Det blev snabbt tydligt att en stor frustration rådde kring att deras möten aldrig började i tid. Aldrig är ett starkt ord men i detta fall var det nog befogat.

Situationen hade till och med gått så långt att vissa deltagare, med flit, kom för sent – helt enkelt för att de visste att mötet ändå inte skulle starta i tid. Ironiskt nog var dessa personer fullt medvetna om att deras agerande inte bidrog till att öka möteseffektiviteten men ändå valde de att fortsätta på samma sätt istället för att bara sitta och vänta på andra. Att de själva, med detta beteende, bidrog till att vara en del av problemet ansågs mindre viktigt…

Så, var börjar man om man ska ta tag i problemet?

För mig är det ganska enkelt: att vara i tid innebär just det – att vara i tid, oavsett sammanhang. Det spelar ingen roll om det gäller ett möte, ett tåg eller ett flyg. Jag skriver dessa rader på ett tåg som hade avgångstid 16:12, och självklart var jag där några minuter innan, för att se till att hinna med. Dyker jag upp 16:15 då missar jag tåget, så enkelt är det. Samma princip bör gälla för möten: om starttiden är 09:00, då börjar vi 09:00 – inte senare. Går inte att jämföra tänker kanske du och mitt svar på det är jo, det går att jämföra. Sätter man en tid så håller man den och det speciellt om man har med andra att göra.

För att hjälpa er att komma igång med möten på rätt sätt, varje gång, har jag listat några viktiga punkter:

1. Hitta den optimala mötestiden

Har du/ni funderat över vilken mötestid som verkligen fungerar bäst? Vissa tider ger knappt mötet en chans att börja i tid. Undvik ”back-to-back”-möten (som ligger direkt efter varandra), eftersom det skapar en omöjlig situation. Ingen kan vara på två ställen samtidigt.

2. Kalla endast rätt deltagare

Mindre möten med rätt deltagare har större chans att börja i tid. Och dessutom ökar kvaliteten och engagemanget när alla känner att de faktiskt behöver vara där.

3. Starta alltid i tid

Detta är nyckeln! Oavsett vem som är där eller inte – starta vid utsatt tid. Om någon är sen, fundera på om det verkligen är nödvändigt att ”starta om” för deras skull. Respektera tiden för de som faktiskt kommit i tid.

4. Fokusera på det positiva

Lyft fram och beröm de som kommer i tid. Genom att uppmärksamma rätt beteende sätter du standarden. Många gånger hamnar fokus på vad som går fel, men genom att premiera det som fungerar skapar du en positiv kultur. Det funkar i detta fall och det funkar i andra sammanhang.

5. Prata om värderingar

Att börja i tid handlar om värderingar och respekt. Varför skulle en persons tid vara mer värdefull än en annans? Det handlar om respekt för varandras tid, oavsett roll, uppdrag och ansvar.

6. Håll mötena korta

Håll möten korta, fokuserade och effektiva. Ni ser själva, till och med meningen blir kort.

7. Led andra genom att leda och skapa bra möten

Som mötesledare har du ansvaret att skicka ut kallelser i tid, sätta tydliga syften och mål, och själv vara proffsigt förberedd. När dina möten är välorganiserade och ger värde, kommer människor vilja vara med – och de kommer i tid!

Till sist:

Möten som börjar i tid har större sannolikhet att också sluta i tid, vilket är precis lika viktigt. Alla har vi grejer, tider och andra möten att passa så vi behöver hjälpa varandra att få till disciplin gällande tid. Det börjar med dig själv och det du kan påverka, så varför inte vara med och påverka till en bättre möteskultur!

– Michael

The post 7 tips för att era möten ska starta i tid appeared first on Michael Alphov.

Vill du läsa hela artiklen och mina tips hittar du den här

Nu kör vi vidare mot en bättre möteskultur och ta gärna första steget redan idag!

The post Så vet du om du behövs på mötet appeared first on Michael Alphov.

