Det som ofta glöms bort är alla egna arbetsuppgifter som måste utföras, som att skriva rapporter, granska eller skapa offerter, förbereda för möten, hantera e-post, och avsätta tid för att bocka av punkter på att-göra-listan, med mera. Du är garanterat med på vilka aktiviteter jag pratar om för att höja värdet av din egen planering. 

Hur kan man då optimera användningen av kalendern?

För att underlätta planeringen kan man betrakta varje dag eller vecka som en tidsbudget, där det finns en viss mängd tid avsatt för olika aktiviteter: 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan. Denna tid kan fördelas på möten, eget planerat arbete (större uppgifter som kräver tid och fokus), ”oförutsedda händelser” (saker som inte kan planeras men måste hanteras), samt rutinuppgifter som återkommer regelbundet (attestera fakturor, svara på e-post, rapportera tid, etc.).

Problemet med att inte planera för det egna arbetet och rutinerna är att många av dessa uppgifter antingen inte blir utförda alls, utförs med bristfällig kvalitet, eller blir försenade. Det blir svårt att hålla koll på tiden och antalet oförutsedda händelser ökar betydligt på grund av bristande eller felaktig planering.

Dina vinster med att även planera din egen tid i kalendern kommer vara stora och exempelvis:

• Det blir lättare att avgöra om du kan ta på dig nya uppgifter eller inte.
• Det blir enklare att prioritera mellan befintliga åtaganden och nya förfrågningar.
• Det blir smidigare att omplanera när oväntade händelser uppstår, eftersom du kan jämföra dem med det redan schemalagda och snabbt avgöra vad som är mest brådskande och viktigt.
• Det blir enklare att be om hjälp när tiden inte räcker till.
• Det blir lättare att börja i tid med uppgifter som har en deadline lång bort,

Det finns säkert fler fördelar, men det centrala budskapet i denna text är att du behöver höja värdet på ditt eget arbete och avsätta tid även för dina egna uppgifter i kalendern, inte bara när du interagerar med andra. Ett sista viktig tips är att vara mycket specifik med rubrikerna för dina egna bokningar. Det gör det lättare att komma igång när de väl dyker upp i kalendern, och använd gärna ett verb för att ytterligare tydliggöra vad som ska göras.

Lycka till!

-Michael

The post Dags att höja värdet på ditt eget arbete? appeared first on Michael Alphov.

Det jag pratar om är givetvis den viktiga insikten och förmågan av att planera sin dag för att skapa förutsättningar för att det ska bli som man vill och önskar. Att ha vissa rutiner på plats som underlättar och förenklar.

ALLT kan och ska givetvis inte planeras och förberedas för det finns ju något som kallas livet också. Saker händer och saker man planerat för blir inte av. Saker kan ta en annan riktning än planerat men oavsett detta så vill jag påstå att är fullt möjligt att vara mer strukturerad och proaktiv än vad de flesta är.

Hur ser det ut idag?

Det finns säkert flera av er som läser dessa rader som är helt fantastiska på att planera och har massor av bra rutiner på plats redan till er som inte alls planerar och mellan dessa båda motpoler befinner sig förmodligen de allra flesta. Brist på planering innebär att de mest dråpliga och dåliga situationer kan uppstå och jag har fått massor av historier berättade för mig genom åren som personer som åkt till kontoret på morgonen fast de skulle ha åkt någon annanstans för ett möte eller dylikt. Eller den stressade chefen som parkerade bilen utanför kontoret och insåg att barnen, som skulle lämnats på förskolan, fortfarande sitter i baksätet…

Varför åkte chefen till fel ställe? Hade det med planering att göra? Svaret är ja då stress, ofta, är en konsekvens av bristfällig planering. Du håller säkert med om att om du väljer att inte lägga tid på att planera så leder det ofta till ett stressat beteende, som för chefen som glömde sina barn. Stress leder, ofta, i sin tur till ännu mer stress och dåliga beslut eller konsekvenser. Som för chefen. Dessutom ”tvingar” du andra bli stressade på grund av din brist på planering och proaktivitet. Saker som att du kanske måste ringa din respektive för att hämta upp barnen och köra dem till förskolan för du hinner så klart inte. Precis detta hände för chefen. Eller så måste du ”alltid” boka in ett ”snabbt” möte med någon för att stämma av något pga. av att du missat att göra det du ska göra. Som sagt, bristen av planering och bra dagliga rutiner får väldigt ofta konsekvenser för dig och för andra.

Tänk om du istället gjorde så här!

