Det som ofta glöms bort är alla egna arbetsuppgifter som måste utföras, som att skriva rapporter, granska eller skapa offerter, förbereda för möten, hantera e-post, och avsätta tid för att bocka av punkter på att-göra-listan, med mera. Du är garanterat med på vilka aktiviteter jag pratar om för att höja värdet av din egen planering. 

Hur kan man då optimera användningen av kalendern?

För att underlätta planeringen kan man betrakta varje dag eller vecka som en tidsbudget, där det finns en viss mängd tid avsatt för olika aktiviteter: 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan. Denna tid kan fördelas på möten, eget planerat arbete (större uppgifter som kräver tid och fokus), ”oförutsedda händelser” (saker som inte kan planeras men måste hanteras), samt rutinuppgifter som återkommer regelbundet (attestera fakturor, svara på e-post, rapportera tid, etc.).

Problemet med att inte planera för det egna arbetet och rutinerna är att många av dessa uppgifter antingen inte blir utförda alls, utförs med bristfällig kvalitet, eller blir försenade. Det blir svårt att hålla koll på tiden och antalet oförutsedda händelser ökar betydligt på grund av bristande eller felaktig planering.

Dina vinster med att även planera din egen tid i kalendern kommer vara stora och exempelvis:

• Det blir lättare att avgöra om du kan ta på dig nya uppgifter eller inte.
• Det blir enklare att prioritera mellan befintliga åtaganden och nya förfrågningar.
• Det blir smidigare att omplanera när oväntade händelser uppstår, eftersom du kan jämföra dem med det redan schemalagda och snabbt avgöra vad som är mest brådskande och viktigt.
• Det blir enklare att be om hjälp när tiden inte räcker till.
• Det blir lättare att börja i tid med uppgifter som har en deadline lång bort,

Det finns säkert fler fördelar, men det centrala budskapet i denna text är att du behöver höja värdet på ditt eget arbete och avsätta tid även för dina egna uppgifter i kalendern, inte bara när du interagerar med andra. Ett sista viktig tips är att vara mycket specifik med rubrikerna för dina egna bokningar. Det gör det lättare att komma igång när de väl dyker upp i kalendern, och använd gärna ett verb för att ytterligare tydliggöra vad som ska göras.

Lycka till!

-Michael

The post Dags att höja värdet på ditt eget arbete? appeared first on Michael Alphov.

Det jag pratar om är givetvis den viktiga insikten och förmågan av att planera sin dag för att skapa förutsättningar för att det ska bli som man vill och önskar. Att ha vissa rutiner på plats som underlättar och förenklar.

ALLT kan och ska givetvis inte planeras och förberedas för det finns ju något som kallas livet också. Saker händer och saker man planerat för blir inte av. Saker kan ta en annan riktning än planerat men oavsett detta så vill jag påstå att är fullt möjligt att vara mer strukturerad och proaktiv än vad de flesta är.

Hur ser det ut idag?

Det finns säkert flera av er som läser dessa rader som är helt fantastiska på att planera och har massor av bra rutiner på plats redan till er som inte alls planerar och mellan dessa båda motpoler befinner sig förmodligen de allra flesta. Brist på planering innebär att de mest dråpliga och dåliga situationer kan uppstå och jag har fått massor av historier berättade för mig genom åren som personer som åkt till kontoret på morgonen fast de skulle ha åkt någon annanstans för ett möte eller dylikt. Eller den stressade chefen som parkerade bilen utanför kontoret och insåg att barnen, som skulle lämnats på förskolan, fortfarande sitter i baksätet…

Varför åkte chefen till fel ställe? Hade det med planering att göra? Svaret är ja då stress, ofta, är en konsekvens av bristfällig planering. Du håller säkert med om att om du väljer att inte lägga tid på att planera så leder det ofta till ett stressat beteende, som för chefen som glömde sina barn. Stress leder, ofta, i sin tur till ännu mer stress och dåliga beslut eller konsekvenser. Som för chefen. Dessutom ”tvingar” du andra bli stressade på grund av din brist på planering och proaktivitet. Saker som att du kanske måste ringa din respektive för att hämta upp barnen och köra dem till förskolan för du hinner så klart inte. Precis detta hände för chefen. Eller så måste du ”alltid” boka in ett ”snabbt” möte med någon för att stämma av något pga. av att du missat att göra det du ska göra. Som sagt, bristen av planering och bra dagliga rutiner får väldigt ofta konsekvenser för dig och för andra.

