Hittade denna blogg på tidningen chefs hemsida. Tydligen har denna chef hamnat i en ”e-postspajkastningsduell”, bra ord va?
Läs hela texten här
Problemet med att diskutera via e-post är flera men det viktigaste är att tänka på vad som saknas i just e-postkommunikation.
Professor Albert Mehrabians kommunikationsmodell visar på följande:
- 55 % av all kommunikation sker genom kroppsspråk och ansiktsuttryck
- 38 % röst och tonläge
- 7 % är själva innehållet
Detta innebär att nyanser, tonläge etc. saknas helt. ”Sanningen” i vad som står i mailet ligger ju enbart i mottagarens tolkning av vad som skrivits. Du kan ha gjort ditt bästa mail någonsin men ingen fattar ändå vad du menar…
Ironi ska vi inte en prata om. Enda gången det kan fungera är ju givetvis om du känner mottagaren väldigt väl och knappt en då.
Enligt oss ska e-post med fördel användas för:
- Enkla & korta budskap
- Då du vill ha formella bekräftelser och godkännanden
- Enkla anvisningar till en alt. ett fåtal personer
- Bifoga dokument som inte finns på gemensamma lagringsställen. Behövs fördjupad förklaring genom ett samtal?
Undvik e-post i följande situationer:
- Istället för samtal ”ansikte mot ansikte” eller via telefon
- För att framföra kritik – både positiv och negativ
- För att framföra dåliga nyheter
- Stor och komplicerad information som kräver en förklaring
- Konfidentiell information – e-post kan lätt hamna på villovägar
Dieter är väldigt populärt nu för tiden och varför inte börja med e-postdieten också när du ändå är igång. Den innebär följande:
- Skicka bara till berörda – var restriktiv med cc/kopia. Vem eller vilka har egentligen nytta av att få informationen?du avgör hur många mail andra får.
- Undvik ”gisslanmail” dvs. mail där man inkluderar personer på cc/kopia raden bara för att ”ha ryggen fri”, man tror att det blir bättre effekt etc. Det enda man bidrar till är att försvåra för cc/kopia mottagaren i dennes hantering av e-posten. Han eller hon måste då sätta sig in i ärendet och lägger samtidigt givetvis något annat åt sidan.
- Undvik svara alla/reply to all så mycket det går. Samma tanke som ovan – vem behöver ha svaret egentligen?
Till denna chefs problem tillkommer ju att vi alla har olika beteenden och reagerar olika på kritik som i detta fallet. Läs gärna mitt inlägg om IPU Profilanalyser här
Tillbaka till chefen, enda lösningen är att ta tjuren vid hornen och diskutera igenom det hela öga mot öga.
Lycka till och nu kör vi!
// Michael