Ett vanligt beteendemönster som många deltagare på mina utbildningar uppvisar är att de endast skriver in sina fysiska aktiviteter i kalendern. Det innebär oftast enbart möten och aktiviteter där någon annan är involverad. De är helt enkelt bra på att skriva in vart kroppen ska befinna sig och när den ska vara på plats.
Det som ofta glöms bort är alla egna arbetsuppgifter som måste utföras, som att skriva rapporter, granska eller skapa offerter, förbereda för möten, hantera e-post, och avsätta tid för att bocka av punkter på att-göra-listan, med mera. Du är garanterat med på vilka aktiviteter jag pratar om för att höja värdet av din egen planering.
Hur kan man då optimera användningen av kalendern?
För att underlätta planeringen kan man betrakta varje dag eller vecka som en tidsbudget, där det finns en viss mängd tid avsatt för olika aktiviteter: 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan. Denna tid kan fördelas på möten, eget planerat arbete (större uppgifter som kräver tid och fokus), ”oförutsedda händelser” (saker som inte kan planeras men måste hanteras), samt rutinuppgifter som återkommer regelbundet (attestera fakturor, svara på e-post, rapportera tid, etc.).
Problemet med att inte planera för det egna arbetet och rutinerna är att många av dessa uppgifter antingen inte blir utförda alls, utförs med bristfällig kvalitet, eller blir försenade. Det blir svårt att hålla koll på tiden och antalet oförutsedda händelser ökar betydligt på grund av bristande eller felaktig planering.
Dina vinster med att även planera din egen tid i kalendern kommer vara stora och exempelvis:
- Det blir lättare att avgöra om du kan ta på dig nya uppgifter eller inte.
- Det blir enklare att prioritera mellan befintliga åtaganden och nya förfrågningar.
- Det blir smidigare att omplanera när oväntade händelser uppstår, eftersom du kan jämföra dem med det redan schemalagda och snabbt avgöra vad som är mest brådskande och viktigt.
- Det blir enklare att be om hjälp när tiden inte räcker till.
- Det blir lättare att börja i tid med uppgifter som har en deadline lång bort,
Det finns säkert fler fördelar, men det centrala budskapet i denna text är att du behöver höja värdet på ditt eget arbete och avsätta tid även för dina egna uppgifter i kalendern, inte bara när du interagerar med andra. Ett sista viktig tips är att vara mycket specifik med rubrikerna för dina egna bokningar. Det gör det lättare att komma igång när de väl dyker upp i kalendern, och använd gärna ett verb för att ytterligare tydliggöra vad som ska göras.
Lycka till!
-Michael