Vi har alla varit där. Vi planerar bra. Vi skriver in i kalendern vad vi ska göra och vi gör det i god tid i förhållande till när uppgiften ska vara klar. ÄNDÅ blir problem med att hinna klart med stress och kanske övertid som följd för att hinna leverera i tid.
Här, som i många andra fall, handlar det om att försöka tänka ut varför det blir på detta sätt? Vad är den egentliga orsaken till att du hamnar i situationer som denna gång efter gång?
Självklart kan det hända saker som ”förstör” hela din fina planering och lösningen på det är att försöka ha tillräckligt med luft i kalendern dvs. tid som inte är uppbokad utan kan ägnas till att parera oförutsedda händelser.
Dock tror jag att problemet ofta ligger någon annanstans och det handlar om tidsoptimism och en överskattning av hur snabbt, eller långsamt, det verkligen går att göra uppgiften när det väl är dags.
Två enkla och fungerande tips som kan motverka problemet är:
1. Dubbla tiden mot vad du tror
Man ska inte vara varken tidsoptimist eller tidspessimist utan tidsrealist. Tror du att det ska ta en timme, boka två timmar. Tror du att det ska ta tre timmar boka in fem-sex timmar istället. Utvärdera efteråt hur lång tid det verkligen tog och du kommer snabbt bli mycket bättre på att uppskatta hur mycket tid du måste planera in för att få olika saker gjorda och på så sätt hitta den optimala tidpunkten fr när du måste börja för att bli klar i tid.
Du kan fråga dig själv följande; ”Vad är det värsta som kan hända om jag bokar in mer tid för denna uppgift i min kalender?” Svaret kommer förmodligen vara att du får tid över skulle jag vilja säga vilket inte är speciellt jobbigt….
2. Gör allt du kan för att minska ställtiden
Kan du köra igång och arbeta när den planerade tiden kommer eller måste du ta fram underlag, leta efter material, fundera på vad du ska göra etc.? Ett konkret exempel är denna text som jag skriver. Min förberedelse har gjort att jag hade ”stolpar” klara gällande vad det skulle handla om, rubriken var klar och jag hade planerat att det skulle ta mig cirka 20 minuter att skriva det hela. Allt detta hade jag gjort innan själva skrivtiden vad inplanerad vilket innebär att jag kan sätta igång direkt med att producera. Jag behöver inte fundera på vad jag ska skriva om. Ingen ställtid helt enkelt tack vare bra planering i förväg.
Lycka till och fundera på vad du kan göra för att få din planering att fungera ännu bättre.
-Michael