Utan någon som helst inbördes ordning så skulle jag, ödmjukt med bestämt, vilja att du tar del av åtta stycken tidigare bloggposter som kommer hjälpa dig att ta kontrollen. 

Smart delegering 

https://michaelalphov.se/7-steg-for-smart-delegering/

Veckoavstämningen är din absolut bästa vän 

https://michaelalphov.se/veckoavstamning-hjalper-dig-att-skapa-kontroll/

Prioritering är superenkelt eller? 

https://michaelalphov.se/hur-prioriterar-du-egentligen/

När var du riktigt fokuserad senast? 

https://michaelalphov.se/fokusera-for-att-prestera/

Vart är du på väg och vill du dit?

https://michaelalphov.se/det-lonar-sig-inte-att-springa-om-man-ar-pa-fel-vag/

GRIT! Denna fina egenskap som skiljer agnarna från vetet 

https://michaelalphov.se/grit-viktigare-an-nagonsin/

Allt börjar med dina mål! 

https://michaelalphov.se/%F0%9F%8E%A7-3-taktiska-tips-for-att-na-dina-mal/

Bunta ihop, spar tid och få saker gjorda

https://michaelalphov.se/gor-aterkommande-uppgifter-i-block/

Uppmaningen är att DU behöver göra planen för att lyckas. Avsätt 45 min i din kalender kommande veckan och läs igenom alla inlägg för att sedan skapa planen innehållande aktiviteterna som du behöver göra för att få det som du vill ha det. 

Ledtråden för att lyckas är GRIT….

-Michael

The post Nu kör vi ???????? appeared first on Michael Alphov.

Mitt svar till henne och min ståndpunkt är att mail är ett långsamt sätt att kommunicera och anledningen till att jag tycker det är att dina kollegor, kunder, leverantörer etc. inte läser och agerar på sina mail i realtid för de är, förhoppningsvis, fullt upptagna med att arbeta. Mailkorgen ska helt enkelt inte vara öppen 24/7. 

Om ”de” hela tiden svarar i realtid är det förmodligen ett mycket större problem dvs. de lägger fokus på helt fel saker och kan ha svårt att få saker gjorda pga. att de hela tiden kollar och agerar på sina inkommande mail. Ibland har det gått så långt på vissa företag att det blivit en gällande kultur att man alltid ska svara på sina mail ”direkt” och en sådan kultur är sällan en bra kultur….

Undantag finns givetvis och det kan handla om supportfunktioner som jobbar med mail som ett verktyg och måste svara frekvent och snabbt, men de flesta av oss har inget behov av att arbeta på detta sätt.

En annan av deltagarna på dagens utbildning berättade om en kollega som, ofta, avbokar sitt deltagande på möten i absolut sista minuten genom att skicka ett mail. Hans reaktion på det hela var ett krasst konstaterande: ”tror han att jag sitter och väntar på att få mail hela dagarna”? Konsekvensen av kollegans sena mail var och är att mötet blir en deltagare kort och ofta vet de inte ens att han avbokat då de inte kollat mailen ett par minuter innan mötet startade. Kontentan av detta är, återigen, att mail inte är ett snabbt sätt att kommunicera utan han borde istället ha ringt eller sms:at om sitt återbud.

En tredje deltagare tog upp problemet med att det kommer kallelser till nyinsatta möten i absolut sista sekunden innan mötet är inplanerat. Hon menade på att det är oerhört svårt att försöka ”få in” mötet då kalendern ofta är fullbokat veckor i förväg, så inte heller där är mail det bästa sättet att kommunicera. Måste du trots allt ”klämma” in ett möte i sista minuten är det oftast bättre att förklara varför för de deltagare du tänkt kalla och då kan det vara smartare att faktiskt prata med dem om det är möjligt.

Ett annat företag jag arbetar med har inskrivet i sin interna mailpolicy att de inte får skicka interna mail som kräver respons inom 24 timmar. Totalt tvärtemot vad de flesta tror och tycker det borde vara. De menar på att det inte går att ställa ett hårdare krav på varandra då många reser, sitter i möten, är hos kunder eller enbart jobbar med det de planerat att göra. Behövs en snabbare respons får man hitta ett annat sätt att kommunicera. Bra policy om du frågar mig. 

