Varför skjuter personer då upp olika saker?

Anledningarna är garanterat många, olika, logiska och ologiska och under mina utbildningar stöter jag ofta på anledningar eller ursäkter som:

• Jag vet inte var jag ska börja…
• Uppgiften är för stor så det kommer aldrig att bli klart…
• Jag tycker att uppgiften är tråkig…
• Jag tycker att uppgiften är för svår…
• Jag känner inte för det…
• Personer är rädda för att misslyckas så det är ”bättre” att inte börja alls…
• Jag måste vara på rätt humör för att göra uppgiften…
• Jag jobbar bäst under (tids)press så jag börjar alltid i sista minuten…

Oavsett vad man väljer att ”skylla på” så blir resultatet alltid detsamma: dålig kvalité, stress och missade deadlines. Som ”bonus” ställer man ofta till det för sina kollegor, kunder samt partners som inte får din leverans i rätt tid.

Ingen skön känsla alls och definitivt inte ett hållbart beteende över tid.

Om du är intresserad av att ändra på allt ovan är det ditt beteende som måste ändras. Bollen ligger hos dig alltså hos dig (vilken överraskning va? ) oavsett vilken ursäkt du än försöker lura dig själv med. 

Hur bör man då tänka om man är en notorisk förhalare?

Här kommet ett gäng olika konkreta tips som garanterat kommer att göra skillnad:

Just Do It  – Det kommer varken bli enklare eller roligare för att du väntar med din uppgift utan snarare tvärtom. Minsta lilla start är bättre än ingen start så vad väntar du på? 

Bryt ned stora saker i mindre bitar – Ett berg bestiger man steg för steg. En stor uppgift tar man bit för bit och inte hela på en och samma gång. Gör arbetet hanterbart och du kommer att ha så mycket enklare att komma igång.

Ta bort alla frestelser att göra något annat – Stäng ned Facebook, Instagram, mailen eller vad det kan vara som lockar dig bort från att göra det du ska. Det finns, till och med, program att installera på sin dator som blockar möjligheten att surfa under den tid man väljer att ställa in. Fokus är vad det handlar om. 

Fokusera på målet – Vad är vinsten med att göra uppgiften? Se framgången och ”känn” den sköna känslan när uppgiften är klar redan innan den är klar. Mentalt fokus helt enkelt.

Kör på i 15 minuter – Erkänn, en kvart är ingenting och det har man alltid tid att planera in. Börja med 15 minuter och kör så långt du kan och efter det bestämmer du nästa steg och nästa steg och nästa steg och till slut är det du ska göra gjort. 

Sätt en egen deadline – Utmana dig själv med en egen strikt deadline. Gör det till en ära att alltid leverera för tidigt istället för sent. Vänta inte på att folk ska fråga efter ditt resultat utan presentera ditt resultat innan det efterfrågas för då är det garanterat för sent. 

Ta bort alla hinder – förbered dig själv och uppgiften innan den ska göras. Ta bort alla hinder som stoppar dig den att göra uppgiften redan innan du startar. Gör det lätt att göra rätt helt enkelt. 

30-10, 40-10 eller liknande – Gör ett avtal med dig själv om att köra på med uppgiften i exempelvis 3o eller 40 minuter och ta sedan en paus på 10 min där du får göra precis vad du vill. Efter det kör du på med nya 30-40 minuter och sedan en ny paus osv.

Välj ut det eller de tips som du tror kommer göra skillnad för dig och testa dig fram för att hitta vad som fungerar för just dig. För idag är dagen då du börjar att sluta förhala! 

Nu kör vi!

-Michael

The post Dags att sluta skjuta upp saker? appeared first on Michael Alphov.

