Vadå vart och när jobbar jag som bäst? Svaret levererades av en herre som var deltagare på en workshop för att arbeta smartare för en tid sedan. Jag upprepade frågan igen till honom efter hans svar; ”har du koll på när under en dag samt under vilka veckodagar som du får chansen att jobba som bäst med dina egna arbetsuppgifter, utan att behöva bryta för möten eller bli avbruten av andra?” Nästan förnärmad utvecklade han svaret till att han minsann alltid jobbade hårt och inte bara på någon speciell dag. Ridå. Jag förklarade då igen att det inte var hans kompetens jag pratade om utan utan hans möjlighet att verkligen få använda sin kompetens som var kärnfrågan.
Frågeställningen och den viktiga biten i effektivitetspusslet ”vart och när jobbar du bäst” handlar om att verkligen planera och pulsera sin egen vecka och tid för att Du ska få chansen att få dina saker gjorda. Det handlar om att ta hänsyn till, exempelvis, vilka arbetsdagar som du oftast har flest möten inplanerade. Eller när under arbetsdagen som du har störst möjlighet till ”ostört” arbete dvs. när är det minst risk att du blir avbruten, samt när är det störst chans att du inte avbryter dig själv med att hoppa mellan arbetsuppgifter.
En annan av deltagarna i samma workshop planerade in sina egna arbetsuppgifter väldigt ambitiöst i kalendern och hade gjort så sedan en lång tid tillbaka. Bra var min spontana tanke tills han började att berätta: ”Det spelar ingen roll hur bra jag planerar för jag blir alltid avbruten” Han berättade vidare att han hade en ”backofficefunktion” och hade sin arbetsplats placerat där många passerade förbi under dagarna. Han berättade vidare att hade ett behov av mellan 60-90 minuter ostört arbete varje dag och det han hade gjort var att planera sina uppgifter direkt på morgonen. Just att planera in sina viktiga arbetsuppgifter direkt på morgonen är i normala fall ett mycket bra planeringssätt, men i hans fall blev det helt kontraproduktivt. På morgonen, när alla kom till jobbet, passerade många av hans kollegor förbi hans arbetsplats och eftersom alla inte började samtidigt så pågick kollegornas ”drop-in” under ca 1,5 timme. Till detta kom alla frågor som alla hade till honom när de väl började arbeta på morgonen. Detta innebar, så klart, ständiga avbrott för honom och en känsla av hopplöshet gällande sin egen planering.
Den enkla lösningen är ofta den rätta lösningen
Det vi gjorde kan tyckas löjligt enkelt men det fungerade perfekt. Vi justerade helt enkelt hans egna ”fokustid” till att istället vara direkt efter kafferasten på förmiddagen dvs. mellan 09.30-10.45. Skillnaden var total då avbrotten då var minimala. Vi hade hittat hans ”primetime” för eget arbete, helt enkelt.
Jag får ibland frågan om vilka dagar som är bäst för att göra olika sorters uppgifter och svaret på den frågan är otroligt individuellt som i fallet ovan. För en tid sedan läste jag en undersökning som gjorts av det amerikanska företaget Accountemps. I undersökningen hade man tittat på när tjänstemän upplevde att de fick jobba som bäst under en arbetsvecka. Måndagen försvann snabbt från listan då den, för många, var en uppsamlingsdag gällande eget arbete och många inplanerade avdelningsmöten etc. Tisdagen däremot var den dag som kom högst upp på listan. Från onsdag till fredag gick det bara utför…
Går det att vara så konsekvent och bara säga att det är tisdag som gäller? Givetvis inte utan det handlar, återigen, om att vara medveten om sin egen situation.
Så hur ska du då göra för att lösa utmaningen men ”vart och när jobbar du bäst”?
#1 Pulsera din tid
Ta reda på när under dagen passar det bäst att göra dina olika uppgifter. Vilka kräver koncentration och ostörd tid? Vilka uppgifter kan du göra fast du blir avbruten? Vad ska du göra direkt på morgonen innan du öppnar din mailbox? Vad ska du avsluta med innan du går hem och förmodligen är mentalt tröttare än på morgonen?
#2 Pulsera dina dagar
Vilka dagar passar bäst för olika uppgifter? Ska du ha speciella mötesdagar som exempelvis säljare har? Är det någon uppgift som måste göras en speciell veckodag? Ska du ”klumpa” ihop någon/några uppgifter och göra dessa en eller ett par gånger i veckan istället för ”varje gång de dyker upp”?, Ska du ha fasta bokningar, gällande speciella uppgifter, inplanerade varje vecka?
#3 Bestäm vart ska du befinna dig när du gör dina uppgifter
Har du möjligheten att jobba utanför kontoret så ska du verkligen utnyttja den möjligheten. Är det uppgifter som kräver 100% fokus och du vill inte bli avbruten så kanske det är smart att jobba hemma med dessa? Att jobba hemma behöver inte betyda att man gör det hela dagen eller så är det just vad det gör. Vissa, som undertecknad, gillar att jobba på caféer ibland och när jag gör det så anpassar jag självklart mina arbetsuppgifter till detta. För mig blir det ofta skrivarbete, som denna artikel, i cafémiljöer. När jag behöver arbeta helt ostört, t ex då jag ska ringa kunder och planera utbildningar då ser jag till att vara på mitt kontor för att få maximalt fokus.
Hur slutade det då för mannen jag skrev om i början?
Jo, hon och jag gick igenom hans kommande tre veckor för att se om vi kunde utläsa något mönster gällande hans tid. Det innebar att vi, framförallt, justerade om hans egen planering av uppgifter till vissa speciella dagar. Han ändrade också inställning till vad han borde börja varje arbetsdag med istället för att hoppa rakt in i inkorgen. Jag fick ett mail någr veckor senare från honom där jag kunde utläsa en mer harmonisk och avslappnad person. Om allt berodde på att han hade bättre kontroll och balans över sin tid vet jag inte men jag är övertygad om att det var en starkt bidragande faktor.
Hur gör du för att svara på frågan var och när jobbar du bäst?
-Michael