Vi måste ta saker från början och vi behöver vara överens om vad effektivitet på jobbet egentligen innebär. Frågar du mig så svarar jag att effektivitet handlar det att att uppnå bästa möjliga resultat med minimal tid, rätt ansträngning och och rätt resurser. Resultat vs. insats är ekvationen vi ska sträva efter att optimera och när effektiviteten blir högre skapas bättre förutsättningar för balans och utveckling – både på jobbet och privat. Hoppas du håller med!
Varför är effektivitet så viktigt då?
Ineffektiva arbetsprocesser kan bli dyrt, tråkigt, vara en grogrund till konflikter i teamet och inte minst, fördröja leveranser och förmågan att hålla deadlines. Ett effektivt team kan däremot göra större avtryck, utveckla kreativiteten och skapa nya möjligheter som hjälper verksamheten att växa. Det gynnar inte bara ”affärerna” – det minskar stress och främjar engagemanget i teamet.
Är det så lätt då? Verkligen inte men det går att göra massor av smarta saker för att utveckla som exempelvis mina 7 tips för att öka effektiviteten i teamet 🔝
1️⃣ Sätt tydliga mål– Att alla vet vad som ska göras och varför gör skillnad!
SMARTA mål, prestationsmål, utvecklingsmål eller effekt mål. Använd det som passar bäst men oavsett, med en tydlig riktning blir teamet mer självständigt och fokus kommer vara på utveckling och resultat.
2️⃣ Planera för framgång– En bra plan är mer än bara en lista på saker som ska göras. Klargör omfattning, mätetal samt viktigast av allt – klargör alla roller ink. ansvar, befogenheter, skyldigheter och förväntningar från olika håll.
3️⃣ Förenkla arbetsflöden– Komplicerade processer bromsar mer än de hjälper. Fråga dig om varje steg verkligen behövs och eliminera onödiga hinder som sänker tempot. Gör det lätt att göra rätt!
4️⃣ Ta bort ALLA onödiga uppgifter– Ibland handlar effektivitet om att sluta göra det som faktiskt inte tillför något. Fokusera på de uppgifter som ger störst resultat, och säg nej till det som stjäl tid. Var stenhård i den processen. Verkligen stenhård.
5️⃣ Våga börja och våga vara flexibel– Vänta inte på den ”perfekta” lösningen innan ni kör igång. Starta, följ planen men vara snabb att anpassa er om förutsättningarna ändras och är det något vi vet så är det att saker och ting ändras.
6️⃣ Våga säga nej till de och dem som vill sno er tid – Prioritera teamets tid och energi på det som verkligen räknas. Ha och uppmuntra en öppen kommunikation med era intressenter och sätt tydliga prioriteringar. Det kommer skapa förståelse, respekt för ert uppdrag och på sikt, ett bättre resultat.
7️⃣ Slå tillbaka mot alla former av förhalningsbeeende– Prokrastinering, som är det fina ordet för förhalning, är produktivitetens fiende nummer 1. Sätt planen, följ planen, fokusera, gör dina grejer, ta korta pauser och ta dig framåt. Dag efter dag. Vecka efter vecka och för varje ✅ i din/er lista så är du/ni närmare målet!
Så vill du har mer frihet men samtidigt effektivare arbetsdagar är det en bra starta att se över de 7 tipsen ovan och göra det du/ni behöver göra!