mig är det ganska enkelt: att vara i tid innebär just det – att vara i tid, oavsett sammanhang. Det spelar ingen roll om det gäller ett möte, ett tåg eller ett flyg. Jag skriver dessa rader på ett tåg som hade avgångstid 16:12, och självklart var jag där några minuter innan, för att se till att hinna med. Dyker jag upp 16:15 då missar jag tåget, så enkelt är det. Samma princip bör gälla för möten: om starttiden är 09:00, då börjar vi 09:00 – inte senare. Går inte att jämföra tänker kanske du och mitt svar på det är jo, det går att jämföra. Sätter man en tid så håller man den och det speciellt om man har med andra att göra.
För att hjälpa er att komma igång med möten på rätt sätt, varje gång, har jag listat några viktiga punkter:
1. Hitta den optimala mötestiden
Har du/ni funderat över vilken mötestid som verkligen fungerar bäst? Vissa tider ger knappt mötet en chans att börja i tid. Undvik ”back-to-back”-möten (som ligger direkt efter varandra), eftersom det skapar en omöjlig situation. Ingen kan vara på två ställen samtidigt.
2. Kalla endast rätt deltagare
Mindre möten med rätt deltagare har större chans att börja i tid. Och dessutom ökar kvaliteten och engagemanget när alla känner att de faktiskt behöver vara där.
3. Starta alltid i tid
Detta är nyckeln! Oavsett vem som är där eller inte – starta vid utsatt tid. Om någon är sen, fundera på om det verkligen är nödvändigt att ”starta om” för deras skull. Respektera tiden för de som faktiskt kommit i tid.
4. Fokusera på det positiva
Lyft fram och beröm de som kommer i tid. Genom att uppmärksamma rätt beteende sätter du standarden. Många gånger hamnar fokus på vad som går fel, men genom att premiera det som fungerar skapar du en positiv kultur. Det funkar i detta fall och det funkar i andra sammanhang.
5. Prata om värderingar
Att börja i tid handlar om värderingar och respekt. Varför skulle en persons tid vara mer värdefull än en annans? Det handlar om respekt för varandras tid, oavsett roll, uppdrag och ansvar.
6. Håll mötena korta
Håll möten korta, fokuserade och effektiva. Ni ser själva, till och med meningen blir kort.
7. Led andra genom att leda och skapa bra möten
Som mötesledare har du ansvaret att skicka ut kallelser i tid, sätta tydliga syften och mål, och själv vara proffsigt förberedd. När dina möten är välorganiserade och ger värde, kommer människor vilja vara med – och de kommer i tid!
Till sist:
Möten som börjar i tid har större sannolikhet att också sluta i tid, vilket är precis lika viktigt. Alla har vi grejer, tider och andra möten att passa så vi behöver hjälpa varandra att få till disciplin gällande tid. Det börjar med dig själv och det du kan påverka, så varför inte vara med och påverka till en bättre möteskultur!
– Michael