I går var, för oss tennisälskare en av årets höjdpunkter, finalen i Australian Open. Årets upplaga gick mellan världsettan Novak Djokovic och världstrean Andy Murray. Matchen var stundtals fantastisk med långa och hårda bolldueller där spelarna fick prestera på sitt yttersta för att returnera den andras bollar. Vad har detta då med personlig effektivitet att göra? Om vi tar det från början så upplever jag ofta att kontorsanställdas inbox har tagit över som ”styrning” av vilka uppgifter de väljer att göra och kommer att göra. Kontentan blir att många kontorsanställda, dagarna i ända, spelar kontorstennis.
Med kontorstennis menar jag att man, väldigt ofta under en dag, sätter igång många nya ”bollar” dvs. e-post du själv skickar och detta samtidigt som det konstant dyker upp nya ”bollar” som mail i din inbox. Mail som andra skickat till dig. Dessa ”bollar” måste man ju slå tillbaka på och den tredje länken i kedjan blir att returnera alla bollar som du själv startat efter att dina kollegor slagit tillbaka bollen till dig. Allt detta tillsammans gör det väldigt lätt att hamna i en situation där nästan all tid och energi spenderas till att slå tillbaka bollar som du eller någon annan startat. Du kommer likt Djokovic att bli grym på att returnera bollar men den väsentliga skillnaden är att när Djokovic alltid slår på rätt boll är det inte riktigt säkert att det är det du kommer göra. Hur kan man då undvika i att hamna i en situation där man spelar kontorstennis hela dagarna:
Skicka bara till de som ska ha din information
Fler mottagare = fler svar. Var noggrann med vilka du sätter i till-fältet och i kopia-fältet. Ha inte en övertro på att alla behöver och vill ha din information. Onödiga kopior kommer ge onödiga svar = mer antal mail att hantera.
Håll dig till ett ämne per mail
Detta kommer göra det enklare för mottagaren att agera och det kommer vara tydligare om vad mottagaren förväntas göra = mindre antal mail som måste skickas fram och tillbaka
Undvik svara alla
Måste alla veta just ditt svar eller räcker det med att personen som ställt frågan får svaret? Svara allt är absolut inte förbjudet men var restriktiv med ditt användande = mindre antal mail för andra.
Är e-post rätt kommunikationssätt?
Vi har väl alla sett mailkonversationer som blir oändligt långa. I vissa fall då det krävs diskussioner så är både telefonen och möten att föredra. E-post har, tyvärr, ersatt nästan all övrig kommunikation för personer. Rekordet jag ett i hur lång en mailkonversation kan vara är, i utskrivet skick, 21 A4 sidor. Förmodligen hade något annat sätt att kommunicera vart smartare i just det fallet.
Vänj dig vid tanken att e-post inte är ett snabbt kommunikationssätt
Många personer tycker att e-post är bra för det är ett snabbt sätt att kommunicera. E-post är snabbt för den som skickar brevet men det betyder ju inte att det blir ett snabbt svar eller en snabb åtgärd. I värsta fall så blir kanske inte ens mailet läst. Jag kan ta mig själv som exempel. Jag kör heldagsutbildningar snitt tre dagar varje vecka vilket innebär att jag inte kontrollerar och agerar på min mail mellan 8.00-17.00 under dessa dagar. Det jag däremot hinner att göra är att lyssna av min telefonsvarare ungefär två gånger per dag. Vanligtvis under lunchen och en fikapaus. Hade jag fått ett mail där det krävts en ”snabb” åtgärd så hade jag missat det. Jag tror inte min situation är unik utan byt ut mina utbildningar mot interna möten, mässor, resor, konferenser etc. Är ett telefonsamtal bättre då tänker ni? Jag skulle vilja påstå det. Ringa är oftast möjligt på platser där internetuppkopplingen inte fungerar och ett samtal är ”snabbare” att formulera än ett mail om den som ska svara har begränsat med tid = mindre mailtennis = mindre antal mail.
Summering
Det kan låta som att jag är negativt inställd till e-post men så är absolut inte fallet. Jag tycker att det är ett fantastiskt bra kommunikationssätt om det används rätt. Det kan vara både snabbt och effektivt. Kommunikation är, om det görs rätt, direkt mellan en eller flera personer. Håller du dig till de enkla riktlinjerna som finns ovan så kommer du garanterat att frigöra tid. Tid som du kan spendera på något som är mycket viktigare än att spela kontorstennis. Du kanske till och med får tid över till att spela riktigt tennis och då drömma att du är Novak Djokovic!