Vi tar det en gång för alla; din inkorg är inte rätt plats för saker du ska göra, följa upp eller spara. Det är en plats för ny post som du inte tagit beslut om ännu. Hemma tömmer du brevlådan, postfacket eller ”dörrmattan” varje dag. Du lägger inte tillbaka räkningar som ska betalas, tidningar som ska läsas eller reklam som ska slängas i brevlådan utan du har ett system för hur du hanterar allt ovan. Varför gör vi då inte på samma sätt på kontoret?
Metoden du ska använda är: ”öppnar du så beslutar du”
Första gången du öppnar ett nytt mail gäller det att fatta ett beslut om nästa åtgärd. Svara på det du kan svara på direkt. Kasta det du kan kasta och spara det du ska spara på rätt ställe vilket inte är din inkorg. Kräver informationen i mailet att du ska göra något så ska du planera in detta i din att-göra lista eller i din kalender. På sätt kan du ”släppa uppgiften” just nu och fokusera på det du ska göra just nu.
Detta är INTE detsamma som att du gjort alla nya uppgifter för allt ska och bör garanterat inte göras samma dag som de trillar in. Om jag ger mig på att summera upp vad som kan hända med ett nytt mail blir det följande:
Göra direkt: uppgiften måste göras direkt och du gör också uppgiften direkt. Denna princip är också extremt användbar för mail som tar 2-3 minuter att hantera/göra. Det tar längre tid att planera in så korta uppgifter så det är bättre att göra dem direkt förutsatt att de ska göras.
Göra men inte nu: alla uppgifter måste inte göras nu utan ska göras i ”framtiden”. Då räcker det inte att tänka jag ”gör det sen” utan planera NÄR i din att-göra lista eller i din kalender beroende på hur lång tid uppgiften tar. Min tumregel är att allt som tar mer än 20 min hamnar i min kalender och allt som tar mindre tid hamnar i att-göra listan.
Delegera: skicka vidare direkt och notera när du ska följa upp detta som en att-göra uppgift eller i din kalender på rätt datum.
Spara: spara materialet på rätt plats direkt.
Kasta: vad väntar du på? Kasta bort det du inte behöver eller kan hitta någon annanstans.
Lycka till och ta kontroll över din inkorg!