En av de absolut viktigaste hörnstenarna för ett effektivt arbetssätt och i förlängningen, förhållningssätt är att försöka hålla saker så enkla som möjligt. Det är när vi krånglar till och komplicerar lösningar och metoder som ett visst motstånd uppstår. Ett motstånd som innebär att man inte riktigt orkar att hålla i det nya beteendet och faller tillbaka till hur man gjorde innan. En sådan sak är hur och vart man skriver ned allt man planerat att göra i framtiden.
Min reflektion är att nuläget ofta är en enda stor röra
Ett alldeles för vanligt scenario är att många, fortfarande, har mer än en kalender och då ofta en, eller flera elektroniska och ibland någon variant i papper som ligger på skrivbordet. Till det kommer att man har flera olika ”att-göra listor” och samma sak där, lite skrivs på papper alternativt på post-it lappar samt så finns givetvis en del uppgifter nedskriva i ett elektroniskt system som exempelvis uppgifter i Outlook.
Vad innebär då detta för effektiviteten och kontrollen?
Kontentan blir att det är riktigt svårt att veta i vilken kalender man ska kolla. Vilken gäller? Finns allt i alla kalendrar? Har du med allt överallt? Hur hanterar du saker där jobb och fritid flyter ihop? Samma frågor kan ställas gällande att-göra listan och hela situationen saknar överblick och kontroll vilket kan leda till dåliga prioritering och en ökad stress.
Hur ska man då göra?
Kalender
Du ska, givetvis, bara ha en kalender. På jobbet har du garanterat en elektronisk och den kan du säkert synka till till Smartphone vilket innebär att du har en och samma kalender hela tiden. Inga tveksamheter om allt är med utan du kan lita på den information du har framför dig.
För familjen/privatlivet finns det mängder av möjligheter att ”dela” kalendrar med varandra på ett enkelt sätt och du behöver inte dela hela kalendern utan exempelvis en speciell kategori som du/ni själva väljer. Detta är absolut inte svårt och kan du inte själv så ta hjälp av någon kunnig i din närhet.
Att-göra listan
Samma sak gäller här. Du ska ha en att-göra lista och du ska konsekvent hålla dig till denna. Elektroniska att-göra listor har den fördelen att de kan delas in i kategorier vilken funkar i Outlook, Lotus Notes och i de flesta att-göra appar som Omnifocus, Trello, Wunderlist, Asana etc. Det innebär att du har en lista men kan filtrera efter dina kategorier. Enkelt och oerhört väl fungerande.
Rådet och sammanfattningen, för att bli en vinnare inom planering, är att förenkla för att öka kontrollen och produktiviteten.
Lycka till!
-Michael