Tänk om du istället gjorde så här!

Det intressanta är att det mesta går att förbereda i förväg både gällande privatlivet och arbetslivet. Du kan exempelvis:

• Du kan ta fram kläderna du ha på dig i morgon kvällen innan, samma gäller med barnens kläder och skolväska.
• Du kan göra en matsedel för hela veckan för att slippa bli stressad över vad ni ska äta.
• Du kan packa träningsväskan kvällen innan eller för veckan om du har olika pass.
• Du kan duka för frukosten kvällen innan så det är bara att ta fram maten på morgonen.
• Du kan packa din jobbväska dagen/kvällen innan och ställa den i hallen.
• Du kan hälla upp hundmaten kvällen innan så den är bara att ge till hunden på morgonen.
• Du kan se till att dina nycklar ligger på rätt plats så du hittar dem imorgon. 
• Du kan se till att bilen är laddad/tankad om du ska ut och köra på morgonen.
• Du kan ta med allt du behöver hem idag om du ska du på ett möte utanför kontoret det första i morgon bitti.

Pratar vi konkret planering så både tror och hoppas jag att du har en planering för veckan baserad på dina viktiga mål och prioriterade aktiviteter som en grund. Dessutom kan du avsluta varje arbetsdag med tio minuters summering och planering för morgondagen. Justera, prioritera och planera om baserat på ditt nuläge. Snacka om att ta makten över sin egen tid.

Du ser det finns massor av saker du kan göra för att vara bättre förberedd och mindre stressad. Det viktiga är att du skapar de rutiner som ger dig chansen att vara förberedd för att du verkligen ska kunna följa din plan så mycket som det bara går. Det går inte alltid men det går väldigt ofta.

Vart börjar du? Vilka rutiner ska du få på plats?

Nu kör vi!

-Michael

The post Är du förberedd? appeared first on Michael Alphov.

Är det för att vi alltid vill ställa upp? Vara till lags? Vara en bra kollega? Vara en bra lagspelare? Givetvis ska vi ställa upp för varandra och vara både bra kollegor och lagspelare MEN är vi verkligen det om vi tackar jag till alla som ”rycker i oss”? För att addera fakta till diskussionen så gjorde organisationen Svenska Möten en undersökning för ett par år sedan där ett av resultaten var att tjänstemän i Sverige upplevde att de spenderade hela 2,5 veckor per år i felaktiga möten till en kostnad av 75 miljarder svenska kronor.

En annan aspeket i det hela är att om du tackar ja till ett möte och väljer att inte förbereda dig, är du en bra lagspelare då? Kommer mötet att bli bra? Både du och jag vet svaret men ändå är det precis detta som händer dag ut och dag in på många arbetsplatser.

Det är hög tid att boka fler möten med dig själv 

Kalendern ska, enligt mig, vara en plats där dina möten samsas med dina egna (större) arbetsuppgifter. När du ska göra saker som kräver fokus och koncentration är en bokning i kalendern rätt väg att gå så avsätt tid i kalendern när du faktiskt även har möjlighet att följa vad du planerat. Alltför ofta ”kastas” bokningar in i kalendern där det finns en lucka och redan när man gör bokningen vet man innerst inne att det inte kommer att hålla. Tänk smart, tänk systematiskt och  ge dig själv chansen att följa din plan genom en smart planering med hänsyn tagen till just ditt arbete. Du, om någon, har bäst koll på hur just din situation är.