Summerar jag upp hela mitt budskap gällande mail och mailhantering så finns det massor av anledningar till att mail inte är ett snabbt sätt att kommunicera. Att inkorgen inte ska vara öppen 24/7. Därför vill jag att du nästa gång som du behöver ett snabbt svar eller är ute i sista minuten verkligen tänker efter: är mail verkligen det smartaste sättet för just denna kommunikation?

Kör hårt!

-Michael

The post Är din inkorg öppen 24/7? appeared first on Michael Alphov.

I vilka situationer kollar du din e-post?

Den frågan ställde jag för ett par veckor sedan via mina sociala kanaler som Facebook, Instagram samt via mitt nyhetsbrev. Massor av människor har svarat och resultatet ser du i bilden som finns överst i detta inlägg och några saker vill jag lyfta ytterligare: 

Alldeles för många har svårt att släppa jobbet när de är lediga

• 85% har kollar sin mail när de haft semester
• 81% har kollat sin mail när det varit helg

Gör så här: prata igenom vilka förväntningar som finns på din roll och internt i bolaget gällande att vara ständigt nåbar. Oftast är det upplevda förväntningar och inte riktiga förväntningar som gör att många tror att de måste vara nåbart 24/7. När man sedan pratar om det så visar det sig vara något helt annat som gäller. Fundera också på hur du själv vill ha det och vilka signaler du skickar till personer i din omgivning genom att konstant hålla på alla kolla dina mail när ditt fokus med stor sannolikhet borde vara riktat på något helt annat.

Många har svårt att fokusera på en sak åt gången

• 81% har kollat sina mail när de sett på tv
• 69% har kollat sina mail under ett möte
• 65% har kollat sina mail i sängen
• 64% har  kollat sina mail när de varit på toaletten
• 57% har kollat sin mail under en måltid
• 29% har kollat sina mail när de lekt med sina barn

Gör så här: våga ha modet och kraften att bara göra en sak åt gången. Gräset är inte grönare på andra sidan och tänk hur många saker och situationer som du missar att uppleva för att du hela tiden är ”någon annanstans”. Härvaro är ett ord som kanske inte ens finns men som börjat att används för att beskriva vikten av att ha fokus här och nu och inte på vad som händer någon annanstans, just nu.

Mail är ett viktigt kommunikationssätt men det får inte ta överhanden och för att kolla om du är i farozonen råder jag dig att läsa mitt inlägg om FOMO – Fear Of Missing Out.

Till sist önskar jag dig en fokuserad dag och ett sunt mailbeteende!

-Michael

The post I vilka situationer har du kollat din e-post? appeared first on Michael Alphov.

Här kommer mina tips för lösning på två vanliga scenarion som sker flera gånger om dagen för de flesta som, arbetar:

Du skickar ett mail med saker som ska göras till ett visst datum och du ber om återkoppling

Hur håller du koll på detta idag? Det finns garanterat flera olika sätt som fungerar och här kommer ett förslag för Outlookanvändare och ett för Lotus Notesanvändare: 

Outlook användare

• Leta upp ditt skickade mail i ”skickat” korgen.
• Markera mailet.
• Håll nere ”höger musknapp”.
• Dra mailet, med höger musknapp nedtryckt,  till uppgifter som finns nere till vänster på din skärm.
• Släpp mailet på uppgifter.
• En meny kommer visas så välj det alternativ som passar bäst.
• Systemet skapar nu en uppgift av informationen i ditt skickade mail.
• Lägg till ett verb i namnet för uppgiften (namnet är nu samma som din mailrubrik). Exempel kan vara Följ upp, Ring och kolla, Är det klart? etc. Allt för att du, när påminnelsen sker, ska förstå vad du menade när du skapade uppföljningsposten.
• Välj datum för när du ska ”göra” uppgiften och i detta fall är göra att följa upp om du fått svar.
• Sätt en påminnelse om du så önskar
• Använd gärna kategorier för att skilja ut dina bevakningsposter. Klicka på kategorier och skapa en ny som du döper till Bevakning, Följ upp, Väntar på svar eller dylikt. (kategorier gör det enklare att sortera din uppgiftslista då den är sorteringsbar på just kategorier.)
• Tryck på spara
• Klart! Din bevakningspost kommer nu att synas i uppgiftslistan. Vill du också se dina uppgifter i kalendervyn gör du följande: Öppna kalendervyn – klicka på visa i menyfältet överst – klicka på lista över uppgifter – välj normal. Detta innebär att dina uppgifter kommer synas under kalendern i kalendervyn och det ger dig en bra överblick.