Det intressanta är att det mesta går att förbereda i förväg både gällande privatlivet och arbetslivet. Du kan exempelvis:

• Du kan ta fram kläderna du ha på dig i morgon kvällen innan, samma gäller med barnens kläder och skolväska.
• Du kan göra en matsedel för hela veckan för att slippa bli stressad över vad ni ska äta.
• Du kan packa träningsväskan kvällen innan eller för veckan om du har olika pass.
• Du kan duka för frukosten kvällen innan så det är bara att ta fram maten på morgonen.
• Du kan packa din jobbväska dagen/kvällen innan och ställa den i hallen.
• Du kan hälla upp hundmaten kvällen innan så den är bara att ge till hunden på morgonen.
• Du kan se till att dina nycklar ligger på rätt plats så du hittar dem imorgon. 
• Du kan se till att bilen är laddad/tankad om du ska ut och köra på morgonen.
• Du kan ta med allt du behöver hem idag om du ska du på ett möte utanför kontoret det första i morgon bitti.

Pratar vi konkret planering så både tror och hoppas jag att du har en planering för veckan baserad på dina viktiga mål och prioriterade aktiviteter som en grund. Dessutom kan du avsluta varje arbetsdag med tio minuters summering och planering för morgondagen. Justera, prioritera och planera om baserat på ditt nuläge. Snacka om att ta makten över sin egen tid.

Du ser det finns massor av saker du kan göra för att vara bättre förberedd och mindre stressad. Det viktiga är att du skapar de rutiner som ger dig chansen att vara förberedd för att du verkligen ska kunna följa din plan så mycket som det bara går. Det går inte alltid men det går väldigt ofta.

Vart börjar du? Vilka rutiner ska du få på plats?

Nu kör vi!

-Michael

The post Är du förberedd? appeared first on Michael Alphov.

Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:

Gör 1⃣ sak i taget

Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.

Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter

En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att  ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.

Jobba i block om 45-60 minuter

Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att  planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också  koncentrationsmässigt.  Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.

Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block  så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…

Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter

Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!

Lycka till!

// Michael

Fotnot:

Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.

Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.

Källa. wikipedia

The post Så skapar du mer ”flow” i ditt arbete appeared first on Michael Alphov.

Jag skulle vilja dra det så lång som att påstå att många skulle må bra av att ta tillbaka kontrollen över sin egen tid för att verkligen få vara så bra som man vill, bör och kan vara. Att må så bra som man vill, bör och kan göra. Det borde, i princip, alltid vara DU själv som styr dina val och dina prioriteringar om vad som du borde lägga DIN värdefulla tid på och inte någon annan eller någon yttre omständighet. Missta inte detta med att inte vara flexibel och anpassningsbar när prioriteringar ändras men jag är övertygad om att du själv i större utsträckning måste styra valen gällande vad du ska lägga din tid på. Alltför att höja värdet på ditt eget arbete. 

Så kan man ju inte säga…

Det brukar vara standardkommentaren när jag pratar om att höja värdet på sitt eget arbete och det är kanske vad som passerade förbi även i dina tankar!? När diskussionen väl fortsätter brukar det oftast komma en massa ursäkter varför det inte går att bestämma och det kan var saker som; ”Jag har ju en chef som bestämmer” är en vanlig invändning. ”Jag är anställd för att göra mitt jobb” är en annan och ”jag kan inte bara börja att bestämma själv” är en tredje. ”Det går inte att planera för det händer alltid saker” är en fjärde. ”Det är kunderna som bestämmer” är en femte….

Istället för att fastna i allt som inte går, tänk så här!

Ställ dig frågan; Vad är det som är viktigt på riktigt i mitt arbete? Svaret är även denna gång dina mål som ska uppnås under året tillsammans med dina ansvarsområden. Hur ska du lyckas med detta om du inte får göra rätt saker? Det är när du börjar att lägga din tid på att verkligen göra det uppgifter som höjer värdet för dig, dina kunder och din organisation som magin sker. Det reaktiva arbetssättet svänger sakta över mot ett mer proaktivt sätt att jobba. Tar du kontrollen över din tid och ditt FOKUS kommer du kunna vara mer flexibel och proffsig. Du kommer kunna ta kloka beslut om när du faktiskt måste vara reaktiv och agera på något som hänt men du kommer också kunna ta kloka val om att inte reagera på vissa saker för det är varken viktigt eller bråttom. Höj värdet på sitt eget arbete och allt kommer bli både roligare, bättre och mer framgångsrikt. Det är inte mer komplicerat än så. 

– Michael

The post Höj värdet på ditt eget arbete appeared first on Michael Alphov.

Vad är en gemensam foksutid?

Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock  störa varandra.

Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?

Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:

• En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
• Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
• Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!

Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.

Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?

Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.

Vad bör ni göra i din organisation?

Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.

Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!

-Michael

The post Det är dags att införa en gemensam fokustid appeared first on Michael Alphov.

Varför gör vi då på detta sätt?

En stor anledning är den inneboende och dominanta drivkraften, hos de flesta, om att göra allt som de själva eller någon annan uppfattar som bråttom. Motfrågan om uppgiften verkligen måste lösas nu samt om den är viktig missas ofta. Jag skulle vilja att du istället för att dras med i ”bråttomhysterien” börjar försöka arbeta helt tvärtom! Det kan låta som en utopi och naivt och givetvis måste det finnas plats i din kalender(varje dag) för att hantera oförutsett och oplanerat arbete som kommer att dyka. Du ska givetvis göra även dessa uppgifter förutsatt att de är viktiga och inte bara bråttom av någon anledning.  Merparten av dagen borde istället gå till proaktivt arbete istället för reaktivt.

3B metoden är din räddning 

Jag vill härmed lansera 3B metoden som innebär att istället för att dras med i stress och skapandet av en kultur där allt hela tiden är bråttom så gäller det att 1) BROMSA upp och reflektera om du verkligen är på rätt väg och jobbar med rätt uppgifter. Att arbeta snabbare är inte en hållbar lösning om du inte arbetar med rätt saker. I ett högt tempo tänker vi inte alltid helt klart och logiskt så ganska ofta jobbar vi då med fel saker. När du bromsat upp och verkligen tänkt efter vart du är på väg, dvs. vilka mål du/ni ska uppnå så handlar det om att 2) BRYTA ned målet i olika delaktiviteter. Vissa ska du göra oh vissa ska säkert andra personer göra. Stora uppgifter måste alltid brytas ned för att bli hanterbara annars är risken stor att uppgiften kommer förhalas. Alla delaktiviteter som nu hamnat på dig själv måste du 3)BOKA in i din agenda. Konkret innebär det att alla uppgifter ska finnas inbokade i din kalender eller som en punkt på din att-göra lista.

Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Läs det igen. Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Att bromsa upp innebär att du verkligen väljer vilken väg du ska köra på och när du gör uppgiften ska det vara i det tempo som passar uppgiften. Att arbeta proaktivt innebär inte att allt reaktivt arbete försvinner och ibland är det faktiskt så att det dyker upp viktiga saker som du måste hantera nu. Merparten av din tid borde dock läggas på att verkligen jobba proaktivt med hög kvalité. På så sätt kommer även det reaktiva att minskas drastiskt för du har ju redan gjort uppgiften!

Nu kör vi!

The post Minska alla dina ”bråttom” uppgifter med 3Bmetoden appeared first on Michael Alphov.

Vilka är då de sju stegen? 

1. Matcha rätt person till uppgiften

Handen på hjärtat, vem brukar du delegera till? Utan att ha gjort en vetenskaplig undersökning skulle jag vilja påstå att den mesta delegeringen av uppgifter görs till personer som betecknas som ”ja-sägare”-. Det känns ju bra för dig att ha ”blivit av” med uppgiften men problemet är ju att samma person förmodligen säger ja till allt annat som kommer i dennes väg och sannolikheten för en ”dålig leverans” är stor.

2. Vad är det som skall göras?

När du hittat rätt person gäller det att komma överens om vad som skall göras. Diskutera och planera för att komma överens om omfattning och mål med att uppgiften skall göras. Ju mer ni bestämmer tillsammans innan personen startat med uppgiften desto större sannolikhet är det att resultatet blir det ni önskar.

3. När ska det vara klart?

Sätt upp en realistisk och väl överenskommen tidplan för när det ska vara klart. En uppgift utan tidplan och deadline kommer i princip aldrig att prioriteras av någon

 4. Hur ska uppgiften göras?

Finns det regler, instruktioner, ”best practice” etc. för hur uppgiften skall utföras? Har du speciella förväntningar eller tankar på hur det borde göras för att få det resultat som krävs? Gå igenom allt och var tydlig med alla förväntningar till den person som du ger uppdraget. Finns det däremot inte regler eller dylikt så är ”hur-frågan” upp till personen som gör uppgiften att avgöra.

5. Kontrollera att budskapet fått fram – be personen du delegerat till att berätta hur han/hon uppfattat vad som ska göras

Alla som gjort värnplikten kommer garanterat ihåg frasen: ”repetera uppgiften”

Detta skedde när man fick en uppgift tilldelad och syftet var att kolla att man hade förstått. Tricket med att låta personen som fått uppgiften att repetera är att han/hon kommer berätta hur uppdraget uppfattats med egna ord och det gör det enklare för dig som delegerat att kontrollera att uppdraget uppfattas korrekt.

