Låt oss vara ärliga – många älskar att prata om produktivitet, lösningar och nya appar. Många har oerhört bra koll på läget och jobbar väldigt smart på olika sätt men det finns även massor av olika sätt att vara oproduktiv. Tänker att den största produktivitetsdödaren i din vardag inte är att du ”snoozar en uppgift” flera gånger eller kollar mailen en gång för mycket. Det är givetvis inte smart, men en av de verkliga problemen är något mer oskyldigt, men farligare – dålig kommunikation.
Du vet precis vad jag pratar om: de där meningslösa mötena som hade kunnat vara ett mejl, mejlen som aldrig borde ha skickats, och Slack/Teams-meddelanden som kommer så tätt att de borde komma med en varningstext….
Frågan att ställa till sig själv – Är jag en kommunikationskatastrof?
Du kanske inte ens inser det, men risken är stor att du är en av dem som oavsiktligt saboterar din egen (och andras) produktivitet genom hur du kommunicerar och här är några klassiska exempel för att förtydliga vad jag menar:
- Du skriver för långa mejl – Ingen har tid att läsa ditt episka manifest om vad som kunde ha ha följt ”the five sentence rule” dvs. många mail kan och bör inte vara mer än max fem meningar.
- Du multitaskar under möten – Om du är mer fokuserad på din telefon, din mail och att jobba med annat än att fokusera på vad som sägs, varför ens vara där om du inte ska delta?
- Du skickar meddelanden utan att tänka – Varje gång du skickar ett ”Vad tycker du?” så kastar du ansvaret tillbaka på någon annan. Är det verkligen effektivt?
Så vad gör dessa små kommunikationsmissar med din produktivitet? Jo, att du gör allt långsammare, rörigare och… ja, mindre produktivt. För att inte tala om hur frustrerade dina kollegor blir när de tvingas parera din kommunikation.
Lösningen? Skärp Dig
Det låter hårt och det låter inte trevligt men nyckeln är att kommunikation ska inte bara hända – den ska vara effektiv och ha ett syfte. För att hjälpa dig på vägen kommer här är några knep för att vässa din kommunikation och därmed din produktivitet:
- Korta ner allt – Du behöver inte skriva romaner i dina mejl eller Slack/Teams-meddelanden. Var koncis, klar och tydlig. Om du kan säga det på två meningar, gör det.
- Möten med mening – Om du ska ha ett möte, se till att det finns ett syfte, är fokuserat och att alla vet varför de är där. Multitaska inte, utan ge mötet 100 % av din uppmärksamhet, eller skippa det helt.
- Använd tydliga verktyg för att fördela ansvar – Sluta skicka vagt formulerade frågor som tvingar mottagaren att ta reda på vad du egentligen menar. Var tydlig med vad du behöver och när du behöver det.
- Asynkron kommunikation är din vän – Du behöver inte alltid få svar direkt och du behöver inte svara på allt direkt. Skicka meddelanden som andra kan läsa och svara på i sin egen takt – men var tydlig med vilka deadlines som gäller. Är det bråttom så ringer du eller söker upp personen du vill prata med.
Slutsatsen är att produktivitet och kommunikation sitter ihop
Det är dags att sluta skylla på externa faktorer för din bristande produktivitet. Om du verkligen vill bli mer produktiv, börja med att förbättra din kommunikation. Skriv bättre mejl, fokusera på dina möten och ta ansvar för hur du uttrycker dig.
Så, vad väntar du på? Utmana dig själv och ta kontroll över både din kommunikation och din produktivitet och du – Du har som alltid allt att vinna!
Nu kör vi!