Vill du ha en oerhört bra ”tumregel” att arbeta efter är att ett möte = tre bokningar i din kalender.

Bokning 1= din tid för att förbereda dig

Bokning 2= själva mötet

Bokning 3= din tid för att summera och planera nästa steg gällande vad som diskuterats

Vinsterna kommer bli omedelbara om du planerar in egen tid

Om du nu ger dig själv chansen att följa och arbeta efter DIN planering och göra det du planerat att göra kommer vinsterna bli omedelbara. Du kommer vara bättre förberedd inför alla möten, du kommer driva ditt arbete framåt istället för att det blir surdegar, du kommer arbeta med dina VIKTIGA saker och inte bara hamna i ”brandsläckning” men framförallt, du kommer höja värdet på ditt eget arbete vilket du både förtjänar och tjänar på!

Lycka till!

-Michael

The post Är dagens viktigaste möte det du har med dig sig själv? appeared first on Michael Alphov.

Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

The post Planering handlar om att räkna appeared first on Michael Alphov.

Allt ovan är , som du redan listat ut, inte speciellt bra och kommer framförallt inte hjälpa dig att arbeta så smart som möjligt. Har du precis som många andra massor av bra ställen så gäller det att tänka om och tänka rätt genom att skapa en bra fysisk struktur och här kommer sju tips om kommer hjälpa dig på vägen: 

1. Allt ska ha en plats

Har materialet du tänker spara ingen naturlig plats så ska det förmodligen inte sparas. ”Bra att ha tänket” är ofta ett beslut om att kasta materialet som förhalas och inget annat. Spara det som ska sparas och inget annat. 

2. Ha inga ”jag lägger det här så länge” högar alternativt  ”för sorteringshögar”

Det enda som kommer hända är att det tar energi varje gång du ser högen för om vi ska vara helt ärliga, när hade du tänkt att sortera in högen som tillslut når en imponerade höjd…
Återigen, det är bara ett tecken på förhalning.

3. Spara inte dubbelt

Behöver du verkligen spara material du skriver ut eller räcker det att ha det elektroniskt? Dubbelsparande leder bara till förvirring i långa loppet. 

4. Städa och strukturera upp det material  du redan har

Material har en tendens till att vara färskvara i många fall. Inte i alla fall men som, sagt, i många fall vilket innebär att extremt stor del av det som du kände att du verkligen var tvungen att spara, oavsett när du gjorde det, numera är material du inte längre behöver och därför kan kastas. 

5. Bli ännu mer digital

Börja använda OneNote eller Evernote som är elektroniska anteckningsböcker istället för din fysiska anteckningsbok. Fördelarna är många och du kommer alltid ha med dina anteckningar då du har tillgång till dem genom appar i datorn, mobilen eller på Ipaden. 

6. Sluta skriv ut så mycket papper.

Desto mindre papper DU producerar desto mindre papper finns det att ta beslut om och det blir lättare att hålla struktur och ordning. Enkelt, rimligt och logiskt. 

7. Scanna, scanna och scanna

Skaffa dig en scannerapp i mobilen. Det finns massor att välja mellan som Microsoft Office Lens som är perfekt för dig som jobbar i Microsoftmiljö. Är du Macanvänadare och dessutom Evernoteanvändare så är Scannable appen för dig  Personbligen scannar jag in allt från kvitton, mina anteckningar, dokument, saker jag skrivit på en whiteboardtavla i samband med utbildningar och möten, mindmaps till utkast och layouts jag gör för hand. Allt, verkligen allt kan Scannas in.

Kontentan blir att desto enklare struktur du har desto lättare kommer det vara att hålla den. Jämför gärna strukturen i ditt kök med din arbetsplats struktur. Hemma vet du exakt var glas, grytor, tallrikar etc. ska placeras men är det lika lätt och logiskt på ditt kontor?

Om inte, gör om och förenkla så kommer du spara både tid, energi och framförallt så kommer du ha möjlighet att använda ditt material då du kommer veta vad du verkligen har!

