Har Du varit med om att det ibland kan kännas väldigt ensamt på jobbet? Tempot är högt, personal ska ledas, budgeten ska vara i balans, personal ska stöttas, beslut ska fattas och projekt ska både startas och slutföras och allt, helst, samtidigt. En viss känsla av att inte räcka till kan infinna sig men du berättar inte detta för någon för ”alla andra” har också så mycket att göra och du borde ju faktiskt klara av detta för det för ju ditt jobb som chef…

Situationer som ovan stöter jag ofta på när jag tränar och coachar personer i näringslivet och min uppfattning är att desto ”högre upp” personer befinner i organisationen desto mer ensam kan man uppleva sig vara. Känslan som kan infinna sig är att de verkligen borde klara av att hantera situationen för det är ju faktiskt de som är chefer. Det är de som ska fatta alla beslut. Det är deras ansvar. De är inte ”med i gruppen” längre för de är chefer och det är de som ska ha svaren på alla frågor enligt vissa medarbetare (Detta är, så klart, inte sant men det bryr sig vissa ändå inte om) 

Den sammantagna känslan kan bli otillräcklighet, ensamhet och osäkerhet vilket inte leder till något gott. 

Du behöver en kompis, ett bollplank

För att komma ifrån känslan och situationen av ensamhet och otillräcklig finns det ett bra knep att ta till som inte är varken krångligt eller dyrt och det är att du ska ska skaffa en kompis! 

Jag är säker på att du redan har kompisar men nu ska du skaffa en kompis som kan vara ditt bollplank och vice versa. Det ska vara någon som du litar på, någon som du kan du kan prata om gällande allt med och det behöver inte vara en person på ditt jobb utan personen kan arbeta någon annanstans. Det viktiga är att ”din kompis” har en liknande situation som du har för annars är det svårt att sätta sig in i den andres vardag. 

Tipset är att ni träffas var 4:e till 6:e vecka över en lunch eller kaffe men jag har klienter som även gör detta via Teams/Zoom och tycker att det fungerar utmärkt så här handlar det mer om att hitta rätt kompis oavsett vart kompisen befinner sig. Har ett lysande exempel på en två personer som kör detta koncept sedan många år där en person bor i Italien och den andra i Sverige. 

Personligen pratar jag ofta om affärsrelaterade frågor med min poddkompanjon Oliver som befinner sig på en annan ort än så då gäller telefon eller Teams/Zoom.  

Hur ska ni då lägga upp en träff för bäst effekt? 

Nummer ett måste ni komma överens om hur Ni vill ha det. Vad Ni ska fokusera på och hur Ni ska genomföra era träffar men förslag på agenda kan vara: 

• Hur mår du, på riktigt, idag? 
• Vad gör du bra idag och varför? 
• Vad gör du mindre bra och varför? 
• Är det någon speciell situation som ”pågår” just nu som du vill diskutera? 
• Vad ska du utveckla till nästa träff i ditt ledarskap? Något speciellt du ska tänka på? 
• Vad är målet till nästa träff för er båda? 

Frågorna är tänkta som ett underlag till diskussion och inte som ett förhör och ni bestämmer själva om ni dokumenterar eller inte. 

Vinsterna med att skaffa en kompis är stora 

Du får ett bollplank som befinner sig i samma situationen som dig. Du får någon som är objektiv och kan ställa alla ”varför” frågor som du kanske själv inte ställer. Du får en ventil för att slippa gå och grubbla på allt själv samt så så du chansen att hjälpa en kompis till framgång. Bara vinster som du märker och jag lovar att du inte har något att förlora så ut och leta reda på din nya kompis! 

Nu kör vi! 

-Michael 

The post Skaffa dig en kompis appeared first on Michael Alphov.

Är det inte viktigt då? Givetvis är det viktigt och ett oerhört kraftfullt och väl fungerande verktyg för att verkligen vara konstruktiv när det kommer till förstärkning samt korrigering av beteenden som inte är önskvärda. 

För visst är det väl så att de flesta av oss vill bli sedda? Känna uppskattning? Få beröm och veta att det man gör, gör skillnad? Scenariot som blir när vi inte vet att jobbet som vi gör verkligen duger kan det leda till osäkerhet, passivitet och i slutändan motivationsbrist vilket aldrig kommer leda till något bra. 

