Delegering. Ett ord som många ledare använder väldigt frekvent, men hur många gör det riktigt bra? Att delegera handlar inte bara om att fördela uppgifter—det handlar om att skapa förtroende, tydlighet och engagemang hos den som tar över. Du vill ha delegering som skapar resultat och inget annat.
Personligen tycker jag att det är lätt att hamna i fällan med att tänka att alla andra tänker och agerar som en själv. Här gäller det att som ledare, eller kollega, var tydlig med vad du vill ska hända och kanske fokusera mindre på hur det händer och definitivt inte tänka att alla måste göra exakt som du själv hade gjort.
För att göra en delegering som skapar resultat har jag satt ihop enkort checklista som kan var ett bra stöd för dig.
Checklista för delegering som skapar resultat:
✅ Förväntat resultat: Vad ska vara klart när uppgiften är färdig? Vilken kvalitet förväntas?
📅 Tidsplan: När ska uppgiften vara klar? Finns det delmål eller avstämningar längs vägen?
📈 Resurser: Vilka verktyg, material eller stöd finns tillgängligt? Behövs tillgång till specifika personer eller avdelningar?
💬 Kommunikation: Hur och när vill du bli uppdaterad om framstegen? Föredrar du mail, möten eller snabbare avstämningar?
🙋 Ansvar: Vem har det yttersta ansvaret för att uppgiften blir klar? Finns det fler involverade och vad är deras roll?
⚠️ Risker och hinder: Finns det något som kan påverka uppgiften negativt? Hur kan man hantera det i förväg?
🫱🏻🫲🏼 Hur kan du vara ett stöd: vad kan du göra för den som ska göra uppgiften utan att du gör uppgiften? Allt för att vara tydlig och skapa trygghet hos den som du delegerar till.
Kan man göra något ytterligare för att det ska vara större sannolikhet att delegeringen lyckas?
Det är över 30 år sedan jag gjort min militärtjänst på IB2 i Kristinehamn men en sak har fastnat. Våra befäl delegerade friskt och var olika ”smidiga” i sitt sätt att vara men oavsett profil hade de en sak gemensamt; när de delegerat uppgift, avslutades det alltid med: ”Alphov, upprepa”. Genom att jag upprepade ordern säkerställdes det att budskapet gått fram och att det inte fanns utrymme för missförstånd. Väldigt bra för att undvik missförstånd och för att hålla fokus men på jobbet hade det förmodligen blivit väldigt krystat om du kört med ”upprepa xx”….
Dock finns det andra smarta sätt att säkerställa att budskapet gått fram så här kommer några smarta sätt att säkerställa att din delegering landar rätt:
Fråga öppet: ”Hur skulle du sammanfatta vad vi kom överens om?” eller ”Vad blir dina nästa steg?” Det känns mindre militärt och mer som en naturlig dialog.
Sätt en tydlig målbild: som jag skrev ovan – Beskriv varför uppgiften är viktig och hur den passar in i det större sammanhanget. När personen förstår syftet, ökar både motivationen och förståelsen.
Erbjud stöd, men inte styrning: Visa att du finns där om det behövs, men ge frihet att lösa uppgiften på sitt eget sätt. Ingen gillar en ”micromanager” men alla gillar stöd.
Följ upp utan att kontrollera: Ställ frågor som ”Hur går det?” istället för ”Är du klar?”. Det ger utrymme för dialog och visar att du bryr dig om både processen, lärandet och resultatet.
Veckans utmaning till dig är:
… att testa att använda checklistan när du delegerar en uppgift denna vecka. Analysera sedan utfallet och fortsätt med det som fungerar för dig!