E-post är ett fantastiskt verktyg och det underlättar vår vardag enormt mycket men det paradoxala är att alla mail stundtals också både förvirrar och försämrar vår arbetsmiljö. Alla mail som skickas är inte bra skrivna, vissa borde inte vara skickade från början och ofta skickas mail till fel personer med tidsslöseri som följd. Nedan finns 20 tips för att kommunicera smartare och bättre med e-post så det blir det fina verktyg som det borde vara!
1. Skriv vad du vill eller vad det gäller i rubriken
Det är självklart tänker du men så tänk om det vore så väl. Det skrivs ofta långa rubriker som är både otydliga och förvirrande när det egentligen borde vara helt tvärtom tvärtom. Vill du att något ska ske så skriv det, exempelvis: För åtgärd: skriv protokollet gällande senaste mötet innan 14/4. Är det ren information kan du istället skriva; För info: protokollet från senaste mötet kommer vara klart senast den 14/4. På engelska skriver man ofta FYI = for your info eller FYA = for your action som startord i rubriken för att förtydliga. Personligen skriver jag också ofta fråga: xxx eller återkoppling: xxx när det passar. Testa dig fram vad som passar dig bäst men var tydlig.
2. Glöm inte att skriva vad det handlar om i rubriken
Detta i kombination med steg 1 blir en oslagbar kombination som gör det lätt för mottagaren att agera.
3. Håll dina rubriker korta
Vissa mailprogram visar bara 60 tecken i rubriken vilket gör att långa fraser inte blir speciellt bra. Långa fraser blir även svårt att läsa i mobilen vilket, för många, är den mailklient som används allra mest.
4. Håll dig till ett ämne
Blanda inte olika ämnen i samma mail. Passa inte på att ta med lite om ”ditten och datten” när du ändå är igång och mailar. Många ämnen i samma mail kommer bara leda till förvirring…
5. Undvik förkortningar
Alla bolag och jag menar verkligen, alla bolag älskar sina förkortningar och allra helst på tre bokstäver. Regeln är enkel, bara för att du fattar betyder inte att någon annan fattar så undvik förkortningar.
6. Håll dina mail korta och kärnfulla
”5 sentence rule” säger man på engelska och det är en bra filosofi att utgå från. Självklart kan och SKA inte alla mail vara på max 5 meningar men många ska vara det. Ta bort allt onödigt och kom till saken direkt och du kommer underlätta för mottagaren.
7. Skicka bara till de som verkligen ska den information du vill sprida
Hjälp dina kollegor, kunder etc. genom att bara skicka till de som verkligen är berörda. Slösa inte med din mail och du kan faktiskt ”överinformera” och det är ditt ansvar att selektera vem som behöver veta det du mailar om. Alla behöver veta är inte rätt svar på frågan för det mesta så gör om och gör rätt.
8. Svara inte alla
Undvik att svara alla när du svarar på dina mail. Svara bara till de som verkligen behöver veta vad du svarar och det är sällan alla i mailtråden.
9. Svara inte på CC-mail
Är du på CC-raden så är du på CC-raden av en anledning vilket innebär att du, förmodligen, inte behöva svara eller agera. Är det helt uppenbart att du är den som borde svara så ska du självklart göra det även om du är på CC-raden men undvik detta så länge det går.
10. Skriv tydliga mail
Visa vad som är extra viktigt genom att markera tydligt i texten eller använd punktform för olika saker som ska lyftas fram. Gör allt för att mottagaren ska förstå vad du vill få sagt på ett enkelt sätt. Undvik dock STORA BOKSTÄVER så långt det går då det lätt kan uppfattas som stötande av mottagaren.
11. Kolla igenom innan du skickar
Ta en minut extra och kolla igen dina mail innan du skickar dem och dubbelkolla stavningen genom att köra stavningskontroll och du kommer uppfattas som proffsig och inte slarvig.
12. Ta det lugnt med dina emojis
Det är både lockande och enkelt att lägga till en massa emoijs men rådet är att ta det lugnt med desamma. Tänk på hur mottagaren tänker och hur du uppfattas och vill uppfattas. Ibland kan det vara helt rätt men inbland kan det också vara helt fel. Du måste ha lite känsla helt enkelt ????????????
13. Använd din signatur till reklam för saker du anser vara viktiga
Min signatur ser ut på följande sätt:
Michael Alphov
Föreläser & utbildar i effektiva arbetsmetoder
…………………………………………………………………………………………………..
Tel: +46 (0)768 610 935 alt.
Hemsida: www.michaelalphov.se
E-post: michael@alphov.se
Instagram | Facebook | Twitter | LinkedIn
Tips! lyssna på Sveriges bästa podcast inom effektivitet & försäljning – Alphov & Lopez
Vill du börja arbeta smartare redan idag? Klicka här för gratis tips!
Där ser man tydligt att jag vill göra mottagarna uppmärksamma på min podcast samt så ger jag möjlighet till gratis tips inom effektivitet. Kort, kärnfull men väldigt framgångsrik marknadsföring som är helt gratis.
14. Skriv dina mail ”baklänges” = vänta med att skriva i dina mottager
Många, inklusive undertecknad, har skickat mail som inte varit klara eller som egentligen inte skulle skickats till vissa personer av misstag. Vänta helt enkelt med att skriva in dina mottagare tills du skrivit klart mailet och du slipper vara orolig om mailet var klart när det skickades.
15. Våga skicka mail som inte berör dig vidare
Är du inte rätt person så är det din uppgift att delegera informationen vidare till rätt person.
16. Har du bråttom så ringer du
E-post är inget snabbt sätt att kommunicera. Har du bråttom är det smartare att ringa eller hitta ett annat sätt som gör att du når fram till mottagaren snabbt.
17. Använd regler för att styra nyhetsbrev till en speciell ”att läsamapp”
Nyhetsbrev är intressanta och viktiga men du kanske inte vill ha dem rakt till din inkorg. Skapa istället en ”Att läsamapp” dit du styr alla nyhetsbrev automatisk med hjälp av regler i ditt e-postprogram.
18. Undvik jargong, kritik och ironi
Allt ovan kommer bara leda till bekymmer och merarbete. Inget mer behöver tilläggas.
19. Krångla inte till dina mail
Skriv det som behöver skrivas på ett språk och sätt som alla förstår. Det är ingen akademisk uppsats du ska skriva utan tydlighet och enkelhet är ledorden i mailkommunikation.
20. Skicka inte dina mail på tider utanför arbetstid
Jag fattar också att du ibland måste arbeta utanför din vanliga arbetstider och att det ibland innebär att du svarar på mail på dessa tider. Problemet blir bara att du kommer aktivera dina kollegor oavsett om du vill eller inte då många av dem läser sina mail utanför arbetstid. Till slut kommer det vara oerhört förvirrat när man borde och inte borde svara på och hantera sina mail. OM du nu ska svara på mail utanför kontorstid så kan du lägga till ”skicka senare” i dina mail viket ger dig chansen att skriva och skicka mailet men det skickas inte iväg förrän den tiden du ställer in. Vet du inte hur du gör är det bara att googla på hur detta fungerar i just ditt mailprogram eller så kontaktar du mig så berättar jag.
Välj vilka av tipsen som kommer att göra skillnad för dig och se till att göra den skillnad du behöver att göra för att kommunicera bättre med din e-post!
Lycka till!
-Michael