För att på riktigt börja göra skillnad så gäller det att sluta tänka inkorg och istället tänka kommunikation. Kärnfrågan för dig att bestämma är hur mycket tid du måste avsätta varje dag för att vara i fas med dina kommunikation?

Att du sen ska hantera din inkorg på samma sätt som du hanterar din brevlåda hemma är nästa tips. Vad jag menar? Att du ska tömma inkorgen varje dag. – Nu kommer ju inte posten längre varje dag men du är med på principen tänker jag.Med ”tömma inkorgen” handlar det om att arbeta in vanan att alltid fatta ett beslut om alla nya mail. Ett beslut som ”gör om” ditt mail till en aktivitet, en delegering, ett sparande i arkivet eller så kastar du helt enkelt mailet om det inte var viktigt.

Låter det enkelt?

Det är faktiskt enkelt, men det kräver att vissa saker är på plats. För ett par veckor sedan hade jag den intressanta diskussion jag inledde denna text med och det med en deltagare som var ”på min sida” i debatten om det är möjligt att arbeta med en tom inkorg trots dagens informationsöverflöd. Han fick närmare 120 mejl, helt galet men inte ovanligt, per dag. Hans ”nyckel till framgång” var att han hade full kontroll över hur mycket tid han var tvungen att lägga på att hantera sina mejl enligt ”beslutsmetoden” jag nämner ovan.

Jag vill påstå att felet många gör är att inte behandla uppgiften ”tömma inkorgen” som en arbetsuppgift. De tror att de ska hinna med det mellan andra arbetsuppgifter, vilket de inte gör. Tricket är, som han listat ut och som du snart listat ut, att avsätta tillräckligt med tid för att vara proaktiv och ”on top” av sin egen inkorg och sin egen kommunikation. Följdfrågan som förmodligen redan dykt upp i ditt huvud kanske är: ”Hur mycket tid är det då?” Svaret är att det givetvis beror på mängden mail men som lite tips på vägen la deltagaren jag nämnde ovan 3 x30 min om dagen på att fatta beslut och tömma sin inkorg. Märk väl, fatta beslut, inte göra allt som kommit in i inkorgen.

Vad blir då vinsterna?

Du kommer att spara tid genom att investera tid

Om du avsätter dedikerad tid för att ta beslut, planera in nya uppgifter i att göra-listan och kalendern, svara på det du ska svara på och kasta det du ska kasta kommer du spara tid genom att slippa öppna samma mejl flera gånger. Det finns, tyvärr, personer idag som öppnar och stänger samma mejl mellan åtta och tio gånger innan ett beslut fattas om nästa steg. Varje gång ett mejl öppnas, försvinner någonstans mellan 30 och 120 sekunder. Det blir snabbt en stor mängd onödig tid som slösas bort och kunde ha använts bättre.

Du kommer att få större fokus

Att kunna hålla fokus är en sällsynt förmåga för många tjänstemän, vilket kan upplevas som oerhört frustrerande och ineffektivt. Om det bara finns nya och olästa mejl i din inkorg när du öppnar den, är det större sannolikhet att du verkligen fokuserar på uppgiften framför dig. Uppgiften när du öppnar inkorgen är enkel: fatta beslut om nästa åtgärd! Varken mer eller mindre. En tom inkorg innebär inte att allt är gjort, utan att ett beslut är fattat om nästa åtgärd. Det är en enorm skillnad.

Du kommer att använda kalendern och din att-göra-lista bättre

Om din inkorg är full av mejl som också innebär saker som ska göras, innebär det troligen att den bild din kalender och att-göra-lista ger dig inte är sann. Om det kommer saker via mejl som kräver en aktivitet, passar den aktiviteten mycket bättre i din kalender eller på din att-göra-lista, där du även fyller på med andra uppgifter från olika håll. Inkorgen är en insamlingsplats och inget annat. Kalendern och att-göra-listan är platserna för de saker du behöver göra. Enkelt, fungerande och logiskt.

