Många människor gör samma misstag varje dag utan att tänka på det.
Vilket då undrar du? Jo, de hanterar återkommande uppgifter direkt när de dyker upp istället för att bestämma i förväg när de ska göras. Ordet återkommande är nyckeln i detta sammanhang för det är uppgifter som du VET kommer dyka upp igen och igen och igen…
Även om allt ovan låter smart är många människors normala arbetssätt följande: En faktura kommer in → attestera direkt. Ett mail dyker upp → svara direkt. Teams plingar → öppna direkt. Någon vill prata → avbryt det du gör direkt. Problemet är att arbetsdagen då väldigt lätt blir händelestyrd istället för strukturerad och styrt av dig. Ett av de smartaste produktivitetstipsen jag vet är därför väldigt enkelt:
Gör samma saker vid samma tillfälle.
Har du saker som återkommer kontinuerligt så gör dem i ”klump” istället för att hantera dem direkt. Det kan handla om att attestera fakturor två gånger i veckan istället för tjugo gånger utspritt på en vecka. Samma sak gäller mailhantering, administration, telefonsamtal, uppföljningar och dokumentation vilket vi pratat om i tidigare nyhetsbrev. Bara för att något dyker upp betyder det inte att det måste göras NU här kommer den viktiga delen av veckans #måndagsmotivation Rådet är att skapa rutiner av återkommande uppgifter genom ”bunta” ihop små saker.
Om du dessutom har saker som ska göras regelbundet, exempelvis varje vecka, var 14:e dag eller varje månad så boka in återkommande bokningar i kalendern och gör uppgiften vid samma tillfälle varje gång. Låter enkelt, är enkelt men det fungerar,
För rutiner handlar inte om att göra livet tråkigare. Rutiner handlar om att göra livet enklare och vem vill inte ha det enklare?