Prioritering, en konstant utmaning för många och lika svårt i verkligheten som det är enkelt i teorin. Jag tänker att du kanske tänkt någongång att ”jag bara ska fixa det lätta och snabba först” innan jag sätter igång med resten eller så har du kanske tänkt att det är smart att först hjälpa den som skriker högst? Jag tror personligen att de flesta av oss har ramlat i dessa fällor när det kommer till hur vi prioriterar vår egen tid och vi kommer upprepa samma destruktiva beteende om vi inte bestämmer oss att det går att göra annorlunda.
Bägge de två vanligaste felen många gör gällande när de prioriterar nämner jag i ingressen och jag ska försöka reda ut varför bägge är väldigt dåliga av massor av anledningar.
Fel 1 – Spontanprioritering
Det absolut vanligaste modellen som människor använder idag. Det innebär att du gör och fokuserar på det som går snabbt, är enkelt, är litet, du har gjort det förut samt på det som är roligt. Känner du igen dig? Det svåra, det stora, det långsiktiga och det viktiga då? Det ska du ju ta sen eller hur var det nu du sa till dig själv? Vi ska dock vara ärliga och säga att både enkla, små, roliga och snabba uppgifter visst kan vara viktiga men med genom att bara förlita sig på spontanprioriteringen kör man i diket mer ofta än man är på vägen…
Fel 2 – Akustiskt prioritering
”Jag hjälper den som skriker högst först så blir det tyst!” Vem är det då som skriker? Det kan var den ostrukturerade kollegan eller chefen. Detta kan vara din minsta kund som skriker högst av alla kunder och får mest uppmärksamhet fast den inte borde. Ja, det kan helt enkelt vara vem som helst helt enkelt men resultatet blir alltid ofta detsamma och det är fel prioritering. För att inte tala om vad som händer nästa gång samma person vill ha hjälp. Tror du de kommer skrika mer eller mindre än förra gången? DU har ju lärt dem att det var OK att skrika för snabb hjälp….
Hur ska man då göra?
Du ska prioritera som en president och det är den bortgångne Dwight D. Eisenhower som är mannen vi ska tacka eller åtminstone var det han som paketerade ihop det hela på ett begripligt sätt. Han lär också ha sagt följande bevingade ord: ”I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
Citat stämmer oerhört bra för de flesta och tittar man på hur den s.k. Eisenhowermatrisen fungerar så är den uppbyggd av fyra olika rutor/delar:
Viktigt & Bråttom: Här hamnar allt som har en snar deadline, ”kriser och måsten”, allt du verkligen både bör och ska göra NU för att nå dina mål.
Viktigt & Mindre bråttom:Här hamnar saker som du kan planera in för att göra när de verkligen ska göras för att inte bli bråttom. Kan vara förberedelser, strategiarbete, utvecklingsarbete, förebyggande underhåll etc.
Inte viktigt & Bråttom: Detta är en svår ruta för det hela handlar om för vem som uppgiften är viktig eller oviktig. En sak som inte är viktig för dig kan vara viktig för din kollega eller tvärtom. Det jag vill säga är att det handlar om att rätt person gör rätt saker, så delegeringsamt att reda ut och klargöra tydligt vem som ansvarar gällande olika uppgifter är lösningen om du har mängder av aktiviteter i denna ruta.
Inte viktigt & Mindre bråttom: Här hamnar allt som du slösar tid på som, exempelvis, att kolla sociala media 200 ggr per dag. Det är aktiviteter som bara gör dig aktiv, upptagen och stressad men inte produktiv. Lösningen vet du redan och det är sluta slösa bort din tid….
Jag höll precis på att glömma det viktigaste av allt och det är vad som styr dina prioriteringar? Svaret är alltid, verkligen alltid, dina mål och och ditt uppdrag och givetvis ska dina mål gå i linje med företagets mål.
Min uppgift till dig idag är:
Analysera och fundera på följande;
- Vad lägger du din tid på? Är det rätt eller fel saker. Kolla i din kalender och att göra-lista de senaste fyra veckora och utvärdera hur många av de saker du lagt tid på som verkligen tagit dig mot dina mål.
- Vem eller vilka som alltid har en ”gräddfil” till din tid? Är det bra eller dåligt?
- Vad är det alltid du prioriterar först? Är det rätt sak?
- Vad är det alltid du prioriterar ned och varför? Vad blir konsekvensen?
Gör sedan de justeringar du behöver göra för att det ska vara större sannolikhet att du lägger din tid på rätt saker!
Nu kör vi!
-Michael