 6. Våga släppa på kontrollen

Om du gör alla punkterna ovan så kan du släppa på kontrollen och övervakningen utan att känna oro över att processen drivs framåt och att uppgiften blir utförd med rätt kvalité till rätt slutdatum.

7. Avstämning och återkoppling

Även om du gjort alla stegen som nämns ovan så kan det finnas ett behov av avstämning under tiden som uppgiften genomförs för att verkligen se till att allt går enligt plan. En slutlig återkoppling behövs definitivt när uppgiften är slutförd och skall finnas inbokad redan när uppgiften delegeras.
Tips: använd samma checklista när du får uppgifter delegerade till dig. Är du rätt person? vet du vad som ska göras? klara du att göra uppgiften till den tid som efterfrågas etc.

Till sist..

Vad är egentligen delegering? Jag tycker att det ytterst handlar om samarbete där rätt person, med rätt kompetens och förutsättningar gör rätt sak. Det är inte mer komplicerat än så.

Lycka till med smart delegering för ett bättre och mer produktivt samarbete.

Nu kör vi!

-Michael

The post 7 steg för smart delegering appeared first on Michael Alphov.

Istället för att göra en lång lista över vad förhalningsbeteendet leder till så vill jag vända på det hela Så nedan kommer 9 sköna vinster med att bli bättre på att sluta förhala, fatta beslut om nästa åtgärd FÖRSTA gången du tar i den nya informationen samt att verkligen göra det du lovat.

1. Du kommer att få mer gjort

Istället för att förhala och tänka på att du borde göra uppgiften som kommer du att istället att planera in när du ska göra uppgifterna och sedan göra det du bestämt = mer gjort

2. Du kommer nå mer avslut

Alla uppgifter som är prioriterade och planerade att genomföras ska drivas mot ”delavslut” eller slutgiltigt avslut. Reflekterar man över vad som ”ofta blir kvar” så är det ofta det sista, kanske tråkiga, i en uppgift som inte blir gjort. Jag tänker på dokumentation, slutsummering, arkivering etc. och sanningen är ju den att uppgiften inte är klar förrän även detta moment är avklarat.

3. Du kommer att komma snabbare till målet

Med ett mindre antal ”jag ska bara” till andra uppgifter som du inte borde göra nu eller kanske inte alls kommer du nå dina mål i snabbare takt. Fokus på rätt saker är nyckeln istället för att förhala.

4. Du kommer besegra dina känslomässiga Mt. Everest

Visst är det så att känslan gällande vissa uppgifter är precis som om du skulle bestiga världens högsta berg? En ”det går aldrig känsla” kan lätt komma smygande och då är det ofta lockande att välja att förhala. Gör istället så här: se över din uppgift och fokusera på att hitta vart du kan börja. Börja och glöm inte att ett litet steg är också ett steg och helt plötsligt är du igång med uppgiften.

5. Du kommer att spara-/frigöra tid

Ett vanligt förhalningsbeteende för många personer är att de ”tittar” på nya mail, papper etc. flera gånger om utan att egentligen göra något mer än att titta. Istället för att förhala ska du ta beslut om nästa åtgärd, planera när och sedan gör du uppgiften när det är dags.

6. Du kommer att spara energi

Alla dina, förhalade, s.k. surdegar påverkar dig mer än vad du ofta tror. Varje gång du ser eller tänker på uppgiften x, som inte blivit gjord, så kommer det ta både tid och energi från dig. Motivationen minskar och detta kommer med stor sannolikhet at påverka resten av ditt beteende och humör.

7. Du kommer att spara andras tid

Om du minskar din ovana av att förhala så kommer det vara större sannolikhet att du håller vad du lovat och levererar i tid eller kanske till och med för tidigt. Du kommer på så sätt hjälpa andra frigöra tid då de slipper ”jaga” dig gällande saker som du redan borde gjort.

8. Du kommer att spara andras energi

Du sparar inte bara andras tid genom att leverera i tid utan också deras frustration och energi. Tänk efter själv hur du tänker och agerar när ”folk” inte gjort vad de lovat. Du tvingas ”ligga på” och följa upp vilket innebär att du tar tid från det du egentligen borde göra.

9. Du kommer att att må bättre

Du kommer slippa ha ett dåligt samvete för allt du tänkt göra eller redan borde gjort. Kom ihåg att du inte kommer hinna göra allt och vara med i alla konstellationer. Det är helt OK att säga nej och prioritera bort uppgifter förutsatt att du istället väljer att göra något som är viktigare. Kom dock ihåg att meddela dina beslut till de om är berörda direkt och inte ”sen” för det blir ofta försent.