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post Hur många bra ställen har du? appeared first on Michael Alphov.

Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:

Gör 1⃣ sak i taget

Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.

Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter

En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att  ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.

Jobba i block om 45-60 minuter

Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att  planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också  koncentrationsmässigt.  Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.

Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block  så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…

Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter

Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!

Lycka till!

// Michael

Fotnot:

Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.

Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.

Källa. wikipedia

The post Så skapar du mer ”flow” i ditt arbete appeared first on Michael Alphov.

När man hamnar i ett läge, att en liknande kommentar som ovan slinker ur en så, har man enligt mitt sätt att se på saken två val. Två val som är varandras totala motsatser.

Det första valet är att fortsätta tänka som ovan och på så sätt både acceptera och kapitulera för tankebanan att du verkligen inte kan påverka själv. Å andra sidan, det andra valet som även är mitt självklara förslag är att ta tillbaka kontrollen genom att du aktivt styr och påverkar vad som ska hända i morgon, i övermorgon, dagen efter det etc.

Väljer du det första alternativet så kommer det att vara dagar styrda av andra samt av slumpmässiga händelser. Är det effektivt och produktivt? Vill du ha det så?

Väljer du däremot alternativ två så är den första frågan att ta ställning till: hur kan man där göra för att få plats med den viktiga planeringstiden i sitt fullspäckade schema? Jag tycker att det finns ett par alternativ som du kan testa och något av dem kommer garanterat att funka för just dig. 

Tre bra sätt att börja planera är:

1. Avsluta varje arbetsdag med att stänga den och planera nästa. För de flesta räcker det med mellan 10-15 minuter till detta.
2. Du kan börja varje dag med att planera och se över den kommande dagen. Vad är viktigast? Vad ska du börja med?
3. Du kan ta 10-15 minuter hemma, på kvällen, för att planera och se över nästa dag.

En annan viktigt faktor är att se på det hela på ett realistiskt sätt. Allt kommer inte bli perfekt bara för att du planerar. Saker kommer ändras, situationer kommer att uppstå och uppgifter behöver omprioriteras och planeras om. Dock är det alltid så att hur lite du än planerar, så är det alltid bättre och mer framgångsrikt än om du inte skulle planera alls.

Att planera kommer ta tid men om du inte planerar kommer du garanterat att slösa bort mer tid än den tid.  

Kör hårt!

-Michael

The post Hinner inte du heller att planera? appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat 5 dåliga vanor om du borde sluta med omedelbart för att få mer gjort av rätt saker. 

#1 Sluta säg ja till allting som kommer i din väg

Du ska, så klart, vara hjälpsam, en lagspelare och ställa upp om en kollega har problem men inte alltid och omedelbart. Du kommer uppfattas som oerhört hjälpsam men det som även sker är att sker du egentligen borde ha gjort kommer inte att bli gjort. Att alltid säga ”ja” till alla andra är detsamma som att alltid säga nej till dig själv.

#2 Sluta kolla dina mail hela tiden!

Du är med stor sannolikhet inte anställd för att kolla på dina mail 24/7. Ändå är detta precis vad många gör dag ut och dag in. Bestäm antal gånger du behöver öppna inkorgen och håll dig till det. Du kommer bli förvånat hur väl det kommer att fungera och hur mycket tid du kommer få till att göra saker om betyder något på riktigt. Tips om effektiv mailhantering hittar du här. 

#3 Sluta kolla på dina sociala media hela tiden

Det är sällan någon erkänner öppet att de lägger massor av tid på sociala medier men ändå vet alla vad som skrivs!? Ingen säger att de kollar på sociala media under arbetsdagen men ändå rasslar det in likes etc. på alla inlägg även under arbetsdagarna. Självklart kan man kolla till sin sociala kanaler men det är ofta läge att dra ned på antal tillfällen.