Lotus Notes användare

• Leta upp ditt skickade mail i skickat.
• Markera mailet.
• Högerklicka.
• Välj kopiera till nytt / Copy into new.
• Systemet kommer att skapa en To-Do av informationen i ditt skickade mail.
• Lägg till ett verb i namnet för uppgiften (namnet är nu samma som din mailrubrik). Exempel kan vara Följ upp, Ring och kolla, Är det klart? etc. Allt för att du, när påminnelsen sker, ska förstå vad du menade när du skapade uppföljningsposten.
• Välj datum för när du ska ”göra” uppgiften och i detta fall är göra att följa upp om du fått svar
• Sätt en påminnelse om du så önskar.
• Använd gärna kategorier för att skilja ut dina bevakningsposter. Klicka på kategorier och skapa en ny som du döper till Bevakning, Följ upp, Väntar på svar eller dylikt. (kategorier gör det enklare att sortera din uppgiftslista då den är sorteringsbar på just kategorier.)
• Tryck på spara.
• Klart! Din bevakningspost kommer nu att synas i uppgiftslistan samt på den dagen du valt i din kalender. 

Du har saker som ska bevakas/följas upp men som inte finns i ett skickat mail

Outlook användare

• Öppna uppgifter
• Välj ”ny uppgift”
• Fyll i alla dina detaljer om vad som ska göras, när ska det vara klart, sätt en ev. påminnelse och välj kategorin för bevakning
• Tryck spara och din ”bevakningsuppgift” kommer nu att finnas i uppgiftslistan 

Lotus Notes användare

• Öppna To-Do
• Skapa en ny To-Do
• Fyll i alla dina detaljer om vad som ska göras, när ska det vara klart, sätt en ev. påminnelse och välj kategorin för bevakning
• Tryck spara och din bevakningsuppgift kommer nu att finnas i To-Do lista. 

Jag tror och hoppas detta kommer att hjälpa dig att ha kontroll utan att du ska behöva försöka att komma ihåg saker i ditt huvud. Ditt huvud ska du istället använda till att göra det du ska göra just nu så bra som möjligt!

Funkar det då att göra så här?

En hög chef, på ett välkänt statligt bolag, som jag tränade sa följande till mig efter att jag hade gått igenom det jag beskriver ovan:

Jag har full kontroll på alla uppgifter som jag delegerat utan att behöva anstränga mig för att ha kontroll, otroligt skönt!

Kör hårt och kom ihåg att kontroll ger lugn! 

-Michael

The post Hur håller du koll på allt som du delegerat? appeared first on Michael Alphov.

Metoden du ska använda är: ”öppnar du så beslutar du”

Första gången du öppnar ett nytt mail gäller det att fatta ett beslut om nästa åtgärd. Svara på det du kan svara på direkt. Kasta det du kan kasta och spara det du ska spara på rätt ställe vilket inte är din inkorg. Kräver informationen i mailet att du ska göra något så ska du planera in detta i din att-göra lista eller i din kalender. På sätt kan du ”släppa uppgiften” just nu och fokusera på det du ska göra just nu.

Göra direkt: uppgiften måste göras direkt och du gör också uppgiften direkt. Denna princip är också extremt användbar för mail som tar 2-3 minuter att hantera/göra. Det tar längre tid att planera in så korta uppgifter så det är bättre att göra dem direkt förutsatt att de ska göras.

Göra men inte nu: alla uppgifter måste inte göras nu utan ska göras i ”framtiden”. Då räcker det inte att tänka jag ”gör det sen” utan planera NÄR i din att-göra lista eller i din kalender beroende på hur lång tid uppgiften tar. Min tumregel är att allt som tar mer än 20 min hamnar i min kalender och allt som tar mindre tid hamnar i att-göra listan.