Är det för att vi alltid vill ställa upp? Vara till lags? Vara en bra kollega? Vara en bra lagspelare? Givetvis ska vi ställa upp för varandra och vara både bra kollegor och lagspelare MEN är vi verkligen det om vi tackar jag till alla som ”rycker i oss”? För att addera fakta till diskussionen så gjorde organisationen Svenska Möten en undersökning för ett par år sedan där ett av resultaten var att tjänstemän i Sverige upplevde att de spenderade hela 2,5 veckor per år i felaktiga möten till en kostnad av 75 miljarder svenska kronor.

En annan aspeket i det hela är att om du tackar ja till ett möte och väljer att inte förbereda dig, är du en bra lagspelare då? Kommer mötet att bli bra? Både du och jag vet svaret men ändå är det precis detta som händer dag ut och dag in på många arbetsplatser.

Det är hög tid att boka fler möten med dig själv 

Kalendern ska, enligt mig, vara en plats där dina möten samsas med dina egna (större) arbetsuppgifter. När du ska göra saker som kräver fokus och koncentration är en bokning i kalendern rätt väg att gå så avsätt tid i kalendern när du faktiskt även har möjlighet att följa vad du planerat. Alltför ofta ”kastas” bokningar in i kalendern där det finns en lucka och redan när man gör bokningen vet man innerst inne att det inte kommer att hålla. Tänk smart, tänk systematiskt och  ge dig själv chansen att följa din plan genom en smart planering med hänsyn tagen till just ditt arbete. Du, om någon, har bäst koll på hur just din situation är.

Vill du ha en oerhört bra ”tumregel” att arbeta efter är att ett möte = tre bokningar i din kalender.

Bokning 1= din tid för att förbereda dig

Bokning 2= själva mötet

Bokning 3= din tid för att summera och planera nästa steg gällande vad som diskuterats

Vinsterna kommer bli omedelbara om du planerar in egen tid

Om du nu ger dig själv chansen att följa och arbeta efter DIN planering och göra det du planerat att göra kommer vinsterna bli omedelbara. Du kommer vara bättre förberedd inför alla möten, du kommer driva ditt arbete framåt istället för att det blir surdegar, du kommer arbeta med dina VIKTIGA saker och inte bara hamna i ”brandsläckning” men framförallt, du kommer höja värdet på ditt eget arbete vilket du både förtjänar och tjänar på!

Lycka till!

-Michael

The post Är dagens viktigaste möte det du har med dig sig själv? appeared first on Michael Alphov.

Dock finns det massor av sätt att övervinna denna dåliga vana som förhalning är och i avsnittet kommer vi att diskutera några användbara strategier för att undvika att förhala.

Allt för att du ska spå chansen att göra det du verkligen vill och ska!

Podene finns som vanligt hos exempelvis Apple Podcasts och Spotify

Trevligt lyssnande!

The post #174 – 5 tips för att sluta förhala uppgifter appeared first on Michael Alphov.

Givetvis finns det alltid två sidor av ett mynt och någon form av deadline är oftast bra för oss människor men det är inte detsamma som att göra allt i sista minuten.

Hur kan man då göra

1. Krossa stora stenar till små stenar

Stora uppgifter har en tendens att skjutas upp för att de är just stora uppgifter. Var ska man börja är inte helt självklart och det är då lättare att tänka att man börjar sen istället. Eller i morgon. Eller i nästa vecka och plötsligt har tiden gått.

2. Sätt egna deadlines

Utmana dig själv genom att sätta egna deadlines på när de olika delarna/”småstenarna” av uppgiften ska vara klart. Detta är ett oerhört framgångsrikt sätt att få stora saker och uppgifter gjorda.

3. Börja, bara börja!

Den stora stenen är delad i mindre delar och du har satt dina deadlines så NU är det bara att börja. Starta med det du ska göra och plötsligt har uppgiften gått från att vara något du ska göra till någon du håller på med vilket är en stor skillnad. Inte minst mentalt.

Vad blir då resultatet?