Oavsett så är det väl så att när det kommer till hur vi fördelar och disponerar vår tid så är just en timme en trevlig och ”jämn” siffra men egentligen inte så mycket mer. Dessutom kommer den klassiska Parkinsons lag kommer in i bilden ganska snabbt. Enligt denna lag tenderar arbete att expandera och fylla den tid som är tillgänglig för dess genomförande. Med andra ord, om vi avsätter en timme för ett möte kommer mötet att ta den tiden, oavsett om vi faktiskt får mer gjort än om vi hade allokerat mindre tid…

Håller du med?

Så, vad är lösningen gällande mötestiden då tänker kanske du?

Nyckeln till framgångsrika möten att vara ytterst medveten om tiden man avsätter. Istället för att låsa sig i en standardtimme är det klokt att variera mötestiderna beroende på agendan som borde vara det som styr. Dvs. börja med att sätta mötets syfte och mål för att sen fortsätta med agendan. Därefter så kan du bestämma hur mycket tid som behövs och vilka som måste vara med. Hoppar vi tillbaka till frågan om tid så är det ju så att ibland kan en hel timme vara nödvändig och berättigad, men ofta kan vi åstadkomma samma resultat på kortare tid om vi är förberedda, fokuserade och effektiva.

Att införa kortare mötestider, som 30 eller 45 minuter, tvingar alla att maximera användningen av den tillgängliga tiden. Denna taktik främjar inte bara snabbare beslut och mer koncisa diskussioner, den ger också deltagarna möjlighet att ha korta och effektiva möten som inte drar ut på tiden i onödan. Med kortare mötestider ökar också behovet av att vara strukturerad och förbered inför alla möten för att möta upp den tydliga agendan och målet med mötet, vilket i sin tur ökar produktiviteten och främjar engagemang.

Så nästa gång du planerar ett möte fundera på om du verkligen behöver en timme och som sagt; börja med syfte, mål och agenda och tidsbehovet kommer bli mycket lättare att uppskatta. Genom att du är medveten om tiden kommer du hjälpa till att skapa en arbetsmiljö som främjar effektivitet och resultat SAMTIDIGT som alla är delaktiga genom att rätt personer sitter på rätt möte med rätt förutsättningar.

Testa att variera tiden – du har allt att vinna!

The post Maximera mötestiden – Därför är en timme inte alltid rätt! appeared first on Michael Alphov.

Det borde sluta bättre

Tyvärr avslutas många möten på detta sätt vilket kan leda till både frustration, tidsslöseri och ibland aggression i den diskussion som följer. Deltagare tvingas sitta och lyssna på saker som inte är relevanta alls för sammanhanget. 

Utvärdera för att utveckla

Min uppfattning är att punkten övriga frågor skall bort från agendan för att istället ersättas av att avslutande punkten, vid varje möte, istället är en utvärdering av själva genomförandet av mötet. En utvärdering som inte bör ta mer 4-5 minuter och ska svara på frågor som:

• Nådde vi målet/målen med mötet?
• Har vi fattat beslut i de frågor som krävde ett beslut? 
• Har alla deltagare fått vara med och påverka? Kom alla till tals? 
•  Höll vi alla tider?
• Var det något som inte fungerade?
• Vad kan vi förbättra till nästa möte?

“Although no one can go back and make a brand new start, anyone can start from now and make a brand new ending.” ― Carl Bard

Lycka till med att förbättra möteskulturen genom att styrka övriga frågor!

-Michael

The post Övriga frågor, någon som har något? appeared first on Michael Alphov.

Personligen brukar jag gilla att göra något, under varje ledighet, som förhoppningsvis gör att jag blir bättre och utvecklas. Det kan vara att saker som att läsa en bra bok inom mina ”områden”, läsa ikapp mig på bra bloggar, artiklar och krönikör eller att lyssna på spännande podcasts.

Därför vill jag ge dig ett skönt påskbord med artiklar som jag tidigare skrivit, podcasts som vi gett ut men även några tips om några favoriter som jag har och följer!

