Det blev snabbt tydligt att en stor frustration rådde kring att deras möten aldrig började i tid. Aldrig är ett starkt ord men i detta fall var det nog befogat.

Situationen hade till och med gått så långt att vissa deltagare, med flit, kom för sent – helt enkelt för att de visste att mötet ändå inte skulle starta i tid. Ironiskt nog var dessa personer fullt medvetna om att deras agerande inte bidrog till att öka möteseffektiviteten men ändå valde de att fortsätta på samma sätt istället för att bara sitta och vänta på andra. Att de själva, med detta beteende, bidrog till att vara en del av problemet ansågs mindre viktigt…

Så, var börjar man om man ska ta tag i problemet?

För mig är det ganska enkelt: att vara i tid innebär just det – att vara i tid, oavsett sammanhang. Det spelar ingen roll om det gäller ett möte, ett tåg eller ett flyg. Jag skriver dessa rader på ett tåg som hade avgångstid 16:12, och självklart var jag där några minuter innan, för att se till att hinna med. Dyker jag upp 16:15 då missar jag tåget, så enkelt är det. Samma princip bör gälla för möten: om starttiden är 09:00, då börjar vi 09:00 – inte senare. Går inte att jämföra tänker kanske du och mitt svar på det är jo, det går att jämföra. Sätter man en tid så håller man den och det speciellt om man har med andra att göra.

För att hjälpa er att komma igång med möten på rätt sätt, varje gång, har jag listat några viktiga punkter:

1. Hitta den optimala mötestiden

Har du/ni funderat över vilken mötestid som verkligen fungerar bäst? Vissa tider ger knappt mötet en chans att börja i tid. Undvik ”back-to-back”-möten (som ligger direkt efter varandra), eftersom det skapar en omöjlig situation. Ingen kan vara på två ställen samtidigt.

2. Kalla endast rätt deltagare

Mindre möten med rätt deltagare har större chans att börja i tid. Och dessutom ökar kvaliteten och engagemanget när alla känner att de faktiskt behöver vara där.

3. Starta alltid i tid

Detta är nyckeln! Oavsett vem som är där eller inte – starta vid utsatt tid. Om någon är sen, fundera på om det verkligen är nödvändigt att ”starta om” för deras skull. Respektera tiden för de som faktiskt kommit i tid.

4. Fokusera på det positiva

Lyft fram och beröm de som kommer i tid. Genom att uppmärksamma rätt beteende sätter du standarden. Många gånger hamnar fokus på vad som går fel, men genom att premiera det som fungerar skapar du en positiv kultur. Det funkar i detta fall och det funkar i andra sammanhang.

5. Prata om värderingar

Att börja i tid handlar om värderingar och respekt. Varför skulle en persons tid vara mer värdefull än en annans? Det handlar om respekt för varandras tid, oavsett roll, uppdrag och ansvar.

6. Håll mötena korta

Håll möten korta, fokuserade och effektiva. Ni ser själva, till och med meningen blir kort.

7. Led andra genom att leda och skapa bra möten

Som mötesledare har du ansvaret att skicka ut kallelser i tid, sätta tydliga syften och mål, och själv vara proffsigt förberedd. När dina möten är välorganiserade och ger värde, kommer människor vilja vara med – och de kommer i tid!

Till sist:

Möten som börjar i tid har större sannolikhet att också sluta i tid, vilket är precis lika viktigt. Alla har vi grejer, tider och andra möten att passa så vi behöver hjälpa varandra att få till disciplin gällande tid. Det börjar med dig själv och det du kan påverka, så varför inte vara med och påverka till en bättre möteskultur!

– Michael

The post 7 tips för att era möten ska starta i tid appeared first on Michael Alphov.

Mötesteknik i sig  är oerhört enkelt i teorin men desto svårare, för många, i verkligheten. Det man vet att man borde göra gör man ändå inte, märkligt nog. I samma undersökning som mina deltagare får fylla i listar de även anledningarna till att många möten inte är speciellt bra är och det är följande;  

• Syftet är oklart eller saknas helt – ingen, jo kanske den som kallat till mötet, vet varför mötet finns till
• Det saknas mål med vad som ska uppnås under mötet 
• Det saknas en agenda
• Det finns ingen information om hur man som deltagare kan och bör förbereda sig innan mötet
• För många deltagare är inbjudna 

Hur borde man då göra innan alla möten? 

