Forskning visar att dålig kommunikation är en av de främsta orsakerna till ineffektivitet i organisationer. Det amerikanska forskningsinstitutet Project Management Institute (PMI) har till exempel konstaterat att 56 % av projekten misslyckas på grund av bristfällig kommunikation. En tydlig kommunikationsstruktur ger däremot medarbetarna de verktyg de behöver för att prestera på topp, samtidigt som de minskar stressen och undviker överflödiga eller ineffektiva kommunikationsvägar.
Många företag, läs alla företag, använder sig av en kombination av kommunikationskanaler – ofta med stora utmaningar gällande tydlighet som följd. Ingen vet riktigt när det ena eller andra ska användas och det hela blir oerhört godtyckligt och ”jag-baserat” dvs. jag gör det som passar mig bäst…
E-post: Perfekt för detaljerad och icke-tidskritisk information som ska dokumenteras. E-post bör dock undvikas för snabba frågor eller brådskande ärenden. Här kan svarstiden bli lång och konversationerna drar ofta ut på tiden. Tvärtom mot hur det går till på de flesta arbetsplatser där många hanterar sina mail en ”livechatt”…
Telefon: Kanon för saker som är bråttom och kräver omedelbar feedback och respons. Telefonen ger också en möjligt att diskutera och nyansera kan vara lämplig för känsliga samtal eller saker som måste förklaras. Samtidigt är det en kanal som bör användas sparsamt för att undvika avbrott i medarbetarnas arbetsflöde.
SMS och chatt: Bäst för snabba, korta frågor där ett omedelbart svar krävs, eller när man behöver hålla kommunikationen informell. Slack eller Teams är exempel på populära verktyg. Dock är det så att dessa kanaler riskerar att bli totalt överbelastade om de används för komplexa diskussioner som skulle ha mått bättre av ett möte eller en e-posttråd.
Möten: Fysiska eller digitala möten passar bäst för längre, mer komplexa frågor eller beslut som kräver samarbete och diskussion. Undvik möten för sådant som kan lösas via en kort e-post eller chatt. Att fastna i onödiga möten komme sänka produktiviteten och motivation, så det är viktigt att vara selektiv med när och hur möten ska genomföras.
Hur gör ni på din arbetsplats?
En effektiv intern kommunikation bygger inte bara på valet av rätt kanal, utan även på att alla i teamet förstår när och hur varje kanal ska användas. Framgångsrika företag ser till att dessa riktlinjer är tydligt definierade och att de kommuniceras väl till alla anställda. Jag har hjälpt massor av organisationer med att ta fram en intern kommunikationspolicy och resultaten är alltid en bättre förståelse för hur olika typer av information bör delas, hur man kan undvika dubbelarbete och hur både onödiga avbrott och missförstånd kan undvikas.
Till sist:
Att investera i en tydligt interna kommunikationsstrategi är en investering i företagets långsiktiga produktivitet och alla medarbetares välmående. Genom att vara medveten om när och hur olika kanaler ska användas, kan ditt team arbeta smartare, snabbare och med mindre stress vilket är bra. Väldigt bra till och med.