Feedback kan vara på olika sätt

Det vi måste reda ut en gång för alla innan vi pratar om något annat är vad man kan ge feedback på? Svaret är beteende, uppförande och resultat av en prestation. En del ger feedback på personlighetsdrag men det blir något helt annat enligt mig och det är verkligen inget att rekommendera. Jag brukar tänka att det man ger feedback på verkligen ska vara möjligt att justera eller förstärka för den man ”feedbackar” och personligen brukar jag dela in feedback i tre olika områden: 

Utvecklande feedback

Här handlar det om att hjälpa personen i fråga att utvecklas. Att ta nästa steg. Att utmana. Att våga prova saker han/hon inte gjort och här har det visat sig att ”hjälp till självhjälp” fungerar mycket bra. Ge feedback, lyssna, ställ frågor och hjälp personen att ta nästa steg! 

Förstärkande feedback

Ett underskattat område enligt mig. Det är så lätt att vi fastnar i saker som inte fungerar och att vi ska korrigera våra svagheter, men tänk om det är bättre att göra tvärtom? Fokusera på och förstärk det personer redan är bra på. Den som är bäst kan alltid bli bättre genom att utmana och uppmana personen i fråga att förstärka det positiva beteendet och agerandet. 

Korrigerande/justerande feedback

Om saker inte funkar så är det viktigt att ha modet att ta tag i ”problemet” även om det är jobbigt. Det flesta människor gör inte saker för att vara varken elaka, dumma eller ”motvals” utan för att de inte är medvetna av konsekvensen som blir av deras beteende. Här är ”timingen” oerhört viktigt och feedback bör ske i direkt anslutning till beteendet som du inte är nöjd med. Om du väntar för länge så kan det vara svårt att nå fram med ditt budskap då personen du vill ge feedback till kan ha glömt bort situationen. 

Hur ger man då konstruktiv feedback? 

Före samtalet

• Var väldigt noga med att fundera på VARFÖR ska samtalet genomföras. Vad har hänt eller vad har inte hänt?
• Vad vill du ska hända? Vilken förändring eller förstärkning är du ute efter? Var så konkret som du bara kan.
• Timing. När ska du ge din feedback? Ska den ske direkt eller behöver personen i fråga ”lugna ned sig”? Behöver du sova på saken för att kunna vara konkret?
• Ge personen utrymme att reagera så välj plats och lokal noga. Ska det vara i enrum? En neutral plats? 
• Kalla till samtalet ink. vad du vill prata om
• Förbered dig för olika scenarion och reaktioner som kan hända

Under samtalet

• Prata till och inte om
• Beskriv hur du har tolkat situationen
• Prata alltid i ”jag-form” och beskriv vad DU anser dig vara nöjd eller missnöjd med. Dvs, inte prata i ”man tycker…” eller ”andra tycker…” eller ”alla tycker…”
• Var saklig, specifik och konkret med ditt budskap 
• Ge personen tid att reflektera, tänka och svara på vad du säger 
• Lyssna AKTIVT för att lyssna och inte bara för att svara
• Överdriv inte men säkerställ att personen i fråga förstår vad du menar och vad du är ute efter med din feedback 
• Vad vill du ska hända? Vad ska förstärkas eller förändras?
• Hitta rätt nivå baserat på reaktion och acceptans
• Sammanfatta och kom överens om nästa steg (handling eller ett nytt möte)

Efter mötet

• Följ upp att det fortfarande är acceptans på feedbacken
• Följ upp hur det går med det du vill ska förstärkas eller förändras
• Återkoppla på ALL framgång som du ser genom att analysera det nya nuläget

Till sist – Hur ska du komma igång med att skapa en feedbackkultur?

Uppmana dig själv och andra i din närhet med att vara öppna med era styrkor och svagheter. Ingen kan allt och ingen kan inget. De flesta människor har en enorm potential om den bara släpps fram och uppmuntras. Be även om hjälp när du inte kan och var tydlig med vad du vill lära dig. Förstärk bra beteenden och säg ifrån när du ser beteenden som inte håller måttet. 

Att skapa en ”feedbackkultur” är inte chefens ansvar utan allas ansvar och en kultur som fokuserar på feedback kommer alltid vara under utveckling mot att bli ännu bättre och vem vill inte det? 

Nu kör vi!

The post Feedback är utveckling appeared first on Michael Alphov.

Är det för att vi alltid vill ställa upp? Vara till lags? Vara en bra kollega? Vara en bra lagspelare? Givetvis ska vi ställa upp för varandra och vara både bra kollegor och lagspelare MEN är vi verkligen det om vi tackar jag till alla som ”rycker i oss”? För att addera fakta till diskussionen så gjorde organisationen Svenska Möten en undersökning för ett par år sedan där ett av resultaten var att tjänstemän i Sverige upplevde att de spenderade hela 2,5 veckor per år i felaktiga möten till en kostnad av 75 miljarder svenska kronor.