”By failing to prepare, you are preparing to fail” sa Benjamin Franklin en gång i tiden och detta stämmer alltför väl inom de flesta områden och inte minst, gällande möten.

En möteskallelse ska vara baserad på följande:

Syfte

Ett syfte är anledningen till att träffas överhuvudtaget. Massor av möten som genomförs idag saknar syfte och borde aldrig bokats in. Kolla gärna igenom senaste månadens möten och ställ frågan för vart och ett av dem; Vad var syftet med detta möte? Kan du inte svara så skulle mötet förmodligen aldrig genomförts. 

Mål

Vad ska hända under mötet? Vad ska deltagarna ha kommit fram till när mötet är slut? Ska beslut fattas? Ska det informeras eller ska det diskuteras? 

Agenda

Vilka delar och punkter ska gås igenom för att målet ska uppnås? Det är din agenda och inget annat. 

Tydliga direktiv på vad som ska förberedas

Skicka underlag och tydlig på vad deltagarna ska förbereda och du kommer slippa ägna tid på detta på mötet. Ingen punkt med att gå igenom föregående protokoll 90% av mötestiden alltså..

Kalla rätt deltagare 

Vem ska vara med på mötet? Vilka behövs för att målet ska uppnås är det korrekta svaret!  Alla ”bänkvärmare” kan och bör göra något annat med sin tid.

Veckans tips är du i alla kallelser till alla möten från och med nu skriver med syfte, mål, agenda och vad du vill ska förberedas. Sen tänker du ett extra varv gällande vem/vilka som ska vara med på dina möten och bjuder in enbart det som ska vara med. Testa och utvärdera sedan resultatet och jag lovar att du inte kommer att ångra dig. 

En sund möteskultur kommer skapa förutsättningar för resultat i världsklass och det är ditt ansvar som mötesledare att skapa förutsättningar för ett bra möte.

Lycka till!

-Michael 

The post Effektiva möten börjar med grunden appeared first on Michael Alphov.

Oavsett så är det väl så att när det kommer till hur vi fördelar och disponerar vår tid så är just en timme en trevlig och ”jämn” siffra men egentligen inte så mycket mer. Dessutom kommer den klassiska Parkinsons lag kommer in i bilden ganska snabbt. Enligt denna lag tenderar arbete att expandera och fylla den tid som är tillgänglig för dess genomförande. Med andra ord, om vi avsätter en timme för ett möte kommer mötet att ta den tiden, oavsett om vi faktiskt får mer gjort än om vi hade allokerat mindre tid…

Håller du med?

Så, vad är lösningen gällande mötestiden då tänker kanske du?

Nyckeln till framgångsrika möten att vara ytterst medveten om tiden man avsätter. Istället för att låsa sig i en standardtimme är det klokt att variera mötestiderna beroende på agendan som borde vara det som styr. Dvs. börja med att sätta mötets syfte och mål för att sen fortsätta med agendan. Därefter så kan du bestämma hur mycket tid som behövs och vilka som måste vara med. Hoppar vi tillbaka till frågan om tid så är det ju så att ibland kan en hel timme vara nödvändig och berättigad, men ofta kan vi åstadkomma samma resultat på kortare tid om vi är förberedda, fokuserade och effektiva.

Att införa kortare mötestider, som 30 eller 45 minuter, tvingar alla att maximera användningen av den tillgängliga tiden. Denna taktik främjar inte bara snabbare beslut och mer koncisa diskussioner, den ger också deltagarna möjlighet att ha korta och effektiva möten som inte drar ut på tiden i onödan. Med kortare mötestider ökar också behovet av att vara strukturerad och förbered inför alla möten för att möta upp den tydliga agendan och målet med mötet, vilket i sin tur ökar produktiviteten och främjar engagemang.

Så nästa gång du planerar ett möte fundera på om du verkligen behöver en timme och som sagt; börja med syfte, mål och agenda och tidsbehovet kommer bli mycket lättare att uppskatta. Genom att du är medveten om tiden kommer du hjälpa till att skapa en arbetsmiljö som främjar effektivitet och resultat SAMTIDIGT som alla är delaktiga genom att rätt personer sitter på rätt möte med rätt förutsättningar.