Populära bloggposter

1. Veckoavstämning ger dig chansen att ta helg på riktigt
2. Checklistor är ett fantastiskt hjälpmedel
3. Har du drabbats av FOMO?
4. 7 tips för att skapa en bra fysisk struktur
5. 5 tips för att rensa upp i mötesträsket

Under hösten publicerade jag den oerhört uppskattade mailskolan i sju avsnitt och här kommer den i repris: 

1. Avsnitt 1: Ska mailet skickat överhuvudtaget?
2. Avsnitt 2: Håll dina mail korta och till ett ämne
3. Avsnitt 3: Skriv tydliga rubriker
4. Avsnitt 4: Tänk på ditt språk
5. Avsnitt 5: Slösa inte med mail
6. Avsnitt 6: Sträva efter en tom inkorg varje dag
7. Avsnitt 7: Gör dina mail i block

Populära podcasts 

1. Vilken färg är du? 
2. Vi pratar ledarskap med Magnus Pehrsson, tränare i Malmö FF (Vid inspelningen var han förbundskapten för Estland) 
3. Rensa upp i mötesträsket 
4. Morgonstund har guld i mun
5. Vi pratar ledarskap med Patrik Svensson, divisionschef på F7 och Jas Gripenpilot 
6. Att sätta upp och verkligen nå sina mål 
7. 80/20 regeln
8. Feedback vs. feedforward 

Hit vänder jag mig för inspiration! 

Harvard business review , lifehack, tidningen chef, Inc.com och motivation.se. Alla siterna följer jag med hjälp av det utmärkta verktyget feedly.com som jag tycker du ska kolla in om du inte redan gjort det.

Bra poddar inom näringslivet som jag följer är: 

• Förhandlingspodden av och med Carl Fhager
• HBR Ideacast 
• The Boss show 

Hoppas du kan finna inspiration och ny kunskap i mina tips ovan och glöm inte att det faktiskt är helt ok att inte göra någonting alls ibland. Att göra ingenting alls är ibland precis det som behövs för att både orka i långa loppet men även för att kunna utvecklas.

Ha nu en riktigt skön påsk och gör det som DU mår bra av!

– Michael

The post Glad Påsk till er alla! appeared first on Michael Alphov.

Det som nämns är exempelvis:

• Många möten saknar ett syfte. Ingen vet riktigt varför de ska träffas men mötet fortsätter att bokas och genomföras ”för det har ju alltid varit så”
• Det saknas ett mål för vad mötet ska leda till
• Endast ett fåtal är förberedda
• Start- och sluttid varken respekteras eller hålls
• Det saknas en tydlig agenda
• Finns det en agenda så följs den ändå inte utan det blir ”stickspår” och det kan till och med pågå mer än ett möte under mötet
• Deltagarna har ett dåligt fokus på själva mötet. Det mailas, deltagare ringer och svarar i telefon, det skrivs sms samt så kommer och går deltagare in- och ut ur rummet under mötet
• Inga eller få beslut fattas och allt får göras om igen i nästa vecka….

Hur man ska genomföra effektiva möten är, precis som så mycket annat inom effektivitet, i teorin ganska enkelt men desto svårare verkställa i praktiken. Under mina utbildningar som genomförs för alla möjliga typer av möteskonstellationer som exempelvis ledningsgrupper, projektgrupper, utvecklingsgrupper, arbetsteam, försäljningsteam etc. arbetar vi igenom de saker som nämns nedan. Vill ni börja att göra skillnad i er grupp redan idag, så välj en punkt nedan och börja med den. När den sedan fungerar tar ni nästa osv. Förändring tar tid och måste förankras för att ge ett hållbart resultat.

1. Fastställ syftet 
Utan ett verkligt syfte, inget möte. Ett syfte handlar om varför mötet ska finnas, prioriteras och genomföras. Ifrågasätt alla existerade möten ni har i verksamheten och ifrågasätt alla kommande möten. Finns det det ett syfte? Är ett möte det bästa sättet att lösa uppgiften på eller ska det lösas på något annat sätt?