Du kommer uppfattas som oerhört proffsig

Du kommer svara snabbare, vara med proaktiv och återkoppla bättre trots att du är inne mindre i din inkorg men framförallt, du kommer leverera bättre. Lägg all tid som du håller på och ”gullar” med samma mail om och om igen på att istället göra det du ska göra.

Det om något kommer göra skillnad på riktigt.

Hur gör du för att lyckas med en tom inkorg? Vad anser du vara de största vinsterna med att arbeta enligt ”tom inkorgs-principen”.

Dela gärna med dig av dina erfarenheter och tips!

Nu åker vi!

– Michael

Ps 1: stäng av alla signaler i ditt mailprogram för att ny e-post ramlat in i din inkorg. Detta gäller givetvis både för din dator och din mobil.

Ps. 2: jag har, lämpligt nog, en oerhört populär utbildning att boka i ämnet kallade Effektiv Outlook där fokus är på smarta vanor som nämna ovan samt smarta tips på hur man får till allt i Outlook.

Ps 3: Bokar ett möte med mig gör du enkelt här

The post Ta kontroll över din inkorg appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat 5 dåliga vanor om du borde sluta med omedelbart för att få mer gjort av rätt saker. 

#1 Sluta säg ja till allting som kommer i din väg

Du ska, så klart, vara hjälpsam, en lagspelare och ställa upp om en kollega har problem men inte alltid och omedelbart. Du kommer uppfattas som oerhört hjälpsam men det som även sker är att sker du egentligen borde ha gjort kommer inte att bli gjort. Att alltid säga ”ja” till alla andra är detsamma som att alltid säga nej till dig själv.

#2 Sluta kolla dina mail hela tiden!

Du är med stor sannolikhet inte anställd för att kolla på dina mail 24/7. Ändå är detta precis vad många gör dag ut och dag in. Bestäm antal gånger du behöver öppna inkorgen och håll dig till det. Du kommer bli förvånat hur väl det kommer att fungera och hur mycket tid du kommer få till att göra saker om betyder något på riktigt. Tips om effektiv mailhantering hittar du här. 

#3 Sluta kolla på dina sociala media hela tiden

Det är sällan någon erkänner öppet att de lägger massor av tid på sociala medier men ändå vet alla vad som skrivs!? Ingen säger att de kollar på sociala media under arbetsdagen men ändå rasslar det in likes etc. på alla inlägg även under arbetsdagarna. Självklart kan man kolla till sin sociala kanaler men det är ofta läge att dra ned på antal tillfällen.

#4 Sluta med multitasking

Du kan bara göra en sak åt gången om du vill ha ett bra resultat. Du vet detta. Jag vet detta. Alla vet detta men ändå är multitasking en av de stora anledningarna till både stress och förhalning av arbetsuppgifter. Gör om och gör rätt!

#5 Sluta delta i möten som inte leder någonstans

Säg nej till alla möten utan syfte och mål. Detta har alltid varit viktigt men i dessa covidtider är det ännu viktigare då de flesta av oss blir inbjudna till fler möten än vad som är brukligt. En enkel regel när du kallar till ett möte är att alltid sätta ett syfte och minst ett mål!  Tips på effektiva möten hittar du här.

Att sätta bra vanor tar tid men vad är alternativet? Att slösa bort tid på dåliga vanor och ovanor? Nej, fundera på vad som behöver ändras och sträva efter att förbättra dina vanor lite varje dag. Små steg blir stora språng över tid så gör det du behöver att göra!

-Michael

The post 5 dåliga vanor som du ska sluta med omedelbart appeared first on Michael Alphov.

1. Skriv vad du vill eller vad det gäller i rubriken 

Det är självklart tänker du men så tänk om det vore så väl. Det skrivs ofta långa rubriker som är både otydliga och förvirrande när det egentligen borde vara helt tvärtom tvärtom. Vill du att något ska ske så skriv det, exempelvis: För åtgärd: skriv protokollet gällande senaste mötet innan 14/4. Är det ren information kan du istället skriva; För info: protokollet från senaste mötet kommer vara klart senast den 14/4. På engelska skriver man ofta FYI = for your info eller FYA = for your action som startord i rubriken för att förtydliga. Personligen skriver jag också ofta fråga: xxx eller återkoppling: xxx när det passar. Testa dig fram vad som passar dig bäst men var tydlig. 

