Du stänger locket på din dator och tackar för mötet. Ett engagerat möte med högt i tak, bra idéer som bollas fram och tillbaka, och en känsla av att ”nu har vi något på gång”.Känns det igen? Problemet är bara att ett även bra möte som inte följs upp sällan leder till något mer än just… ett möte.
För att förtydliga, hur många gånger har du suttit i ett uppföljningsmöte där samma frågor lyfts igen, utan att något faktiskt hänt sedan sist? 1,2,3….28 gånger?
Förvånansvärt många möten avslutas med att deltagarna vet exakt vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart med ÄNDÅ händer ingenting.
Resultatet? När nästa möte väl kommer är samma frågor kvar på agendan och tiden vi la på mötet blir en kostnad istället för en investering.
Det är här vikten av uppföljning kommer in. Ett möte utan tydlig uppföljning är som att planera en resa men aldrig boka biljetten. Dålig metafor kanske men du fattar 🙂
Det kan kännas bra i stunden, men du kommer ingenstans. Varken bildligt eller bokstavligt. Och varför? Jo, för att de flesta glömmer att ett möte inte är en ensam bokning i kalendern.
Ett möte är – om du vill få saker att hända – alltid tre bokningar
1️⃣ Förberedelse 2️⃣ Själva mötet 3️⃣ Efterarbete och uppföljning
Det är i den tredje ”bokningen” som handling måste ske. Det är där idéer och beslut omvandlas till handling. Här ska du direkt planera in de punkter du blivit tilldelad, inte hoppas att du ”får tid över” senare. Ge dina actions samma respekt som du gav mötet. Punkt slut.
Är du den som ansvarar för helheten eller projektet?
Då räcker det inte att bara bocka av dina egna punkter. Du behöver säkerställa att hela teamet rör sig framåt. Antingen gör du det själv eller så utser du någon som har mandat att följa upp, påminna och hålla takten uppe.
Det handlar inte om att vara jobbig eller ”pushig”. Det handlar om att undvika att viktiga saker faller mellan stolarna och att se till att ni får utväxling på ert möte.
Så nästa gång du bokar in ett möte kom ihåg: det är inte klart när du lämnar rummet eller loggar ut från Zoom. Det är klart först när uppgifterna är planerade och uppföljningen säkrad.
Gör så här:
✅ Boka alltid tid för efterarbete direkt i samband med att mötet bokas
Planera dina actions och reflektera vid behov.
✅ Om du är ansvarig se till att säkra uppföljningen.
Antingen själv eller genom att utse någon som håller koll på helheten.
✅ Se varje möte som en investering
Maxa avkastningen genom att följa upp och GÖR det du ska göra innan nästa möte.
Så nästa gång du bokar in ett möte glöm inte att det inte är klart när du lämnar rummet eller loggar ut från Team/Zoom. Det är klart först när uppgifterna är planerade och uppföljningen säkrad och du, hur ”ser” din kalender ut?
Har du bokat tid för efterarbete efter dina möten, eller chansar du på att lösa det ”sen”? Reflektera , besluta och gör det du behöver göra.