Rubriken på tipset är ”En tom inkorg är inte målet”. Rubriken borde väl egentligen ha varit ”En tom inkorg är resultatet bra beslutsfattande”och häng med så ska jag förklara vad jag menar. Hur många timmar lägger du på att gå igenom dina mail varje dag? 1 timme? 2 timmar? 3 timmar? Eller är det ännu mer? Ellr kör du redan idag med inbox zero? Förra veckan körde jag utbildningen Effektiv Outlook för två olika organisationer och det blir alltid bra och intressanta diskussioner om hur ”man” arbetar idag med sin mailhantering.
Vad fungerar och vad fungerar inte?
En grej, som passar i det senare blocket och som nästan alltid kommer upp är att många idag har två skärmar på sitt kontor där inkorgen, allt som oftast, konstant är uppe på den ena. Snacka om att göra det svårt för sig själv att fokusera tänker jag. Beteendet som skapas (o)medvetet är att varje gång det kommer ett nytt mail så avbryter de flesta det de håller på med och kollar på mailet med ett avbrott som följd. Nästa utmaning blir att komma tillbaka till att vara fokuserad och det tar tid. Massor av tid och ett annat problem, eller samma problem som bara händer igen om vi ska vara korrekta, är att du förmodligen fått ett nytt mail som du också kolalt på = nytt fokustapp.
Så vad gör vi åt det här då?
För många har Inbox Zero i massor av år varit målet men jag hävdar att inbox zero är ett resultat. Inte ett mål och jag ska förklara hur jag tänker samt lär ut under mina utbildningar.
Det handlar om att ändra perspektiv till sin inkorg
För att komma någonstans i hela denna process handlar det om att ändra sitt sätt att se på mail
#1 Att hantera mail är en arbetsuppgift och en en process
Du blir aldrig ”klar” med mejlen. Precis som disken hemma, så kommer det alltid nytt. Det du bör göra är att bestämma hur många gånger per dag som du måste hantera din inkorg och för de flesta tjänstemän räcker mellan 2-4 gånger per dag. Resten av tiden är din inkorg stängd och givetvis dina signaler och notiser för ny post avstängda.
#2 Öppnar du ett mail så beslutar du om nästa åtgärd
Vad ska ske? Ska du göra något så ska en aktivitet planeras in i din att göra-lista eller kalender och sen ska mailet bort från inkorgen. Annars är det en stor risk att du öppnar samma mail igen, igen och igen…
Ska någon annan göra något är det bara att delegera till rätt person direkt och sen ska mailet bort från inkorgen. Annars är det en stor risk att du öppnar samma mail igen, igen och igen…
Ska inget göras utan mailet ska bara sparas eller kastas så gör du det direkt och sen ska mailet bort från inkorgen. Annars är det en stor risk att du öppnar samma mail igen, igen och igen…
#3 Inse att en tom inkorg inte är samma sak som att alla dina uppgifter är gjorda
En inkorg är till för nya saker som du ännu inte beslutat om. När du väl beslutat, prioriterat och planerat in saker i din att göra-lista och i din kalender så är desamma som styr vad du ska jobba med och när. Inte inkorgen.
Slutorden blir att:
..om du följer du dessa enkla steg så kommer du hantera din inkorg på ett väldigt smart sätt. Tid kommer sparas och den tiden kan du istället lägga på det du planerat att göra. Även ditt fokus kommer att öka. Bara vinster helt enkelt och du kommer garanterat ha en tom inkorg varje dag vilket är otroligt skönt och en bra känsla av kontroll!