Delegera: skicka vidare direkt och notera när du ska följa upp detta som en att-göra uppgift eller i din kalender på rätt datum.

Spara: spara materialet på rätt plats direkt.

Kasta: vad väntar du på? Kasta bort det du inte behöver eller kan hitta någon annanstans.

Lycka till och ta kontroll över din inkorg!

The post #Mailskolan | Avsnitt 6: Sträva efter en tom inkorg varje dag appeared first on Michael Alphov.

Tänker man ett steg längre så är det ju så att alla inte behöver veta allting. Alla är säkert intresserade av allt som händer på företaget men det betyder inte att alla behöver få informationen du och dina kollegor skickar runt.

Jag brukar fråga hur folk gjorde innan mailen fanns. Kopierade du upp en massa extra kopior av din information, la dessa i kuvert och skickade till personer som kanske behövde få informationen? Svaret jag får av de flesta är nej, så mitt råd är att sluta skicka en massa onödiga cc/kopia mail internt i organisationen.

Knappen ”svara alla” är ytterligare en sak som du ska använda med stor försiktighet och kontentan är att om du vill få mindre antal mail ska du skicka mindre antal mail. Så enkelt är det och du kommer samtidigt hjälpa dina kollegor till en bättre arbetsmiljö och fokus kommer vara på att prestera resultat istället för att läsa mängder av mail som inte betyder något. Slöseri kommer aldrig vara bra i något sammanhang och detsamma gäller med mail.

Lycka till och slösa inte på mail!

/Michael

The post #Mailskolan | Avsnitt 5: Slösa inte med mail appeared first on Michael Alphov.

De flesta människor gör idag inte sina mail i kronologisk ordning utan prioriterar ordningen efter rubrik och avsändare. Dessutom gör många sina mail i sina smartphones som har mindre skärm vilket innebär att rubriken blir viktigare och viktigare för att ditt mail ska prioriteras och sticka ut.

Många företag som jag hjälper med träning i effektiv e-posthantering väljer även att skapa en intern mailpolicy och där brukar jag alltid tipsa om att  ”rubriker” ska vara med som en punkt för att förenkla och förtydliga kommunikation som sker med mail. Några saker fungerar bättre än andra och det jag vet fungerar, av erfarenhet, är att börja ALLA mail som skickas med något följande:

Åtgärd:

Info:

Fråga:

För att förtydliga så kan det se ut på följande sätt:

Åtgärd: protokollet från senaste styrelsemötet måste vara klart 17/9

Info: protokollet från senaste styrelsemötet ligger nu i den gemensamma mappen på intranätet

Fråga: var hittar jag gamla protokoll från tidigare styrelsemöten? 

 – Arbetar du in en internationell miljö så är det istället vanligt att man använder:

FYA = For your action

FYI = For your information

Q = Question

Efter ditt ”inledningsord” skriver du, så klart, vad det handlar om. Det du/ni behöver fundera på är om alla ”startord” behövs eller om det räcker med exempelvis Åtgärd och info. Viktigt att tänka igenom är också om exempelvis projektnamn, kundnamn, leverantörsnamn, produktnamn etc. alltid ska vara med så det är enkelt att söka fram mail i framtiden.

Tänk också på att korta meddelande får plats i rubriken vilket underlättar ytterligare för den som ska hantera ditt mail.

Exempel kan vara: Info: protokollet från senaste styrelsemötet ligger nu i den gemensamma mappen på intranätet // Michael

Lycka till!

The post #Mailskolan | Avsnitt 3: Skriv tydliga rubriker appeared first on Michael Alphov.

Hur långt är då ett kort mail? Ja, blir det mer än 10 rader så tycker jag personligen att det är ett långt mail. Det man behöver komma ihåg är, självklart, i vilket sammanhang som mailet skickas. Är det mitt i en arbetsprocess, i en förhandling, i ett projekt etc. så kan längre mail vara bra och nödvändiga men ställ dig alltid frågan om du behöver komplettera med något annat kommunikationssätt för att det ska bli som du vill.