2. Målsätt alla möten
Vad ska vara uppnått när mötet är genomfört? Ska ni ta beslut i en fråga? Ska det lämnas ut information? Ska ni ”brainstorma” fram en handlingsplan? Om ni inte har ett mål med mötet är det en stor risk att ni kommer ha samma möte om och om igen utan att komma framåt. För att verkligen sätta konkreta mål kan man med fördel använda SMARTmodellen som innebär att alla mål ska vara:
S=specifika (tydliga)
M=mätbara (vad ska uppnås)
A=accepterat (av de som ska beslutat om frågan)
R=realistiskt (tufft är helt ok men det ska vara möjligt att genomföra)
T=tidsatt (tydlighet när det vara klart/genomfört)

3. Kalla rätt personer 
Ok, nu finns syftet och målet är tydligt och konkret. Då gäller det att kalla de personer som är bäst lämpade för att lösa uppgiften. Alla behöver och ska inte vara med på alla möten och bara för att ”Kalle” och ”Lisa” var med förra gången betyder det inte att de måste vara med på detta möte. Det sitter alldeles för många personer som är inaktiva på möten idag så var mycket tuffare i din selektering av deltagare. När/om du blir kallad till ett möte gäller samma sak, fråga dig själv varför du ska tacka ja. Är inte svaret självklart bör du nog tacka nej och göra något annat. Att du tackar nej behöver inte betyda att mötet inte ska genomföras. Det betyder enbart att du inte bör vara med.
När du/ni har rätt uppställning så är det viktigt att deltagares roller är tydliga. Vem driver mötet, vem skriver protokoll etc.

4. Skicka kallelse, agenda och underlag i tid
Ge alla deltagare chansen att komma väl förberedda till alla möten. Skicka ut kallelse och underlag så fort som möjligt och gör det med fördel via er interna kalender som finns i ert mailprogram. Då hamnar mötet, för enkelhetens skull, direkt i deltagarnas kalender. Dokument och länkar kan bifogas i kallelsen via kalendern både för Outlook och Lotus Notes så att allt finns på samma plats. Är du kallad till ett möte och inte fått alla underlag i tid, så är det det bara att fråga den sammankallande personen efter detta.

5. Håll alla tider
Många möten varken startar eller slutar i tid. Jag brukar dra en parallell till om man ska åka tåg, buss eller flyg. Går tåget klockan 08.00 så är man på plats innan 08.00 för att få åka med. Man kommer inte 08.07 för att det passar en själv bättre. Exakt samma respekt för tider ska gälla vid möten. Det är inte ok att komma försent förutsatt att inget allvarligt har hänt vilket det gör extremt sällan. Det är snarare ”Alfons Åbergsyndromet” som ställer till det. Med det menar jag alla som säger ”jag ska bara” vilket många gör precis innan olika möten ska starta (andra gånger också för den delen). En annan viktig faktor gällande tid är det enorma slöseri i pengar försenade möten innebär. Om vi gör ett enkelt räkneexempel blir det följande: ett möte med 6 personer som startar 10 min sent innebär 60 minuters försening totalt. Jobbar ni på ett större bolag kanske detta, totalt, sker i 20 möten om dagen vilket innebär att en halv arbetsvecka slösas bort varje dag! Räknar vi på en snittkostnad på 350 kr i timmen så innebär det 7000 kr per dag och på ett år 1 575 000 kr (räknat på 45 arbetsveckor).
Kontentan blir; håll era starttider och sluttider!

Fundera också på om ni behöver tidssätta de olika punkterna på er agenda för att få en bättre struktur på mötet.

6. Bygg upp dina möten enligt ”filmmetoden”
Har du tänkt på hur viktig inledningen av en film är för att du ska orka koncentrera dig och vilja fortsätta titta? Precis samma mekanismer gäller för ett möte. Det gäller att sätta rätt ”ton” direkt genom att vara tydlig med mötets mål och förväntningar. Alla som väljer att delta i ett möte bör också tänka på sitt eget beteende och attityd för att ge energi och inte ta energi från resten av gruppen. Om du nu bestämt dig för att gå på mötet så gäller det att göra det bästa av saken. Allt blir så otroligt mycket roligare, mer intressant och framgångsrikt med rätt mental attityd och inställning.

7. Fatta effektiva beslut
Alla beslut som fattas under ett möte ska innehålla VEM, VAD och NÄR för att det ska bli konkret och tydligt i beslutsfattandet. Sammanfatta gärna vilket beslut som fattas innan ni går vidare till nästa punkt. Det jag säger är att det inte ska finnas några tvivel och lösa trådar gällande fattade beslut.

