Din deadline är ett par veckor bort eller kanske bara ett par dagar bort men du har fortsatt en känsla av att det är ”gott om tid kvar”. Känslan har, tyvärr, ibland en tendens att hänga kvar för länge vilket kan resultera i att all tid du hade från början har försvunnit utan att du ens noterat att det har hänt. Du vet, så klart, att tiden har gått men du har ändå gjort ett aktivt val genom att skjuta upp/förhala det du innerst inne vet att du borde gjort för länge sedan. Så här kan vi ju inte ha det utan det gäller att hitta ett annat angreppssätt för uppgifter som ska göras där du från början ”har gott om tid”. Någon av er som läser sitter garanterat och motiverar det egna förhalningsbeteendet med att du minsann ”jobbar bäst under press” och därför vill göra sakerna i sista stund. Min kommentar på det är att det, självklart, är bra med positiv press som gör att du känner dig motiverad och laddad. Problemet är bara att ju längre du skjuter upp din uppgift desto mer kommer din positiva press att ersättas av negativ stress och då är det inte lika kul längre och det kommer garanterat inte komma en kommentar att jag ”jobbar bäst under stress”, eller?
Här kommer fem steg för få chansen att bli klar i tid
Steg 1: Dela ”elefanten” i mindre bitar så den går att äta
Det låter makabert med vad jag menar är att om din uppgift stor och omfattande är det lätt att skjuta upp starten för du vet inte riktigt vart du ska börja. Smartaste starten för att få ”igång” stora uppgifter är att bryta ned den stora uppgiften i mindre och hanterbara bitar. Stycka din elefant helt enkelt.
Steg 2: Prioritera alla bitar för att göra saker i rätt ordning
När du väl brutit ned ”elefanten” i mindre bitar är det också mycket lättare att bestämma i vilken ordning de olika delarna ska göras.
Steg 3: Tidssätt alla bitar och bestäm vem som gör vad
Nu har du bra koll på i vilken ordning allt bör göras, vilket innebär att du har massor av små arbetsblock som ska göras för att hela ”elefanten” ska försvinna. Här handlar det också om att se över hur lång tid de olika blocken tar att göra och en bra tumregel är att lägga på 50% mer tid än vad du först tror. Anledningen till den rekommendationen är att våra arbetsdagar sällan blir som vi tänkt oss. Det kommer hända saker och du kommer bli avbruten vilket innebär att det kommer ta längre tid än planerat. Om du lägger på 50% extra tid så är det värsta som kan hända att det går snabbare än planerat. Fundera också på om allt ska göras av dig eller om du ska delegera vissa av delarna till kollegor eller samarbetspartners.
Steg 3: Planera in alla uppgifter
Ska du bli klar i tid måste du börja i tid. Utgå från din deadline, när ska uppgiften vara klar? Backa sedan tillbaka rätt antal dagar/veckor i din kalender för att hitta när du måste starta. Ge dig också en ”tidsbuffert” i slutet dvs. planera inte in att du ska göra klart massor av uppgifter sista dagen innan deadline. Sista dagen/dagarna ska istället användas till eventuell finjustering.
Steg 5: Gör det du planerat att du ska göra när du planerat att du ska göra det
Nu kommer det finnas massor av uppgifter i din kalender och att-göra lista som är prioriterade och planerade av dig själv. Nu är det inte OK att börja skjuta upp dessa uppgifter utan gör det du planerat du ska göra och du kommer märka vilken skillnad det blir både i minskad stress, minskat energiläckage och en ökad kvalité när du jobbar mer långsiktigt och strukturerat.
Lycka till med dina elefanter!
-Michael