#4 Sluta med multitasking

Du kan bara göra en sak åt gången om du vill ha ett bra resultat. Du vet detta. Jag vet detta. Alla vet detta men ändå är multitasking en av de stora anledningarna till både stress och förhalning av arbetsuppgifter. Gör om och gör rätt!

#5 Sluta delta i möten som inte leder någonstans

Säg nej till alla möten utan syfte och mål. Detta har alltid varit viktigt men i dessa covidtider är det ännu viktigare då de flesta av oss blir inbjudna till fler möten än vad som är brukligt. En enkel regel när du kallar till ett möte är att alltid sätta ett syfte och minst ett mål!  Tips på effektiva möten hittar du här.

Att sätta bra vanor tar tid men vad är alternativet? Att slösa bort tid på dåliga vanor och ovanor? Nej, fundera på vad som behöver ändras och sträva efter att förbättra dina vanor lite varje dag. Små steg blir stora språng över tid så gör det du behöver att göra!

-Michael

The post 5 dåliga vanor som du ska sluta med omedelbart appeared first on Michael Alphov.

#1 Lämna inga beslut hängande

Vi börjar med en enkel kontrollfråga: hur kommer din kväll och dina planerade aktiviteter att påverkas av att du har massor av saker ”hängande” och beslut du inte fattat fast du borde när du går hem från jobbet? Är vi riktigt ärliga så är det förmodligen en ganska stor påverkan och ibland märker man inte ens detta själv utan andra i närheten påpekar att man inte är riktigt närvarande i nuet utan, tankarna är någon helt annanstans. Så för att få mera lugn och ro och verkligen chansen att vara närvarande både fysiskt och mentalt även hemma så försök att inte lämna några arbetsrelaterade beslut hängande när du lämnar jobbet för dagen. Avslut är nyckeln och avslut är inte detsamma som att allt är klart. Det kan lika gärna vara att du tagit ett beslut om vad du ska göra och när.

#2 Boka om det som du hade planerat göra med inte hann med

Ganska ofta så blir inte dagarna som du planerat eller tänkt dig att de skulle bli. Saker händer och situationer uppstår vilket för de flesta verksamheter är ganska normalt och ofta ganska spännande, utmanande och roligt! 

Det som dock är viktigt att göra, varje dag, innan du lämnar kontoret är att boka om det du inte hann med att göra av det som du hade planerat att göra idag. Detta gäller både dina poster i att-göra listan samt i din kalender. Gör du inte detta kommer en känsla av att ”ligga efter” uppstå samt så är det lätt att saker glöms bort och inte blir gjorda alls eller så blir de gjorda för sent.

#3 Öppna inte din inkorg om du inte har tid att fatta beslut gällande all ny information

En av de största ”björntjänsterna” du kan göra mot dig själv är att öppna din inkorg strax innan du ska gå hem för dagen. Det som ofta kommer att hända att du läser igenom dina nya mail men sedan fattas inget beslut om vad som är nästa åtgärd. Det enda som egentligen har hänt är att du fått ett gäng med ”mentala ryggsäckar” gällande saker som du borde göra och dessa kommer definitivt att påverka din kväll och ditt fokus de aktiviteter du planerat att göra. 10 000 kronorsfrågan är varför ska du öppna mailen ”5 i 4” om du inte tänkt att agera på dem överhuvudtaget? Nyfikenhet brukar vara svaret och i detta fall blir det verkligen kontraproduktivt.

#4 Skapa förutsättningar för att morgondagen ska bli en kanondag

Hur ser det ut i morgon? Vad är planen? Vilka är dina viktigaste uppgifter som ska genomföras för att morgondagen ska bli en kanondag? Kolla helt enkelt över din egen planering så du har koll på vad du planerat ska hända. Ge dig själv förutsättningarna för en kanondag genom att vara både praktiskt (material) och mentalt förberedd gällande morgondagen.

Stort lycka till!

-Michael

The post 4 tips för att avsluta dagen som ett proffs appeared first on Michael Alphov.