Här brukar jag också passa på att lansera ”tvärtommetoden” som nästan alltid funkar i massor av sammanhang. Vad menar jag då? Jo, det vanligaste som sker om du eller någon annan skickar ett långt mail så trycker man på sändknappen och hoppas på det bästa. Har du inte fått svar på ett par dagar så kanske du skickar ett nytt mail och frågar om mottagaren fick det första. Var det ett långt och jobbigt mail har mottagaren förmodligen inte en orkat att läsa det och ni har förlorat värdefull tid.

TÄNK OM du istället gjort så här; skriv ditt mail men innan du skickar det så ringer du till mottagaren och berättar att du kommer skicka mailet samt extremt kortfattat vad mailar handlar om. Givetvis säger du samtidigt att det bara är att kontakta dig om det är några frågor. Hur lång tid kan detta ta? 45-60 sekunder kanske? Vad kommer skillnaden bli? Gigantisk vill jag påstå. Mottagaren har redan gjort en, vare sig han/hon vill eller inte första accept på att de tar emot frågan och du har även avdramatiserat frågan om att be om hjälp. Det kommer vara större sannolikhet  att svar kommer att komma snabbare och vara mer genomtänkt.

Testa själv och jag lovar att det funkar.

Lycka till!

The post #Mailskolan | Avsnitt 2: Håll dina mail så korta och till ett ämne appeared first on Michael Alphov.

Därför att mailskolans första tips snarare en fråga: Ska mailet skickas överhuvudtaget? Finns det bättre sätt att kommunicera på i just detta fall? Jag tänker på exempel som:

• Behöver saken diskuteras så passar inte mail speciellt bra.
• Kan saken/ämnet/budskapet missförstås passar mail inte speciellt bra.
• Är det kritik och tuff feedback passar mail inte överhuvudtaget.
• Är det dåliga nyheter passar mail inte överhuvudtaget.
• Krävs det ett snabbt svar passar mail inte överhuvudtaget.

I alla exempel ovan så passar andra sätt att kommunicera bättre än att maila men ändå envisas vi med att fortsätta maila för att det är så ”enkelt”. Svårigheten med alla exempel sammanfattas bra i den kommunikationsmodell som forskare Albert Mehabarian på UCLA kommit fram till: 

• 55% av kommunikationen sker genom kroppsspråk/ansiktsuttryck.
• 38% av kommunikationen sker genom betoning & tonläge.
• 7% av kommunikationen sker genom själva budskapet.

Det innebär att du som avsändare av information måste avgöra hur du bäst ska kommunicera med dina mottagare för att det ska bli den effekt som du vill och önskar. Bara genom att tänka efter tror jag att du kommer skicka mindre antal mail för att istället använda andra kommunikationsvägar som möten och 1-1 samtal när det passar bättre. Det kommer göra att de mail som du verkligen skickar kommer vara både färre, mer genomtänkta och anpassade vilket kommer öka kvalitén istället för att du är med och enbart ökar kvantiteten. Vi har alla ett ansvar över vårt eget mailbeteende helt enkelt. 

Lycka till!

The post #Mailskolan | Avsnitt 1: Ska mailet skickas överhuvudtaget? appeared first on Michael Alphov.

Numer finns det mängder av olika sätt för att få till sig ny information oavsett om man vill eller inte. Du går på fysiska möten både internt och externt, du deltar i telefonmöten, du deltar i videomöten, du får sms, ni har ett internt chattprogram på företaget, du har en telefon som ringer ibland, du kanske använder Facebook, Instagram och Twitter för privata meddelanden, andra människor pratar med dig samt så får du garanterat ett antal mail varje dag. Gällande just e-post och hanteringen av nya mail samt ditt ansvar som avsändare av e-post finns det en hel del smarta tricks att ta till.

Därför har jag i min ambition att hjälpa dig en bit på vägen sammanställt mina bästa tips i mailskolan. Det kommer komma totalt 8 inlägg i åtta dagar med start 13/9 så det är bara att hänga med!

Nu kör vi och tillsammans skapar vi  en smartare och bättre mailkultur!

/Michael

The post Mailskolan, Nu kör vi! appeared first on Michael Alphov.