2. Glöm inte att skriva vad det handlar om i rubriken 

Detta i kombination med steg 1 blir en oslagbar kombination som gör det lätt för mottagaren att agera. 

3. Håll dina rubriker korta 

Vissa mailprogram visar bara 60 tecken i rubriken vilket gör att långa fraser inte blir speciellt bra. Långa fraser blir även svårt att läsa i mobilen vilket, för många, är den mailklient som används allra mest. 

4. Håll dig till ett ämne 

Blanda inte olika ämnen i samma mail. Passa inte på att ta med lite om ”ditten och datten” när du ändå är igång och mailar. Många ämnen i samma mail kommer bara leda till förvirring…  

5. Undvik förkortningar 

Alla bolag och jag menar verkligen, alla bolag älskar sina förkortningar och allra helst på tre bokstäver. Regeln är enkel, bara för att du fattar betyder inte att någon annan fattar så undvik förkortningar. 

6. Håll dina mail korta och kärnfulla 

”5 sentence rule” säger man på engelska och det är en bra filosofi att utgå från. Självklart kan och SKA inte alla mail vara på max 5 meningar men många ska vara det. Ta bort allt onödigt och kom till saken direkt och du kommer underlätta för mottagaren. 

7. Skicka bara till de som verkligen ska den information du vill sprida

Hjälp dina kollegor, kunder etc. genom att bara skicka till de som verkligen är berörda. Slösa inte med din mail och du kan faktiskt ”överinformera” och det är ditt ansvar att selektera vem som behöver veta det du mailar om. Alla behöver veta är inte rätt svar på frågan för det mesta så gör om och gör rätt. 

8. Svara inte alla 

Undvik att svara alla när du svarar på dina mail. Svara bara till de som verkligen behöver veta vad du svarar och det är sällan alla i mailtråden. 

9. Svara inte på CC-mail 

Är du på CC-raden så är du på CC-raden av en anledning vilket innebär att du, förmodligen, inte behöva svara eller agera. Är det helt uppenbart att du är den som borde svara så ska du självklart göra det även om du är på CC-raden men undvik detta så länge det går. 

10. Skriv tydliga mail 

Visa vad som är extra viktigt genom att markera tydligt i texten eller använd punktform för olika saker som ska lyftas fram. Gör allt för att mottagaren ska förstå vad du vill få sagt på ett enkelt sätt. Undvik dock STORA BOKSTÄVER  så långt det går då det lätt kan uppfattas som stötande av mottagaren. 

11. Kolla igenom innan du skickar 

Ta en minut extra och kolla igen dina mail innan du skickar dem och dubbelkolla stavningen genom att köra stavningskontroll och du kommer uppfattas som proffsig och inte slarvig. 

12. Ta det lugnt med dina emojis 

Det är både lockande och enkelt att lägga till en massa emoijs men rådet är att ta det lugnt med desamma. Tänk på hur mottagaren tänker och hur du uppfattas och vill uppfattas. Ibland kan det vara helt rätt men inbland kan det också vara helt fel. Du måste ha lite känsla helt enkelt ????????????

13. Använd din signatur till reklam för saker du anser vara viktiga 

Min signatur ser ut på följande sätt:

Michael Alphov 

Föreläser & utbildar i effektiva arbetsmetoder

…………………………………………………………………………………………………..

Tel: +46 (0)768 610 935 alt. 

Hemsida: www.michaelalphov.se

E-post: michael@alphov.se 

Instagram | Facebook | Twitter | LinkedIn

Tips! lyssna på Sveriges bästa podcast inom effektivitet & försäljning – Alphov & Lopez 

Vill du börja arbeta smartare redan idag? Klicka här för gratis tips! 

Där ser man tydligt att jag vill göra mottagarna uppmärksamma på min podcast samt så ger jag möjlighet till gratis tips inom effektivitet. Kort, kärnfull men väldigt framgångsrik marknadsföring som är helt gratis. 

