Har du någon gång lämnat ett möte och känt att det var helt bortkastad tid? Du är inte ensam.
Ineffektiva möten utan tydligt syfte och mål är en av de största tidstjuvarna i arbetslivet. Enligt Svenska Möten spenderar svenska tjänstemän i snitt 7,1 timmar per vecka i möten – och 36% av dessa anses vara ineffektiva. Det betyder att vi slösar 2,5 veckor per år på möten som inte leder någonstans.
Och det kostar – mycket. Ineffektiva möten kostar svenska företag 75 miljarder kronor årligen (Källa: VD-tidningen), medan andra beräkningar visar att summan kan vara så hög som 170 miljarder kronor per år, motsvarande 4% av Sveriges BNP (Källa: Arbetsplatsen i Fokus).
Det största felet? För att skapa effektiva möten behövs syfte och mål vilket saknas i de flesta fall.
När det inte är tydligt varför mötet hålls eller vad som ska uppnås, händer följande:
❌ Fel personer deltar – vilket gör att mötet antingen drar ut på tiden eller saknar beslutsförmåga.
❌ Fel saker diskuteras – vilket innebär att du går därifrån med fler frågetecken än svar.
❌ Energin sjunker – suck, vi vet alla hur tröttsamt det är att sitta av ännu ett, för att vara tydlig, skitmöte.
Som jag nämnde i ingressen – vi har alla varit där. Ett möte startar, ingen vet riktigt vad som ska diskuteras, någon försöker ”ta tag i det”, och 60 minuter, alltid 60 min, senare avslutas det utan att något konkret beslut har fattats. Massor av saker har diskuterats men var det rätt saker och var det rätt personer som pratade?
Så löser du det – snabbt och enkelt:
Varje möteskallelse bör innehålla (minst) tre saker:
📌 Syfte– Varför hålls mötet? Vad är bakgrunden?
📌 Mål – Vad ska vara klart eller beslutat när mötet är slut?
📌 Agenda – Vad ska diskuteras, i vilken ordning och hur lång tid får det ta?
Sen är det oerhört lätt att kalla rätt deltagare– Vilka behöver vara med? (Och kanske viktigare: vilka behöver INTE vara där?) Agendan skickar du sedan ut i förväg tillsammans med syfte och mål ochpå så sätt kan deltagarna förbereda sig, mötet blir mer fokuserat och ni slipper ha diskussioner som kunde ha lösts på mail.
För helt ärligt: Om mötet inte har ett tydligt syfte, varför ska du då vara där?
Dagens uppmaning:
Försök, från och med nu, att vara det föredöme du vill att andra ska vara. För att skapa effektiva möten behövs syfte och mål så från och med nu ska alla dina mötesinbjudningar innehålla just detta tillsammans med en bra agenda. Får du en inbjudan som saknar allt ovan eller om du är tveksam till varför du ska vara med så våga fråga. Be om syfte och mål om det saknas. Det är varken konstigt, pushigt eller drygt. För helt ärligt, om mötet inte har ett tydligt syfte, varför ska du då vara där?
Det är att ta ansvar.