Mindre stress, mindre slarv och bättre kvalité. En känsla av kontroll och en leverans i tid som både känns bra i magen och i hjärnan är förhoppningen.

Testa, du har allt att vinna på att börja i tid och att sluta lura dig själv att du jobbar bäst under press.

-Michael

The post Tror du också att du jobbar bäst under press? appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat 5 dåliga vanor om du borde sluta med omedelbart för att få mer gjort av rätt saker. 

#1 Sluta säg ja till allting som kommer i din väg

Du ska, så klart, vara hjälpsam, en lagspelare och ställa upp om en kollega har problem men inte alltid och omedelbart. Du kommer uppfattas som oerhört hjälpsam men det som även sker är att sker du egentligen borde ha gjort kommer inte att bli gjort. Att alltid säga ”ja” till alla andra är detsamma som att alltid säga nej till dig själv.

#2 Sluta kolla dina mail hela tiden!

Du är med stor sannolikhet inte anställd för att kolla på dina mail 24/7. Ändå är detta precis vad många gör dag ut och dag in. Bestäm antal gånger du behöver öppna inkorgen och håll dig till det. Du kommer bli förvånat hur väl det kommer att fungera och hur mycket tid du kommer få till att göra saker om betyder något på riktigt. Tips om effektiv mailhantering hittar du här. 

#3 Sluta kolla på dina sociala media hela tiden

Det är sällan någon erkänner öppet att de lägger massor av tid på sociala medier men ändå vet alla vad som skrivs!? Ingen säger att de kollar på sociala media under arbetsdagen men ändå rasslar det in likes etc. på alla inlägg även under arbetsdagarna. Självklart kan man kolla till sin sociala kanaler men det är ofta läge att dra ned på antal tillfällen.

#4 Sluta med multitasking

Du kan bara göra en sak åt gången om du vill ha ett bra resultat. Du vet detta. Jag vet detta. Alla vet detta men ändå är multitasking en av de stora anledningarna till både stress och förhalning av arbetsuppgifter. Gör om och gör rätt!

#5 Sluta delta i möten som inte leder någonstans

Säg nej till alla möten utan syfte och mål. Detta har alltid varit viktigt men i dessa covidtider är det ännu viktigare då de flesta av oss blir inbjudna till fler möten än vad som är brukligt. En enkel regel när du kallar till ett möte är att alltid sätta ett syfte och minst ett mål!  Tips på effektiva möten hittar du här.

Att sätta bra vanor tar tid men vad är alternativet? Att slösa bort tid på dåliga vanor och ovanor? Nej, fundera på vad som behöver ändras och sträva efter att förbättra dina vanor lite varje dag. Små steg blir stora språng över tid så gör det du behöver att göra!

-Michael

The post 5 dåliga vanor som du ska sluta med omedelbart appeared first on Michael Alphov.

Försvinner det jobbiga eller blir det värre av att skjuta upp det?
Du vet svaren på allt ovan precis lika bra som jag vet svaren

Tipset är att istället för att leta efter tecken göra följande:
1)Fundera på varför du inte startat
2)Ta bort allt som hindrar dig från att starta
3) Kör igång!

Ett litet steg är bättre än inget steg och glöm aldrig att många steg tillsammans blir ett stort kliv.

Nu kör vi!

The post Väntar du på ett tecken? appeared first on Michael Alphov.

Ämnet vi pratar om är förhalning eller prokrastinering som det heter med ett fint ord och i veckans avsnitt går Michael och Oliver igenom:
Vad förhalning innebär för dem
 Varför de förhalar saker och vad de förhalar
 Vad säger forskningen om förhalning? Vad är förklaringen?
 Varför dina känslor egentligen är den verkliga anledningen till att du förhalar

Givetvis vävs även massor av förslag på lösningar in i avsnittet för att Du ska kunna ta steget till att börja sluta förhala. Eller rättare sagt, för att vi alla ska kunna minska vårt förhalningsbeteende.

