I dagens intensiva mailande är rubrikerna viktigare än någonsin. Jag anser att det INTE ska dyka upp mail in din eller andras inkorg som börjar med sv:, sv:, sv:, sv:, sv:,VB:,VB:,VB:,VB:, etc. Mail utan rubrik ska vi inte ens prata om…
De flesta människor gör idag inte sina mail i kronologisk ordning utan prioriterar ordningen efter rubrik och avsändare. Dessutom gör många sina mail i sina smartphones som har mindre skärm vilket innebär att rubriken blir viktigare och viktigare för att ditt mail ska prioriteras och sticka ut.
Många företag som jag hjälper med träning i effektiv e-posthantering väljer även att skapa en intern mailpolicy och där brukar jag alltid tipsa om att ”rubriker” ska vara med som en punkt för att förenkla och förtydliga kommunikation som sker med mail. Några saker fungerar bättre än andra och det jag vet fungerar, av erfarenhet, är att börja ALLA mail som skickas med något följande:
Åtgärd:
Info:
Fråga:
För att förtydliga så kan det se ut på följande sätt:
Åtgärd: protokollet från senaste styrelsemötet måste vara klart 17/9
Info: protokollet från senaste styrelsemötet ligger nu i den gemensamma mappen på intranätet
Fråga: var hittar jag gamla protokoll från tidigare styrelsemöten?
– Arbetar du in en internationell miljö så är det istället vanligt att man använder:
FYA = For your action
FYI = For your information
Q = Question
Efter ditt ”inledningsord” skriver du, så klart, vad det handlar om. Det du/ni behöver fundera på är om alla ”startord” behövs eller om det räcker med exempelvis Åtgärd och info. Viktigt att tänka igenom är också om exempelvis projektnamn, kundnamn, leverantörsnamn, produktnamn etc. alltid ska vara med så det är enkelt att söka fram mail i framtiden.
Tänk också på att korta meddelande får plats i rubriken vilket underlättar ytterligare för den som ska hantera ditt mail.
Exempel kan vara: Info: protokollet från senaste styrelsemötet ligger nu i den gemensamma mappen på intranätet // Michael
Lycka till!