8. Sätt era spelregler 
Alla människor är olika och har olika uppfattning över saker som vi alla anser vara självklara. En otroligt viktig grundbult i att skapa effektiva möten är att komma överens om vilka spelregler som som ska gälla under interna möten. Med spelregler menar jag vad som är ok och inte ok under ett möte. Får telefoner vara påslagna? Får man svara i telefonen? Får man sitta och maila under ett möte? Får man äta ”mat” under ett möte? Får man gå ut ur rummet för att prata i telefon etc. under ett möte? Hur förhåller vi oss till sen ankomst? Detta är till synes enkla och ganska självklara saker men när man börjar att prata om detta skiljer sig uppfattningen, ofta, ganska rejält om vad som är ok eller inte. Notera: här går det inte att skapa en ”standardlösning” för hela verksamheten utan vill ni ha  en verklig effekt ska ni arbeta igenom era trivselregler på alla återkommande interna möten som ni genomför.

9. Fira era segrar
Glöm inte att fira alla segrar! För att orka vara fokuserad och driva uppgifter framåt måste man också glädjas över allt som man gör bra och slutför. Glädjen och känslan över att vara klar är en stark ingrediens för ett bra arbetsklimat som också är framgångsrikt.

10. Framgångsrik kommunikation
Som jag redan nämt är alla personer olika och uppfattar saker på olika sätt. Vissa är introverta och andra extroverta. Några fattar sina beslut på känsla medan andra fattar sina på fakta. Givetvis går det inte att vara så generell som jag precis var då alla, oftast, har lite av alla personlighetstyper men det finns alltid någon del som tar överhanden. Forskaren Albert Mehabarian som arbetar på UCLA, USA menar på följande:

55% av all kommunikation sker genom ditt ansiktsuttryck & kroppsspråk

38% genom betoning och ditt tonläge

7% är själva budskapet

Därför är det viktigt att förstå att nyckeln för framgångsrik kommunikation ligger på att förstå vilka kommunikationsbehov mottagaren har. Det handlar alltså om att anpassa sitt eget beteende och kommunikation beroende på vem du pratar med.

11. Avsluta med att utvärdera
Inom det militära används uttrycket ARR frekvent. ARR står för After Action Review och är en utvärdering som ska hjälp till att förstå vad som har hänt, varför och vilken lärdom man kan dra av det som hänt för att utveckla och förbättra. Nu är de flesta av oss inte verksamma i det militära men just utvärdering av alla möten är ett otroligt bra och enkelt sätt för att hela tiden utveckla och förfina möteseffektiviteten. Därför anser jag att utvärdering ska vara den sista punkten på alla interna möten.

Förslag på frågor att summera mötet med kan vara: 

• Nådde vi målet?
• Höll vi tiden?
• Summera alla beslut
• Repetera nästa steg
• Var alla delaktiga och bidrog?
• Vad det något som inte fungerade?
• Vad kan vi göra bättre nästa gång?

12. Efter mötet – ta nästa steg
Skicka protokollet eller lägg det på den gemensamma servern inom 24 timmar för att processen ska fortsätta. Gör de saker som du/ni beslutat och sen börjar det om på steg 1 igen. Syfte, mål, kallelse, nya beslut etc.

Stort lycka till med att skapa effektiva möten som ger energi, tillför ett värde och utvecklar verksamheten dit ni vill. Tveka inte på att höra av dig om du har frågor eller bara vill återkoppla vad som fungerar för er. All feedback tas tacksamt emot.

The post 12 tips för att skapa framgångsrika möten appeared first on Michael Alphov.

