Effektiv Outlook hjälper dig ta kontroll över din inkorg!
Vilken känsla framkallar e-post hos dig? Är du e-poststyrd dvs. varje gång det ”plingar” till i inkorgen tittar du snabbt vad som kommit in? Styr inkorgen dina prioriteringar så att andra uppgifter blir lidande? Du har alla ”pling & blink” påslagna för att inte missa när det kommer ett nytt mail. Känns det som om din e-post är en tidstjuv? Känner du att du inte utnyttjar verktyget Outlook på smartast sätt?
Då är utbildningen Effektiv Outlook rätt för dig!
E-post är ett oerhört bra verktyg och hjälpmedel för kommunikation och samarbete om det används rätt. Utbildningen Effektiv Outlook har flera inriktningar och fokus kommer vara på att få en ökad förståelse hur man påverkar och påverkas av e-post, vilka vanor och beteenden som krävs för att du ska lyckas arbeta enligt ”tom inkorgsprincipen” samt smarta, effektiva och tidsbesparande tekniska funktioner i Outlook.
Vad kan du förvänta dig som deltagare i utbildningen "Effektiv Outlook"?
E-posthantering är en viktig del av de flesta tjänstemäns arbetsvardag men, om vi ska var riktigt uppriktiga, förmodligen inte det viktigaste. Trots att de flesta av oss vet detta detta så styr e-posten många tjänstemäns vardag och prioriteringar idag, med olika konsekvenser som följd. Det har till och med gått så långt att det numera finns ett uttryck, FOMO, som betyder ”fear of missing out” som väl beskriver det arbetssätt som många, tyvärr, applicerar idag gällande hanteringen av sin inkorg.
Därför är målet med träningen att du som deltagare ska få ett effektivt och sunt förhållningssätt till din e-posthantering, du ska kunna spendera mindre tid i din ”inkorg” genom smartare arbetsvanor samt genom en bättre användning av tekniska funktioner som underlättar arbetet. Mer uppgiftsstyrd och mindre e-poststyrd helt enkelt!
Så här går det till
Utbildningen i Effektiv Outlook genomförs under en heldag där teori i grupp varvas med praktik och personlig/individuell coachning. Genomförs en uppföljningsdag så sker denna cirka tre till fyra veckor efter heldagen. Utbildningen är förlagd till den plats som kunden bestämmer.
Allt praktiskt arbete är kopplat till deltagarnas verkliga arbetsuppgifter dvs. deltagarna strukturerar sitt eget fysiska arbetsmaterial, sin egen mail och planerar sin egen tid etc.
Under dagen ska deltagarna vara ”bortkopplade” från det vanliga arbetet, så att 100% kan läggas på utbildningen och personlig utveckling. Allt för att skapa bäst förutsättningar för ett långvarigt och hållbart resultat genom en smartare hantering av inkorgen, kalendern och att göra-listan.
(Notera: Outlook är ett varumärke som ägs av Microsoft)
Fakta
1 Heldag (möjlighet finns att köpa en halvdags uppföljning)
Max 15 personer
Teori, praktik & individuell coaching efter behov
Ni bestämmer plats. Föreläsningen kan givetvis även genomföras live fast digitalt via Teams/Zoom.
42000 kr exklusive moms.
En halvdags uppföljning: 29000 kr exklusive moms.
Eventuella rese-/boendekostnader för konsulten tillkommer.
Vad tycker deltagarna?
- Mycket bra utbildning som verkligen underlättar och gör skillnad i det dagliga arbetet. Bra också att det finns tid under själva utbildningsdagarna att få arbeta med sin inkorg och kalender.
- Kanonutbildning. Sällan jag fått så mycket praktiskt med mig från en kurs. Toppklass!
- Borde vara obligatorisk för samtliga kollegor.
Sagt av deltagare från Karlstads Energi AB
- ”I alla år har jag jobbat med att markera mejl som behöver en åtgärd som olästa för att inte riskera att glömma av dem, vilket slutligen resulterat i hundratals ”olästa” mejl och en stor risk att missa saker. Numera får varje mejl en uppgift och en plats. Michael har öppnat en ny värld i Outlook för mig och det är till och med riktigt roligt och stimulerande att alltid ha en tom inkorg. Jag har idag en mycket effektivare hantering av mejl och påminnelser och jag kan verkligen rekommendera alla att lära sig vara mer Effektiv i Outlook.”
Joakim Gerhardsson, Almi Företagspartner AB
Som deltagare i utbildningen "Effektiv Outlook" kommer du att:
Introduktion
- Få förståelse för vikten av rätt attityd, träning, disciplin & inställning för att implementera ett nytt beteende
- Genomgång hur man påverkar och påverkas av informationsflödet och att ständigt vara nåbar
- Genomgång av hur FOMO (fear of missing out) påverkar produktivitet, välmående och stress
- Genomgång av vad Arbetsmiljöverket anser om stress och konstanta avbrott
Metod för hantering av inkorgen
- Få bättre förståelse för vikten av att fatta beslut gällande all ny information
- Få en metod för att ta makten över informationsflödet (beslutsmodell) för att arbeta efter ”tom inkorgsprincipen”
- Få en genomgång hur man påverkar och påverkas av e-post
- Få en bättre insikt över vilket förhållningssätt man bör ha till sin inkorg
- Få tips och och råd gällande effektiv kommunikation med e-post
Struktur och planering
- Få en metod för att skapa superstruktur i Outlook gällande mappstruktur – vilka olika sätt finns det?
- Få tips och metoder för att göra om mail till uppgifter i att göra-listan alt. i kalendern
- Få tips och råd hur effektiv delegering & uppföljning kan ske via Outlook
- Få tips för hur man använder att-göra listan & kalendern i Outlook på smartast sätt
Individuell coachning
- Alla deltagare får individuell coachning efter behov
Avslutning
- Utvärdering och avslutning (Om det kommer genomföras ett uppföljningssteg genomförs utvärderingen då istället)
Vem passar träningen för?
Träningen Effektiv Outlooks form passar alla tjänstemän, oavsett befattningar som i det dagliga arbetet använder e-post och som känner igen sig i beskrivningarna ovan. Kunderna, som redan idag genomför träningen, är en blandning av stora börsnoterade koncerner, privata bolag och offentliga/kommunala/statliga verksamheter. Exempelvis; Valmet, ALMI Företagspartner, Karlstads Energi, BillerudKorsnäs, OwensCorning (Paroc), Pensionsmyndigheten, Stena Recycling, Göteborgs stad, Nordkalk, Närhälsan, VGR och Fryksdalens Sparbank. Givetvis kan träningen genomföras både på svenska och engelska.