Testa att variera tiden – du har allt att vinna!

The post Maximera mötestiden – Därför är en timme inte alltid rätt! appeared first on Michael Alphov.

Hur ska man veta att man kallat RÄTT laguppställning till mötet som ska hållas?

Enkelt svar om du frågar mig. Du ska bara bjuda in de personer som kan bidra till att mötets mål uppfylls. Stelt, fyrkantigt, icke inkluderande och orättvist?

Tvärtom, precis tvärtom.

Tänk om ALLA personer på ett företag bara deltar i de möten de ska vara med på och ägnar resten av tiden till att göra det man bestämt att man ska göra på mötet. Rätt lag spelar matchen helt enkelt.

Vad tror du kommer att hända då?

Kolla gärna in http://ow.ly/4EZf50KMfge

The post Har du kallat rätt lag till ditt möte? appeared first on Michael Alphov.

Vi hoppar fram i tiden till själva mötet ,som nu satt igång, och det spelar ingen roll om det är ett digitalt eller fysiskt möte då samma problem som jag ska försöka att beskriva kan uppstå. Det som händer direkt mötet startar är att du märker att det saknas både syfte, mål samt en agenda. Det är dessutom massor av deltagare med i mötet vilket gör allt lite mer komplicerat även det. Ordföranden gör sitt bästa och försöker att driva mot något slags mål som han/hon har i sitt huvud men det är ett omöjligt uppdrag då ingen vet om målet. Det pratas om allt och ingenting. Alla har sin egen agenda och pratar om det som är mest intressant för dem inom de områden som kommer upp till diskussion. 

Om du var förvirrad innan om vad mötet verkligen var till så är det inte bättre nu. Är det ett digitalt möte klickar du snabbt på ”mute” och om det är ett fysiskt möte börjar du helt sonika att ”zoona” ut och tänka på annat. Nästa steg är förmodligen att du börjar att arbeta med något annat eller åtminstone så så fortsätter dina tankar att vandra någon annanstans. Det är nu du kanske önskar att du hade lite popcorn och dricka till hands…

Jag brukar benämna alla möten man blir kallad till som saknar syfte, mål och agenda för popcornmöten då du/man/jag/vi alla lika gärna kan sitta och äta popcorn och lyssna på allt som alla pratar om… 

Tiden kommer att gå, diskussioner kommer att föras, en del deltagare kommer var nöjda och många missnöjda. Var det ett bra möte? Vet inte brukar svaret vara och många som driver möten på just detta sätt ”försvarar sig” med att säga att det var bra diskussioner och ingen, verkligen ingen skillnad kommer att göras för att det ska bli bättre nästa gång. 

Nästa gång hade jag garanterat förberett med popcorn ELLER så kanske det är läge att ställa lite krav på varandra om att gör annorlunda!?

Hur svårt är det egentligen med lite struktur? 

Jag menar; hur svårt är det att införa en policy/guideline att alla, ja alla, interna möteskallelser ska innehålla följande: syfte, mål med mötet, agenda, underlag att läsa INNAN mötet samt vilka förväntningar det finns på deltagarna? Med ett tydligt syfte och mål är det oerhört mycket enklare att dessutom bestämma vem som behöver vara med på mötet. Vem är det då undrar kanske du? Den eller de personer som kan driva mötet mot målet är svaret. 

Kommer detta att minska alla popcornmöten? Svaret är definitivt ja och rådet är att testa med dina egna möten. Komplettera ALLA dina möteskallelser med syfte, mål med mötet, agenda, underlag och förväntningar och du kommer märka en enorm skillnad!

Nu kör vi!

-Michael 

The post Popcornmöten, är det något som finns i er organisation? appeared first on Michael Alphov.

När det kommer till att driva och genomföra effektiva möten så vill jag påstå att de allra flesta vet vad som behöver göras för att att det ska finnas en rimlig chans att mötet ska bli som man vill och önskar. ÄNDÅ sker inte detta speciellt ofta.