En annan aspeket i det hela är att om du tackar ja till ett möte och väljer att inte förbereda dig, är du en bra lagspelare då? Kommer mötet att bli bra? Både du och jag vet svaret men ändå är det precis detta som händer dag ut och dag in på många arbetsplatser.

Det är hög tid att boka fler möten med dig själv 

Kalendern ska, enligt mig, vara en plats där dina möten samsas med dina egna (större) arbetsuppgifter. När du ska göra saker som kräver fokus och koncentration är en bokning i kalendern rätt väg att gå så avsätt tid i kalendern när du faktiskt även har möjlighet att följa vad du planerat. Alltför ofta ”kastas” bokningar in i kalendern där det finns en lucka och redan när man gör bokningen vet man innerst inne att det inte kommer att hålla. Tänk smart, tänk systematiskt och  ge dig själv chansen att följa din plan genom en smart planering med hänsyn tagen till just ditt arbete. Du, om någon, har bäst koll på hur just din situation är.

Vill du ha en oerhört bra ”tumregel” att arbeta efter är att ett möte = tre bokningar i din kalender.

Bokning 1= din tid för att förbereda dig

Bokning 2= själva mötet

Bokning 3= din tid för att summera och planera nästa steg gällande vad som diskuterats

Vinsterna kommer bli omedelbara om du planerar in egen tid

Om du nu ger dig själv chansen att följa och arbeta efter DIN planering och göra det du planerat att göra kommer vinsterna bli omedelbara. Du kommer vara bättre förberedd inför alla möten, du kommer driva ditt arbete framåt istället för att det blir surdegar, du kommer arbeta med dina VIKTIGA saker och inte bara hamna i ”brandsläckning” men framförallt, du kommer höja värdet på ditt eget arbete vilket du både förtjänar och tjänar på!

Lycka till!

-Michael

The post Är dagens viktigaste möte det du har med dig sig själv? appeared first on Michael Alphov.

Läget för att ta ett större grepp gällande hur man vill ha det i sitt liv är väldigt bra när ett nytt år närmar sig så vi går därför igenom varför det är viktigt att skapa en tydlig vision för sin framtid. Att  alla behöver definiera sina egen kärnvärderingar för att vara tydlig i vad man ”står för”.

Vidare behöver vi sätta konkreta mål för att forma den bästa versionen av oss själva och själva genomförandet sker genom att skapa smarta handlingsplaner för framgång. Dessutom pratar vi om hur de dagliga rutinerna blir byggstenar för att förverkliga det man vill och önskar.

Så, sätt i hörlurarna, vrid upp volymen och häng med för att få verktygen så du kan ta makten över ditt eget liv!

Trevligt lyssnande!

Michael & Oliver

The post Ta makten över ditt eget liv appeared first on Michael Alphov.

Att ge feedback är ett oerhört kraftfullt sätt för att bekräfta bra beteenden samt för att utveckla nya bra beteenden hos din omgivning. Den ska fokusera på konstruktivitet och ha som mål att få både personen du ger feedback samt verksamheten-/organisationen att växa och utvecklas.

Tips för att ge bättre feedback är:

• Din feedback ska vara utifrån din observation, alltså ”jag tycker att…” , ”jag ser att…” eller ”jag upplever att…”
• Din feedback ska vara specifik. Undvik svävande formuleringar.
• Din feedback ska ALLTID ges med ett gott syfte
• Din feedback ska vara riktat mot ett beteende som mottagaren kan ändra på. Inte mot personen.
• Din feedback ska vara av den karaktär att det är möjligt för mottagaren att göra något åt det.
• Din feedback ska beskriva hur ”beteendet” påverkar dig, medarbetaren, teamet eller verksamheten.
• Din feedback ska ges i rätt tid, oftast i nära anslutning till handlingen men försäkra din om at mottagaren verkligen är mottaglig.
• Din feedback måste vara konsekvent. Det som för bra idag måste vara bra imorgon. Det som inte är bra är inte  bra imorgon osv.
• Din feedback ska ges i rätt dos. Kom ihåg att det är handling du vill ha inte enbart känslor.

Andra viktiga saker att tänka på är:

– Om syftet med återkopplingen är att du vill se en förändring, beskriv hur du önskar att det var istället. Om du istället vill stärka ett beteende, berätta att du vill se mer av det.

– Fråga vad din medarbetare tänker kring det du sagt och lyssna på svaret. Kom fram till en gemensam bild av vad som kan förändras och vad du som chef kan hjälpa till med.

– Lyssna på den du ger feedback till!

– Ge tid till den du ger feedback att ”ta in” din feedback. Pressa inte fram en kommentar eller ett svar. 