Du hör ju själv, detta är ett avsnitt du inte kan skjuta upp att lyssna på…

Podden hittar du som vanligt där poddar finns och glöm inte www.alphovlopez.se där du har en härlig överblick över alla utgivna poddar!

The post Hur kan man börja att sluta förhala? appeared first on Michael Alphov.

Vad är en gemensam foksutid?

Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock  störa varandra.

Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?

Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:

• En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
• Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
• Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!

Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.

Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?

Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.

Vad bör ni göra i din organisation?

Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.

Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!

-Michael

The post Det är dags att införa en gemensam fokustid appeared first on Michael Alphov.

Grattis! Då är du en ”imorgonperson”! Eller grattis är inte rätt ord utan ”imorgonpersoner” råkar oftast ut för att det inte går att starta imorgon heller utan de måste starta imorgon även imorgon…

Men, man kan ju inte göra allt direkt! 

Nej, verkligen inte men man kan fokusera på vad man ska göra idag istället för att hela tiden tänka på vad man ska skjuta upp till imorgon. Planering är ofta nyckeln till framgång över tid men en bra planering spelar ingen som helst roll om man inte GÖR det man planerat att göra. Det handlar om att ta steg framåt, få saker gjorda, ta nästa steg, avsluta samtidigt som man har kul på vägen. Svara ärligt på frågan när du mår som bäst? Är det när ”saker flyter på” och du får uppgifter gjorda? När du är i flow och har fokus på nuet eller är det när du hela tiden har ett dåligt samvete över allt du inte gjort men som du ska lösa imorgon? Innerst inne vet du dock att det inte kommer ske imorgon heller vilket gör dig ännu mer frustrerad. Ledande fråga men du fattar poängen.

Tricket är att ha koll på imorgon men fokusera på det som sker här och nu 

Det är nu du kan göra skillnad. Det är nu dina val räknas. Det är nu det här viktigt hur du använder din tid. Det är nu Du har makten över ditt eget resultat så det är bara att bestämma sig. Vill du vara en ”imorgonperson” eller vill du vara fokuserad och närvarande just nu? Valet är ditt och ingen annans. 

The post Ska du också börja imorgon? appeared first on Michael Alphov.

Låt oss räkna lite; tänk att du jobbar ca 240-250 arbetsdagar på ett år så blir det snabbt ganska många saker som du kommer att göra extra och det kommer med stor sannolikhet att innebära att du:

• Snabbare kommer till ditt utpekade mål
• Minskar ditt eget förhalningsbeteende dvs. verkligen gör det du planerat att göra
• Levererar i tid eller för tidigt till dina kunder och kollegor
• Minskar ditt dåliga samvete för att du inte gjort vad du borde…

Eller tänk om du, varje dag, lägger extra tid på:

…din egen kompetensutveckling

…att utveckla din produkt eller tjänst

…att stärka samarbetet och relationen med dina kollegor

…ringa en extra kund varje dag

…bygga starkare relationer med dina kollegor

Blir man inte mer stressad då av allt försöka ”klämma” in fler och fler saker under en arbetsdag? Svaret på den frågan är så klart ja om det blir för stora saker som man försöker pressa in. Det vi talar om här är att ta ett litet extra steg varje dag vilket jag tror att de flesta kommer att få plats med i sina att-göra listor. 

Så stort lycka till med att gör en sak extra och som ett sista tips kan jag berätta hur jag gör för att lyckas med mitt ”en sak extra” fokus. Jag bryter ner olika områden som jag vill lägga lite extra tid på och sedan fokuserar jag på att göra en extra sak inom det området varje dag under en begränsad tid. Det kan vara allt ifrån en vecka upp till två månader och kom ihåg det är du som sätter gränserna.

Nu kör vi!

Michael

(Inlägget var ursprungligen publicerat redan 2015)

The post Gör EN sak extra varje dag appeared first on Michael Alphov.