Jag har tänkt på dagens ämne väldigt ofta gällande min egen produktivitet och hur märkligt det är att en liten uppgift blir stor bara för att den inte blir av? Det kan vara att boka ett möte, svara på ett mejl eller fixa en enkel rapport. Uppgiften tar kanske tio minuter men eftersom den inte har någon riktig deadline skjuts den upp, om och om igen fast ”man” vet att det inte är speciellt smart….
Det riktigt konstiga? Ju längre jag väntar, desto större känns uppgiften. Till slut tar det mer energi att tänka på den än det skulle ta att faktiskt göra klart den. Inte speciellt smart alls.
Min lösning för att inte hamna i dess situationer är:
..att sätta deadlines för jag har märkt att jag respekterar ”hårda” slutdatum bättre oavsett om det är någon annan eller jag själv som satt upp dem.
Hemligheten är att deadline + planering = gjort.
Det räcker ofta inte att bestämma ”jag ska göra det innan fredag” utan du behöver också blocka tid i kalendern eller skriva in uppgiften på din att-göra-lista. Först då blir det en prioritet istället för en lös ambition.
Exempel:
👉 Mejlet du ska svara på som tar tid att formulera? Lägg in i din att göra-lista NÄR du ska svara på det.
👉 Rapporten som tar 20 minuter att skriva? Planera in tid i din kalender för att göra detta
👉 Den där kontakten du borde ringa? Planera när och blocka tid.
Forskningen är enig med allt ovan och pekar på att planering i kalender eller lista frigör mental energi och minskar stress vilket alltid är bra. Så nästa gång du har en ”pytteliten” uppgift framför dig ge den en sluttid och en plats i din planering för deadlines, även för små uppgifter, gör stor skillnad. Testa, du har allt att vinna.
Framåt mot en bra vecka!
-Michael