Nu kör vi mot ett minskat förhalningsbeteende!

-Michael

The post Därför ska du sluta att förhala appeared first on Michael Alphov.

Nu behöver det inte vara på detta sätt utan du kan på ett enkelt sätt börja använda din telefon som ett arbetsredskap istället för något som slösar bort massor av tid för dig. Är du ännu inte riktigt övertygad tycker jag du ska läsa SVD´s artikel ”En tredjedel använder telefonen för mycket” och efter det fundera på hur du, egentligen, vill ha det gällande hur och till vad du använder din Smartphone.

Min ståndpunkt är att telefonen och surfplattan är ett arbetsverktyg men även ett verktyg för nöjen och underhållning! 

När det kommer till användande i arbetet kommer jag att tänka på flertalet områden där telefonen fungerar utmärkt och ibland till och med är bättre än din arbetsdator. Exempel på dessa är

1. Hantera dina mail

Telefonen är ett perfekt verktyg för att hantera dina mail genom att ta aktiva beslut. Kasta det du kan kasta. Spara undan det du ska spara i rätt mapp. Gör dina ”2-minutare”(uppgifter som endast tar 2 minuter att genomföra) direkt om du har möjlighet och allt du ska göra i framtiden bokar du in i kalendern eller att-göra lista.

Bonustips: det finns många bra appar som är en bättre mailklient än vad du förmodligen använder idag. Kolla in exempelvis, Airmail (Mac/Iphone) som är riktigt bra. Den låter dig också flytta mail till att-göra-listan, kalendern, Evernote, Trello etc.

2. Planera dagen

Åker du kommunalt på morgonen är det ett ypperligt tillfälle att kolla över dagens planering i din kalender och att-göra-lista. Stämmer allt? Ska något läggas till? Ska något bokas om? På så sätt har du redan planen ”uppdaterad” när du kommer till kontoret och får ingen negativ ”ställtid”. Det är bara att köra på direkt!

Självklart funkar detta även om du inte åker kommunalt då du kan göra detta i din morgonrutin istället.

3. Skriv ned saker du funderat på

Alla dina bra idéer, tankar som plötsligt dyker upp, saker du ska göra hemma men kommer på när du är på jobbet etc. Din telefon är perfekt för detta.

Var ska du då skriva ned dessa? Det handlar om att bestämma en plats och inte massor av platser och denna plats kan till exempel vara Evernote, Onenote, Anteckningar, Notes eller under en speciell kategori i din att-göra lista.

4. Kompetensutveckla dig själv

Jag tänker på podcasts och filmer. Det finns flera poddar på marknaden och många är riktigt bra för kompetensutveckling. Det är egentligen bara att öppna upp Itunes, Acast eller liknande och söka på vad du är ute efter. Som hjälp finns också många kategorier och topplistor du kan kolla igenom för inspiration. Gillar du effektivitet så tipsar jag så klart om vår podd Alphov & Lopez som kommer ut 2 ggr i månaden.

Youtube är en annan källa för inspiration där det finns massor av bra och informativa tal, filmer och dokumentärer.

5. Kommunicera

En telefon är ett fantastiskt kommunikationsverktyg på många sätt. Du kan ringa, skicka sms, skicka mail samt skicka meddelanden via diverse kanaler. Med en smart användning av din telefon och olika kommunikationssätt driver du dina arbetsprocesser kontinuerligt framåt. Målfokus handlar extremt mycket om att hela tiden ha nästa steg i fokus. Inte stanna upp (utom när det handlar om reflektion och återhämtning),  utan hela tiden driva på mot målet. Det är ju faktiskt en telefon vi pratar om så det vore ju bra om vi ibland kom ihåg att det är just en telefon.

Finns det något hinder i jakten på smart användande av din telefon?

 – Ja, det kan ju faktiskt vara så att du håller på med telefonen ”konstant”.

Här kommer det slitna ordet balans in i bilden. Hitta vad som är rätt för dig med tanke på att du, förmodligen, har andra saker att göra än öppna din telefon. Telefonen kan vara din bästa vän men den kan också vara din största tidstjuv, så minska antalet gånger du tittar på din telefon drastiskt om du anser att det är ett problem!

Nu kör vi!

-Michael

The post Förvandla din smartphone från en leksak till ett verktyg appeared first on Michael Alphov.

The post Framtidens försäljning – nytt poddavsnitt är ute! appeared first on Michael Alphov.