Tyvärr, måste jag säga, så träffar jag idag stressade personer som ”inte hinner att jobba” och de nämner, ofta, att de upplever en för stor informationstress. För många personer är det inte ovanligt att man öppnar och tittar på mailen mellan 40-50 gånger under en dag för man vill inte missa något utan att egentligen göra någon åtgärd med det man just läst. Vissa han även inkorgen öppen hela tiden på en separat skärm…
Vad blir effekten av detta?
Det som sker är att ett otroligt ineffektivt och tidskrävande beteende skapas där resultatet ofta är en känsla över att man inte får något gjort. Förmodligen är det också sant då enormt mycket tid kommer att förloras och läggas på att göra samma sak om och om igen och det är att öppna och stänga inkorgen….
Hur ska man då göra?
Mitt råd är att du ska göra dina mail i block och personligen anser jag att det räcker att göra detta mellan 2-5 gånger per dag oavsett din position och titel. När du väl har ett block så testa att göra dessa i ”20-minutersblock” vid varje tillfälle. Jag lovar att du kommer bli förvånad hur snabbt du kan beta av mängder av mail under dessa 20-minutersblock och som jag skrev i tips 6, det handlar om beslut när du öppnar inkorgen. Inte att göra allting direkt.
Självklart finns vissa undantag för vissa jobb då fler antal gånger behövs men jag vill att du ser på din e-posthantering som vilken annan arbetsuppgift som helst. Givetvis stänger du ned din inkorg mellan dina ”block”, har stängt av alla ”pling och blink” för nya mail och gör det du planerat att göra.
Lycka till och gör dina mail i block!