14. Skriv dina mail ”baklänges” = vänta med att skriva i dina mottager 

Många, inklusive undertecknad, har skickat mail som inte varit klara eller som egentligen inte skulle skickats till vissa personer av misstag. Vänta helt enkelt med att skriva in dina mottagare tills du skrivit klart mailet och du slipper vara orolig om mailet var klart när det skickades. 

15. Våga skicka mail som inte berör dig vidare 

Är du inte rätt person så är det din uppgift att delegera informationen vidare till rätt person. 

16. Har du bråttom så ringer du

E-post är inget snabbt sätt att kommunicera. Har du bråttom är det smartare att ringa eller hitta ett annat sätt som gör att du når fram till mottagaren snabbt.

17. Använd regler för att styra nyhetsbrev till en speciell ”att läsamapp”

Nyhetsbrev är intressanta och viktiga men du kanske inte vill ha dem rakt till din inkorg. Skapa istället en ”Att läsamapp” dit du styr alla nyhetsbrev automatisk med hjälp av regler i ditt e-postprogram. 

18. Undvik jargong, kritik och ironi 

Allt ovan kommer bara leda till bekymmer och merarbete. Inget mer behöver tilläggas. 

19. Krångla inte till dina mail 

Skriv det som behöver skrivas  på ett språk och sätt som alla förstår. Det är ingen akademisk uppsats du ska skriva utan tydlighet och enkelhet är ledorden i mailkommunikation. 

20. Skicka inte dina mail på tider utanför arbetstid 

Jag fattar också att du ibland måste arbeta utanför din vanliga arbetstider och att det ibland innebär att du svarar på mail på dessa tider. Problemet blir bara att du kommer aktivera dina kollegor oavsett om du vill eller inte då många av dem läser sina mail utanför arbetstid. Till slut kommer det vara oerhört förvirrat när man borde och inte borde svara på och hantera sina mail. OM du nu ska svara på mail utanför kontorstid så kan du lägga till ”skicka senare” i dina mail viket ger dig chansen att skriva och skicka mailet men det skickas inte iväg förrän den tiden du ställer in. Vet du inte hur du gör är det bara att googla på hur detta fungerar i just ditt mailprogram eller så kontaktar du mig så berättar jag. 

 Välj vilka av tipsen som kommer att göra skillnad för dig och se till att göra den skillnad du behöver att göra för att kommunicera bättre med din e-post! 

Lycka till!

-Michael

The post 20 tips för att kommunicera smart med e-post appeared first on Michael Alphov.

I vilka situationer kollar du din e-post?

Den frågan ställde jag för ett par veckor sedan via mina sociala kanaler som Facebook, Instagram samt via mitt nyhetsbrev. Massor av människor har svarat och resultatet ser du i bilden som finns överst i detta inlägg och några saker vill jag lyfta ytterligare: 

Alldeles för många har svårt att släppa jobbet när de är lediga

• 85% har kollar sin mail när de haft semester
• 81% har kollat sin mail när det varit helg

Gör så här: prata igenom vilka förväntningar som finns på din roll och internt i bolaget gällande att vara ständigt nåbar. Oftast är det upplevda förväntningar och inte riktiga förväntningar som gör att många tror att de måste vara nåbart 24/7. När man sedan pratar om det så visar det sig vara något helt annat som gäller. Fundera också på hur du själv vill ha det och vilka signaler du skickar till personer i din omgivning genom att konstant hålla på alla kolla dina mail när ditt fokus med stor sannolikhet borde vara riktat på något helt annat.

Många har svårt att fokusera på en sak åt gången

• 81% har kollat sina mail när de sett på tv
• 69% har kollat sina mail under ett möte
• 65% har kollat sina mail i sängen
• 64% har  kollat sina mail när de varit på toaletten
• 57% har kollat sin mail under en måltid
• 29% har kollat sina mail när de lekt med sina barn

Gör så här: våga ha modet och kraften att bara göra en sak åt gången. Gräset är inte grönare på andra sidan och tänk hur många saker och situationer som du missar att uppleva för att du hela tiden är ”någon annanstans”. Härvaro är ett ord som kanske inte ens finns men som börjat att används för att beskriva vikten av att ha fokus här och nu och inte på vad som händer någon annanstans, just nu.

