Hamnade i ett otroligt intressant samtal i fredags när jag föreläste om konsten att jobba smartare och inte hårdare på ”Allt för ditt företag” mässan som genomfördes av Företagarna i Västra Götaland. Samtalet handlade om möten och vi kom in på spåret hur det var förr och hur det är idag. Personen jag pratade med hade varit en hög chef i många år på ett av våra mest kända företag men hade numera ett eget bolag. Han drog följande jämförelser från när han började som chef och till när han slutade:
- Förr så kom i princip alla i tid och mötet startade i tid. Idag startar man oftast mellan 5-10 min för sent och då med att fråga vart Kalle är samtidigt som två av deltagarna fortfarande pratar i telefon….
- Förr så skickades agendan ut i god tid så att alla var pålästa och förberedda. Nu kan informationen skickas kvällen/natten före och ingen har läst den dvs. ingen är speciellt förberedd…
- Förr så höll man sig stenhårt till den prioriterade agendan som man även förberett sig för, nu när ingen är speciellt förberedd så pratar den som brinner mest för sitt eget ämne och alla andra blir involverade i diskussionen vare sig de vill eller inte. Förmodligen så var det inte det de skulle ha pratat om…..
- Ett nytt möte måste bokas för att prata om det man egentligen skulle pratat/beslutat om….
- Förr så var telefoner och de få dator som fanns avstängda och fokus låg på att genomföra mötet effektivt och helst vara klara i tid. Nu skickar folk mail, sms och fokus kan ibland vara på helt andra saker än just mötet som man deltar i…..
- Protokoll / mötesanteckningar skrevs alltid förr för att veta vad, vem & när. Numera tar detta tid och ingen riktig dokumentation görs och därför så vet man ju inte riktigt vad man gjort, borde gjort eller ska göra. Kontenta blir att man får göra saker en andra gång…
Nu kan detta låta väldigt överdrivet och att allt var så mycket bättre förr vilket inte är helt sant. Det finns givetvis även vissa punkter som fungerar i era organisationer men jag måste hålla med i mycket av det jag nämner ovan från mina träningar i just möteseffektivitet. Möten har till viss del blivit slentrian och hålls bara för att någon har blivit tillsagd att hålla mötet. Syfte och mål saknas liksom aktivt deltagande från rätt deltagare!
Fundera på hur just dina/era möten mår. En enkel checklista att utgå från kan vara:
- Har mötet något syfte?
- Målsätter vi varje möte? vad vill vi uppnå genom att träffas?
- Är det rätt deltagare? vilka ska bort, vilka är inte aktiva/delaktiga?
- Är alla förberedda?
- Startar/sluta vi i tid?
- Följer vi upp men vem, vad & när?
- Dokumenterar vi fattade beslut och vilka som fattat besluten
Kolla på dina egna möten och du kanske inser att ett ”nej tack” till vissa möten inte vore så dumt.
Lycka till och se till att jobba med Effektiva möten!
Nu kör vi!
// Micke