Till sist,  en viktig regel: när någon gör eller gjort något bra så berätta gärna öppet om detta. När någon gjort något mindre bra är det smartaste, oftast, att ta det privat. Dvs. direkt med personen i fråga och i enrum. 

Lycka till!

-Michael

The post Bättre samarbete och utveckling genom feedback appeared first on Michael Alphov.

Väntar du på rätt motivation för att börja?

Väntar du på att någon annan ska ge dig den magiska formeln för att göra succé?

Glöm det, motivationen för att göra det du behöver göra kommer att finnas men inte alltid. Din framgång och vad som nu är just DIN framgång måste du lista ut själv för att ditt varför ska vara starkt och beständigt.

Min uppmaning är att du avsätter tid och går igenom den fem stegen på bilden. Fundera, bestäm och skriv ned och sen slutar du vänta och börjar. Ett nytt år är nya möjligheter men de största möjligheterna för att du ska lyckas sitter i dig själv. Oavsett tid på året. 

Nu kör vi!

-Michael

The post 2023 är ditt år! appeared first on Michael Alphov.

Vi närmar oss snart julledigheten och för de flesta av er som läser detta brev är denna tidpunkt ett kanonläge att verkligen fundera på hur man vill ha det för att sedan skapa förutsättningar för att man får det som man vill ha det. 

Var ska man då börja? 

En skön och fungerande modell som är väldigt användbar i sammanhanget är NÖHRAmodellen och den innebär följande: 

Nuläge: hur har du det idag? Vad är sin nuvarande situation och var här så detaljerad som du kan. Både med vad som är bra och vad som inte är bra. 

Önskat läge: Hur vill du ha det? Var är målet? Var är värde för dig? Vad är värde för organisationen? Vad vill du känna när läget är uppnått? 

Hinder: Vad hindrar dig från att gå från nuläge till det önskade läget? Vilka utmaningar har du? Vilka utmaningar finns i organisationen? Vilka utmaningar finns i omvärlden? 

Resurser: Vilka resurser har du? Vilka resurser finns i organisationer? Vilka resurser behöver du? 

Aktiviteter: En klassisk handlingsplan behövs! Bryt ned och prioritera dina aktiviteter för att sedan planera när allt ska genomföras för att du ska nå det önskade läget

Du behöver, helt enkelt, bestämma vad som behöver justeras och förändras för att saker ska utvecklas och förbättras.

• Ska du sluta göra saker?
• Ska du börja att göra saker?
• Ska du delegera saker?

För att göra det hela mer konkret kan det, exempelvis, vara saker som hur du ska ha strukturen på dina mappar i mailen?, Hur ska du hantera alla inkommande mail, Hur ska du spara alla fysiska dokument på jobbet, Hur ska du spara alla ”viktiga” papper hemma, Hur ska du arbeta, i stort, med din prioritering och din planering?, Har du några mål det kommande året?, Har du några långsiktiga må?l, Hur vill du må på riktigt? Vill du bygga en altan kommande sommar?, Ska du ändra komma i bättre fysisk form men anser inte att du har tid? Vad ska du ta bort för att ha tid?

Du ser, listan med frågor kan göras hur lång som helst men DU måste börja någonstans och varför inte med en NÖHRA om hur du vill ha det och hur du vill må i ”stort”.        

Det är ju så att massor av saker sker och görs dagligen och du har massor av vanor och beteenden. En del bra och en del dåliga men de finns där och den enda som kan ta ansvaret för att göra skillnad är du själv. Det bästa tanken att tänka när det känns omöjligt med förändringen är att det faktiskt är du som kommer får den största belöningen när du nått ditt önskade läge. Det är värde om något anser jag. 

Nu kör vi och du, NÖHRA passar även som modell på massor av andra ställen och sammanhang!

-Michael

The post Använd NÖHRA för att rensa bort allt som inte tillför värde appeared first on Michael Alphov.

Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

The post Planering handlar om att räkna appeared first on Michael Alphov.

Hur ska man veta att man kallat RÄTT laguppställning till mötet som ska hållas?

Enkelt svar om du frågar mig. Du ska bara bjuda in de personer som kan bidra till att mötets mål uppfylls. Stelt, fyrkantigt, icke inkluderande och orättvist?

Tvärtom, precis tvärtom.

Tänk om ALLA personer på ett företag bara deltar i de möten de ska vara med på och ägnar resten av tiden till att göra det man bestämt att man ska göra på mötet. Rätt lag spelar matchen helt enkelt.

Vad tror du kommer att hända då?

Kolla gärna in http://ow.ly/4EZf50KMfge

The post Har du kallat rätt lag till ditt möte? appeared first on Michael Alphov.