Mail är ett viktigt kommunikationssätt men det får inte ta överhanden och för att kolla om du är i farozonen råder jag dig att läsa mitt inlägg om FOMO – Fear Of Missing Out.

Till sist önskar jag dig en fokuserad dag och ett sunt mailbeteende!

-Michael

The post I vilka situationer har du kollat din e-post? appeared first on Michael Alphov.

Ett enkelt knep för att få mer ”oavbruten koncentrationstid” är att stänga av alla signaler för inkommande mail. På alla mina utbildningar inom effektivitet förespråkar jag ständigt vikten av att göra sin e-post istället för att bara läsa sin. Att göra sin e-post innebär att du enbart öppnar din inkorg mellan 2-5 ggr/dag och inte 20-30 eller, för den delen,  varje gång det ”plingar” till som är normalscenariot för många.

Mitt råd är att du därför stänger av ALLA signaler för att nya e-post finns i din inkorg för att ha större chans att skapa tid för fokus. I Outlook som är det mest använda mailprogrammet gör man enligt följande fem steg:

1. Klicka på ARKIV och välj ALTERNATIV
2. Välj E-POST
3. Skrolla ned till stycket som heter: mottagna meddelanden
4. ”Klicka ur” i alla rutor under ”när nu post anländer”
5. Klicka OK hela vägen tillbaka

Detta kommer innebära att alla dina mail kommer till sig precis som vanligt men du får ingen signal om att ny post har anlänt = möjlighet att att jobba koncentrerat på ett helt annat sätt!

Hör du något annat mailprogram är det bara att läsa i hjälpavsnittet hur du gör!

Läs även gärna mina ”7 e-postregler som ger dig kontroll” 

Ha en fortsatt produktiv dag!

-Michael

The post Tappar du fokus av alla mail? appeared first on Michael Alphov.

Hoppas något eller några av tipsen kan göra skillnad för dig!

-Michael

The post Tipsar om smart mailhantering i senaste Kollega appeared first on Michael Alphov.

I mer än 10 år har jag inför mina effektivitetsträningar sammanställt och utvärderat vilka tidstjuvar som deltagarna upplever sig att ha och år efter år så hamnar former av ”ineffektiv e-posthantering” överst. E-post har en tendens att ta överhanden när det kommer till hur dagar planeras och uppgifter prioriteras. En gräddfil skapas för e-post och det som är viktigt på riktigt blir ofta lidande pga. att e-post och e-posthantering tar överhanden. Nu säger jag inte att e-post inte är viktigt men det gäller att sätta saker i perspektiv och framförallt, sätta uppgifters olika viktighet i perspektiv för att mål ska nås.

Därför kommer här ”7 gyllene e-postregler” för att ta tillbaka kontrollen över mailen med några enkla men smarta e-postregler som du kan använda:

1. Stäng din inkorg

Att öppna inkorgen enbart 3-5 ggr/dag är ofta fullt tillräckligt för de flesta kör det kommer till hantering av inkommande mail. Öppna din inkorg. Ta beslut gällande nästa åtgärd för varje varje mail som kommit in och gå sedan vidare till nästa mail.

2. Din inkorg är INTE en att göra-lista

Allt som du inte kan och ska göra direkt du tar i mailet första gången planerar du in tid för i din kalender eller i din att-göra lista och tar sedan bort mailet från inkorgen. Enkelt och effektivt och som bonus har du skapat en proaktiv planering som du styr över.

3. Slösa inte med mottagare

Vem ska ha mailet? Var stenhårt i dina beslut och skicka inte mail till människor med tanken att det kan väl vara bra om han/hon får informationen. Antingen ska man ha informationen eller så behöver man inte få informationen.

