Innan vi pratar om hur och varför så behöver vi reda ut den stora skillnaden på ett medarbetarsamtal och 1-1 samtal och detta är frekvensen samt innehållet. Där ett medarbetarsamtal genomförs en gång per år så sker 1-1 samt mer ofta. För att ytterligare förtydliga skillnaden så innehåller ett professionellt medarbetarsamtal en tillbakablick på det gångna året: vad var planen för året? hur har det gått? varför har det gått som det gått? har du gjort allt du kunnat? har du fått den utveckling du velat? har du fått den hjälp du behövt? Dessutom så tittar man framåt och nya mål och kompetensutvecklingsplaner sätts upp för det kommande året.
1-1 samtalens fokus ligger däremot mer på ”(väl)mående, slit och prestation” och är till 100% medarbetarens samtal. Du som chef kommer givetvis ha stor nytta av samtalen men det är medarbetaren som är och ska vara i fokus!
Vilken struktur behöver vara på plats gör att skapa bra 1-1 samtal?
Hur ofta: det som passar för just er. Är det varje vecka alt. var 14:e dag alt. var 3:e vecka? Framgångsfaktorn ligger i att det är regelbundet och är bokat i bådas kalendrar.
Hur länge: Max 20 min/samtal.
Vart ska man träffas: Informell och ostörd miljö alt. Walk and talk. Ej på chefens kontor!
Vem bokar mötet: Chefen.
Anteckningar/protokoll?: Inget protokoll behövs. Som chef är dock tipset att skriva ned det som behöver skrivas ned för att du inte ska glömma saker samt för att följa upp men bara som stödanteckningar.
Vad ska man då prata om under 1-1 samtalet?
Som nämnde ovan handlar dessa samtal om hur medarbetaren mår, hur hon/han har det just nu och hur du som chef kan hjälpa till just nu. Många har en stående agenda men var alltid väldigt flexibel vid varje möte. Givetvis involverar du medarbetaren när ni ska ta fram er gemensamma agenda för just ert möte för det är det som är själva grejen: alla dina 1-1 samtal måste inte följa samma agenda, vara lika långa eller ha samma frekvens. Behovet hos respektive medarbetare är vad som styr. . vara med och bestämma upplägg.
För att ändå ge lite inspiration gällande punkter som brukar vara med på agendan så kan de vara:
-
Hur mår du?
-
Hur har det gått sedan sist? Ej för mkt aktivitetsfokus utan mer fokus på arbetssituationen
-
Något speciellt du vill ta upp?
-
Vad är din plan tills nästa möte? Vad ska du utveckla? Styr gärna mot utvecklingsmålet för året.
-
Vad behöver du av mig/oss (chefen och organisationen) för att lyckas?
OBS! Vanliga fällor är att samtalet ofta handlar om chefen, eller om andra kollegor, eller om chefens åsikter eller bara blir an avrapportering gällande siffror och fakta. Våga prata på riktigt!
Chefen, några sista ord till dig:
Vill du skapa bättre relationer, bättre arbetsmiljö, ökad arbetsglädje och få nöjdare medarbetare så är 1-1 samtalen din bästa vän! Du har, helt enkelt, inte tid att inte ha tid att hålla dina coachande 1-1 samtal. Gör planen redan nu för 2024 och skicka ut alla inbjudningar. Har du många i ditt team så placerar du ut dem över en period av veckor så kommer du garanterat få plats med samtalen i din kalender.
Vill du lyssna på ett poddavsnitt i ämnet så har vi givetvis ett under Podden Alphov & Lopez och det är avsnitt 123!
Ledarskap handlar om att skapa förutsättningar för medarbetarna att må bra samtidigt som de presterar bra och 1-1 samtal är ett fantastisk verktyg för just detta!
Lycka till!
Ps. är det dags att ta makten över din tid finns just nu en unik möjlighet genom en öppen utbildning i januari – all info här!