Enligt en undersökning som gjorts på uppdrag av Unionen och publicerats på kollega.se visar på följande:

• 4 av 10 har sju möten eller fler/vecka
• 2 av tio ägnar mer än 13 timmar per vecka till möten
• Män har fler mötestimmar än kvinnor
• Möten i södra delen av Sverige är längre än de i norra Sverige
• Snittiden som chefer sitter i möten under en vecka är 8,1 timmar/person

Undersökningen visar också på följande fakta:

• 50 % anser att, de möten de deltar i, inte är meningsfulla och effektiva
• 50 % anser att, de möten de deltar i, saknar mål och syfte
• Mer än 50 % säger att de ibland sysslar med annat under sina möten som att hålla på med telefonen, maila etc.
• 8 av 10 vill minska tiden de sitter i möten

Vilka slutsatser kan vi dra av detta?

Ofta så vet vi inte varför vi träffas – inget syfte och ingen målsättning

Syftet med många möten är väldigt luddigt eller lyser helt med sin frånvaro. Vi träffas för att någon tycker att vi borde ha ett avdelningsmöte, säljmöte eller dylikt eller kanske för att andra har möten eller kanske för att man har ju alltid haft möten på andra arbetsplatser. Att boka in ett möte är enkelt men att tänka efter VARFÖR man ska träffas och vart det ska leda är något som många personer/organisationer missar helt. Om vi nu har bestämt oss för att träffas så är det väl rimligt att det finns ett mål men vart mötet ska leda? Vad ska vi besluta om? Vad ska vi följa upp? Vad ska vi informera om etc. Möten utan syfte och en klar målsättning leder ofta bara till nya möten och diskussioner och inte till dit man egentligen ska.

Möten är inte förberedda – vad ska vi egentligen fokusera på under mötet?

Förberedelse är nyckeln till framgång men hur ska vi kunna förbereda oss om vi inte vet varför vi träffas? Ju ”luddigare” syfte och brist på målsättningar med möten desto sämre blir också förberedelserna. Detta leder till långa möten, diskussioner som hålls ”om och om igen” om saker som kanske egentligen inte ens borde diskuteras i just det forumet och kontentan blir att de inte känns effektiva och meningsfulla. Detta ser vi också i undersökningen som nämns ovan.

Vi när inte mentalt närvarade under våra möten

Är man på ett möte som mötesledare eller deltagare så innebär det ett ansvar mot resten av deltagarna i mötet. Tackar du ja så är vore det väl logiskt att du verkligen fokuserar på mötet som pågår. Varför håller då personer på med annat under själva mötestiden? Jag tror att det är en kombination av att syftet saknas och att det inte finns en klar agenda som driver mot mål(en). Utan agenda så är det en risk att  ”mötesdominanta” personer tar överhanden och pratar om sina saker. Många andra kommer då att ”zoona ut” och börja maila etc. Sen tror ju en del personer att det går att göra två saker på en och samma gång med kvalité men, återigen, multitasking är en myt. Du kan bara göra en sak i taget på ett professionellt sätt. Är man inte närvarande under mötet så är det också stor sannolikhet att mötestiden kommer att öka och att ni kommer att få ha ett möte om samma sak igen=slöseri av tid.

Lycka till med att förbättra din/er möteskultur och behöver ni hjälp så är det bara att kontakta mig!

Nu kör vi!

Michael Alphov

The post Hälften av mötena är inte meningsfulla appeared first on Michael Alphov.

The post Vägen till effektivare möten appeared first on Michael Alphov.

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=KRk4DHF8sr8]

På många företag är just interna möten en stor tidstjuv. Många möten är långa, ostrukturerade och utan något egentligt syfte. De tar energi, skapar irritation och kostar otroligt mycket pengar. Tänk efter hur det är på ditt företag. 8 personer sitter på ett möte under 2 timmar. Räkna på 8 personer x 2 timmar = 16 timmar. Ta sedan timkostnad och låt oss räkna på 700 kr och du har en slutsumma på 11200 kr enbart i kostnad för att sitta på mötet. Detta var enbart pengar och lägg sedan på allt ”motivationstapp” och energiförlusten som tillkommer om mötet är dåligt.

Vill ni göra skillnad på era kommande möten så är ni välkomna att kontakta oss så berättar vi gärna mera om hur vi framgångsrikt hjälpt andra företag och organisationer skapa Effektiva möten som verkligen är en tillgång!

The post Är det inte dags att förbättra er interna möteskultur!? appeared first on Michael Alphov.