Alla möten, ja! alla möten, ska ha ett syfte och minst ett mål annars ska det inte existera. Med syfte menar jag anledningen till varför mötet ska finnas till. Många gånger behövs inte ett möte för att nå resultatet man önskar och är ute efter utan det kan ibland ersättas av e-post, chatt, en post på intranätet eller som en punkt på ett annat möte. Mål är oerhört enkelt att ”få till” när det kommer till möten och det är, helt enkelt, inget annat än det resultat du önskar att få ut av ditt möte.  Det kan vara beslut, nästa steg, diskussion om hur ni ska komma vidare, att alla ska få och ha samma information eller att säkerställa att alla har samma bild av läget. Vet du syftet så vet du också vilka mål du ska sätta för mötet. 

Vinsterna med alla alltid ha ett syfte och minst ett mål kommer vara omedelbara jag tänker på saker som: 

• Minskat slöseri av allas arbetstid 
• Minskat slöseri av de pengar det kostar att sitta i onödiga möten 
• Mer fokus på resultat när möten genomförs 
• Lättare att säga nej till möten som saknar syfte och mål 
• Lättare att prioritera om du behöver vara med på mötet 

Hur ska man då få till den ”kulturskillnad” jag pratar om? Jo, DU ska börja. DU ska vara ett föredöme och ett gott exempel. Nästa gång DU bjuder in till ett möte så formulerar DU ett tydligt syfte och skriver med ett eller flera mål i kallelsen. Att sedan göra en bra agenda och fortsätta med att bjuda in rätt personer kommer vara oerhört mycket enklare och tro mig, vinsterna kommer bli omedelbara! 

Nu kör vi!

-Michael 

The post Därför ska alla möten ha ett syfte och minst ett mål appeared first on Michael Alphov.

Det borde sluta bättre

Tyvärr avslutas många möten på detta sätt vilket kan leda till både frustration, tidsslöseri och ibland aggression i den diskussion som följer. Deltagare tvingas sitta och lyssna på saker som inte är relevanta alls för sammanhanget. 

Utvärdera för att utveckla

Min uppfattning är att punkten övriga frågor skall bort från agendan för att istället ersättas av att avslutande punkten, vid varje möte, istället är en utvärdering av själva genomförandet av mötet. En utvärdering som inte bör ta mer 4-5 minuter och ska svara på frågor som:

• Nådde vi målet/målen med mötet?
• Har vi fattat beslut i de frågor som krävde ett beslut? 
• Har alla deltagare fått vara med och påverka? Kom alla till tals? 
•  Höll vi alla tider?
• Var det något som inte fungerade?
• Vad kan vi förbättra till nästa möte?

“Although no one can go back and make a brand new start, anyone can start from now and make a brand new ending.” ― Carl Bard

Lycka till med att förbättra möteskulturen genom att styrka övriga frågor!

-Michael

The post Övriga frågor, någon som har något? appeared first on Michael Alphov.

Vad är det då som händer under ett möte som man inte trott ska hända?

Innan jag försöker reda ut svaret på den frågan vill jag börja från början och det är att reda ut ordet självklart. Vad har det med saken att göra kanske du tänker? Jo, är det inte ofta så att vårt beteende och uppträdena präglas av att vi gör och säger saker som vi själva tycker är självklara. Ordet självklart betyder inget annat än att det är klart för mig själv men det betyder inte att det är klart för någon annan eller att någon annan håller med för den delen.

Tillbaka till vad som händer under ett möte om man inte är överens om vad som är ”självklart” för alla. Det kommer finnas personer som kommer sent, går tidigt, svarar i telefon, har telefonens ringsignal på men inte svarar, kollar sina mail i datorn, äter mat under mötet för de gjorde annat på lunchen, kollar sina mail i telefonen, sitter och läser saker på sin dator etc.

Det kommer också finns en massa förutfattade meningar som att man håller på att kolla sina mail om man har sin telefon eller dator framme. Personligen fick jag den kommentaren för ett par dagar sedan under ett möte där jag satt med min telefon i handen och skrev saker. Jag arbetar i Evernote vilket jag vet att många av er som läser gör och ännu fler kanske arbetar i One Note. Båda två är digitala anteckningsböcker som man har tillgång till via en app i både sin dator, Ipad och smartphone. Allt är synkat och fungerar perfekt.