Det är ju faktiskt vi själva som ställer till det för andra genom att skicka onödiga mail som de måste hantera….

4. Använd mail som kanal när det verkligen passar

Ofta, och jag mera verkligen ofta, används mail som kommunikationssätt trots att det inte är bäst forum. Enkelheten, för avsändaren, med att kasta iväg ett mail överskuggar ofta tanken om det verkligen är rätt kommunikationskanal. Nej, slösa inte på mail utan använd andra sätt att kommunicera vid exempelvis diskussioner, tuffa-/känsliga samtal och frågor etc.

5. Mail är ingen chattkanal

Mail skapades för att en eller flera personer ska kunna kommunicera/svara när det passar dem. Mitt mål är att svara inom 24 timmar men det innebär inte att jag svarar inom 30 sekunder vilket en del tror att man ska och bör. Har du bråttom med att får svar är mail en av de sämsta kanalerna för kommunikation.

6. Tydlighet ska gälla

Det är bara att inse att mail är ett svårt sätt att kommunicera för det saknas nyanser, tonläge, röstläge etc. Det blir bara det hårda och skriva ordet vilket tolkas olika beroende på vem som läser och på vilket hör den som läser är.

Tydlighet ska därför gälla i rubriker som kan starta med FYI (For your information) alternativt FYA (for your action) och sedan ärende inklusive projektnamn, kund, tjänst eller vad det nu kan vara det handlar om.

I själva mailet fungerar det utmärkt att tänka vad, vem och när för att få till ett bra och tydligt mail.

7. Säg nej till alla mail du inte vill ha

Detta gäller alltifrån nyhetsbrev som du avslutar prenumerationen på till mail ovh mailtrådar som du hamnat på internt. Är det inte relevant för dig att få mailen så är det ditt ansvar att säga till att det är så. Någon annan tror ju att de gör något bra så här får vi hjälpa till och allt för att få mindre antal mail till var inkorg.

Alla dessa e-postregler är ganska enkla att implementera och vill du läsa mer mer om smart e-posthantering tipsar jag om 3 vinster med en tom inkorg

Hur gör du? Har du något bra tips och e-postregler som du vill dela med dig av gällande smart e-posthantering?

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post 7 e-postregler som ger dig kontroll appeared first on Michael Alphov.

Hur långt är då ett kort mail? Ja, blir det mer än 10 rader så tycker jag personligen att det är ett långt mail. Det man behöver komma ihåg är, självklart, i vilket sammanhang som mailet skickas. Är det mitt i en arbetsprocess, i en förhandling, i ett projekt etc. så kan längre mail vara bra och nödvändiga men ställ dig alltid frågan om du behöver komplettera med något annat kommunikationssätt för att det ska bli som du vill.

Här brukar jag också passa på att lansera ”tvärtommetoden” som nästan alltid funkar i massor av sammanhang. Vad menar jag då? Jo, det vanligaste som sker om du eller någon annan skickar ett långt mail så trycker man på sändknappen och hoppas på det bästa. Har du inte fått svar på ett par dagar så kanske du skickar ett nytt mail och frågar om mottagaren fick det första. Var det ett långt och jobbigt mail har mottagaren förmodligen inte en orkat att läsa det och ni har förlorat värdefull tid.

TÄNK OM du istället gjort så här; skriv ditt mail men innan du skickar det så ringer du till mottagaren och berättar att du kommer skicka mailet samt extremt kortfattat vad mailar handlar om. Givetvis säger du samtidigt att det bara är att kontakta dig om det är några frågor. Hur lång tid kan detta ta? 45-60 sekunder kanske? Vad kommer skillnaden bli? Gigantisk vill jag påstå. Mottagaren har redan gjort en, vare sig han/hon vill eller inte första accept på att de tar emot frågan och du har även avdramatiserat frågan om att be om hjälp. Det kommer vara större sannolikhet  att svar kommer att komma snabbare och vara mer genomtänkt.

Testa själv och jag lovar att det funkar.

Lycka till!

The post #Mailskolan | Avsnitt 2: Håll dina mail så korta och till ett ämne appeared first on Michael Alphov.