– Satt jag och mailade under mötet?

Självklart inte utan jag skrev anteckningar rakt in i Evernote. Det jag hade missat, eller tog som självklart var att jag tänkte att så jobbar alla men så är inte fallet. Det jag borde gjort var att berätta att jag kommer ta anteckningar i min telefon redan innan mötet startat så hade mötesledaren och resten av deltagarna sluppit fokusera på vad jag gjorde eller vad de trodde att jag gjorde.

Vad ska man då göra?

Avsett 30 minuter på nästa möte för att reda ut allt som är självklart för alla enskilt, till att vara självklart för alla som grupp. Det kommer sedan vara era gemensamma spelregler för just det specifika mötet. 

Resultatet kommer att bli större fokus på att prestera så bra som möjligt och inte att  reta sig på vad någon annan anser vara självklart!

Lycka till!

-Michael

The post Spelregler skapar fokus appeared first on Michael Alphov.

Personligen brukar jag gilla att göra något, under varje ledighet, som förhoppningsvis gör att jag blir bättre och utvecklas. Det kan vara att saker som att läsa en bra bok inom mina ”områden”, läsa ikapp mig på bra bloggar, artiklar och krönikör eller att lyssna på spännande podcasts.

Därför vill jag ge dig ett skönt påskbord med artiklar som jag tidigare skrivit, podcasts som vi gett ut men även några tips om några favoriter som jag har och följer!

Populära bloggposter

1. Veckoavstämning ger dig chansen att ta helg på riktigt
2. Checklistor är ett fantastiskt hjälpmedel
3. Har du drabbats av FOMO?
4. 7 tips för att skapa en bra fysisk struktur
5. 5 tips för att rensa upp i mötesträsket

Under hösten publicerade jag den oerhört uppskattade mailskolan i sju avsnitt och här kommer den i repris: 

1. Avsnitt 1: Ska mailet skickat överhuvudtaget?
2. Avsnitt 2: Håll dina mail korta och till ett ämne
3. Avsnitt 3: Skriv tydliga rubriker
4. Avsnitt 4: Tänk på ditt språk
5. Avsnitt 5: Slösa inte med mail
6. Avsnitt 6: Sträva efter en tom inkorg varje dag
7. Avsnitt 7: Gör dina mail i block

Populära podcasts 

1. Vilken färg är du? 
2. Vi pratar ledarskap med Magnus Pehrsson, tränare i Malmö FF (Vid inspelningen var han förbundskapten för Estland) 
3. Rensa upp i mötesträsket 
4. Morgonstund har guld i mun
5. Vi pratar ledarskap med Patrik Svensson, divisionschef på F7 och Jas Gripenpilot 
6. Att sätta upp och verkligen nå sina mål 
7. 80/20 regeln
8. Feedback vs. feedforward 

Hit vänder jag mig för inspiration! 

Harvard business review , lifehack, tidningen chef, Inc.com och motivation.se. Alla siterna följer jag med hjälp av det utmärkta verktyget feedly.com som jag tycker du ska kolla in om du inte redan gjort det.

Bra poddar inom näringslivet som jag följer är: 

• Förhandlingspodden av och med Carl Fhager
• HBR Ideacast 
• The Boss show 

Hoppas du kan finna inspiration och ny kunskap i mina tips ovan och glöm inte att det faktiskt är helt ok att inte göra någonting alls ibland. Att göra ingenting alls är ibland precis det som behövs för att både orka i långa loppet men även för att kunna utvecklas.

Ha nu en riktigt skön påsk och gör det som DU mår bra av!

– Michael

The post Glad Påsk till er alla! appeared first on Michael Alphov.

Allt handlar om vad som ska ske under mötet, hur många som ska vara med och vad målet är. Vidare behöver du fundera på om det diskussion, inspiration, beslut eller information som står på agendan?

I mina föreläsningar och träningar gällande att hjälpa företag att skapa Effektiva Möten diskuterar vi alltid igenom vikten av att välja rätt plats och rätt lokal för alla möten. Det gör större skillnad än du kan tro.

/ Michael

The post Platsen gör verkligen skillnad appeared first on Michael Alphov.