Med kontorstennis menar jag att man, väldigt ofta under en dag, sätter igång många nya ”bollar” dvs. e-post du själv skickar och detta samtidigt som det konstant dyker upp nya ”bollar” som mail i din inbox. Mail som andra skickat till dig. Dessa ”bollar” måste man ju slå tillbaka på och den tredje länken i kedjan blir att returnera alla bollar som du själv startat efter att dina kollegor slagit tillbaka bollen till dig. Allt detta tillsammans gör det väldigt lätt att hamna i en situation där nästan all tid och energi spenderas till att slå tillbaka bollar som du eller någon annan startat. Du kommer likt Djokovic att bli grym på att returnera bollar men den väsentliga skillnaden är att när Djokovic alltid slår på rätt boll är det inte riktigt säkert att det är det du kommer göra. Hur kan man då undvika i att hamna i en situation där man spelar kontorstennis hela dagarna:

Skicka bara till de som ska ha din information

Fler mottagare = fler svar. Var noggrann med vilka du sätter i till-fältet och i kopia-fältet. Ha inte en övertro på att alla behöver och vill ha din information. Onödiga kopior kommer ge onödiga svar = mer antal mail att hantera.

Håll dig till ett ämne per mail

Detta kommer göra det enklare för mottagaren att agera och det kommer vara tydligare om vad mottagaren förväntas göra = mindre antal mail som måste skickas fram och tillbaka

Undvik svara alla

Måste alla veta just ditt svar eller räcker det med att personen som ställt frågan får svaret? Svara allt är absolut inte förbjudet men var restriktiv med ditt användande = mindre antal mail för andra.

 Är e-post rätt kommunikationssätt?

Vi har väl alla sett mailkonversationer som blir oändligt långa. I vissa fall då det krävs diskussioner så är både telefonen och möten att föredra. E-post har, tyvärr, ersatt nästan all övrig kommunikation för personer. Rekordet jag ett i hur lång en mailkonversation kan vara är, i utskrivet skick, 21 A4 sidor. Förmodligen hade något annat sätt att kommunicera vart smartare i just det fallet.

Vänj dig vid tanken att e-post inte är ett snabbt kommunikationssätt

Många personer tycker att e-post är bra för det är ett snabbt sätt att kommunicera. E-post är snabbt för den som skickar brevet men det betyder ju inte att det blir ett snabbt svar eller en snabb åtgärd. I värsta fall så blir kanske inte ens mailet läst. Jag kan ta mig själv som exempel. Jag kör heldagsutbildningar snitt tre dagar varje vecka vilket innebär att jag inte kontrollerar och agerar på min mail mellan 8.00-17.00 under dessa dagar. Det jag däremot hinner att göra är att lyssna av min telefonsvarare ungefär två gånger per dag. Vanligtvis under lunchen och en fikapaus. Hade jag fått ett mail där det krävts en ”snabb” åtgärd så hade jag missat det. Jag tror inte min situation är unik utan byt ut mina utbildningar mot interna möten, mässor, resor, konferenser etc. Är ett telefonsamtal bättre då tänker ni? Jag skulle vilja påstå det. Ringa är oftast möjligt på platser där internetuppkopplingen inte fungerar och ett samtal är ”snabbare” att formulera än ett mail om den som ska svara har begränsat med tid = mindre mailtennis = mindre antal mail.

Summering

Det kan låta som att jag är negativt inställd till e-post men så är absolut inte fallet.  Jag tycker att det är ett fantastiskt bra kommunikationssätt om det används rätt. Det kan vara både snabbt och effektivt. Kommunikation är, om det görs rätt, direkt mellan en eller flera personer. Håller du dig till de enkla riktlinjerna som finns ovan så kommer du garanterat att frigöra tid. Tid som du kan spendera på något som är mycket viktigare än att spela kontorstennis. Du kanske till och med får tid över till att spela riktigt tennis och då drömma att du är Novak Djokovic!

The post Är du kontorets Novak Djokovic? appeared first on Michael Alphov.