Ett väldigt, väldigt bra steg för att spara tid, öka produktiviteten och framförallt, öka proffsigheten är att använda mallar för återkommande uppgifter. Tänker att oavsett vilken roll du har eller vad som står på ditt visitkort kan att skapa och använda mallar snabbt revolutionera!? hur du hanterar uppgifter och spara ovärderlig tid för dig.

För att ytterligare förstärka varför mallar är så oerhört smart så ger mallar en  enhetlig och professionell framtoning i ditt arbete. Oavsett om det är rapporter, presentationer eller mail, kommer en konsekvent form och stil ge ett intryck av både professionalism och pålitlighet.  Du kommer vidare att minska behovet av att skapa dokument eller material från grunden varje gång vilket inte bara sparar tid utan också energi och minskar risken för felaktigheter. Bra va!?

Några exempel på områden där mallar passar perfekt är:

E-post

Skapa mallar för vanliga mail som utskick, information och svar på vanliga frågor. Själv har jag massor av mallar för mail kopplade till olika delarna av mina utbildningar och föreläsningar vilket spar enormt mycket tid. Det fina med mallar för mail är att det är lätt att anpassa dem för att göra dem unika trots att de är baserade på en mall. Spar oerhört med tid för mig.

Möteskallelser

Standardisera din möteskallelser att alltid innehålla syfte, mål, agenda, underlag samt eventuellt krav på förberedelse. Allt för att öka möjligheterna till bra och produktiva möten.

Resor

Om du reser i jobbet är det perfekt att skapa en mall/checklista som du kan använda vid varje resa. Inget kommer att missar och lugnet kommer att infinna sig.

Rapporter

Om du ofta skriver liknande rapporter, skapa en mall för att snabbt och effektivt sätta samman information och resultat. Jag har, exempelvis, mallar för att återkoppla utvärderingar av utbildningar jag genomfört och har då olika mallar för olika utbildningar.

Presentationer:

Gör dina bra presentationer till mallar malla och återanvänd, justera och uppdatera med ditt nya budskap = mallen är lika men budskapet nytt.

Att skapa och använda mallar är ett magiskt bra ”verktyg” för att spara tid. Massor av tid till och med och, så en liten investering i tid med att skapa de mallar du behöver kommer snabbt kan återbetala sig. Du som gillar förkortningar på tre bokstäver så är ROI det ord du söker

Vilka mallar ska du skapa för att underlätta för dig själv?

The post Mallar – Ett magiskt verktyg för alla appeared first on Michael Alphov.

Oavsett så är det väl så att när det kommer till hur vi fördelar och disponerar vår tid så är just en timme en trevlig och ”jämn” siffra men egentligen inte så mycket mer. Dessutom kommer den klassiska Parkinsons lag kommer in i bilden ganska snabbt. Enligt denna lag tenderar arbete att expandera och fylla den tid som är tillgänglig för dess genomförande. Med andra ord, om vi avsätter en timme för ett möte kommer mötet att ta den tiden, oavsett om vi faktiskt får mer gjort än om vi hade allokerat mindre tid…

Håller du med?

Så, vad är lösningen gällande mötestiden då tänker kanske du?

Nyckeln till framgångsrika möten att vara ytterst medveten om tiden man avsätter. Istället för att låsa sig i en standardtimme är det klokt att variera mötestiderna beroende på agendan som borde vara det som styr. Dvs. börja med att sätta mötets syfte och mål för att sen fortsätta med agendan. Därefter så kan du bestämma hur mycket tid som behövs och vilka som måste vara med. Hoppar vi tillbaka till frågan om tid så är det ju så att ibland kan en hel timme vara nödvändig och berättigad, men ofta kan vi åstadkomma samma resultat på kortare tid om vi är förberedda, fokuserade och effektiva.

Att införa kortare mötestider, som 30 eller 45 minuter, tvingar alla att maximera användningen av den tillgängliga tiden. Denna taktik främjar inte bara snabbare beslut och mer koncisa diskussioner, den ger också deltagarna möjlighet att ha korta och effektiva möten som inte drar ut på tiden i onödan. Med kortare mötestider ökar också behovet av att vara strukturerad och förbered inför alla möten för att möta upp den tydliga agendan och målet med mötet, vilket i sin tur ökar produktiviteten och främjar engagemang.

Så nästa gång du planerar ett möte fundera på om du verkligen behöver en timme och som sagt; börja med syfte, mål och agenda och tidsbehovet kommer bli mycket lättare att uppskatta. Genom att du är medveten om tiden kommer du hjälpa till att skapa en arbetsmiljö som främjar effektivitet och resultat SAMTIDIGT som alla är delaktiga genom att rätt personer sitter på rätt möte med rätt förutsättningar.

Testa att variera tiden – du har allt att vinna!

The post Maximera mötestiden – Därför är en timme inte alltid rätt! appeared first on Michael Alphov.

Varför är de så svårt då?

En av anledningarna till varför planering är svårt är att vi ofta överskattar vår tid och energi. Vi har en tendens att vara (tids)optimistiska när vi bedömer hur lång tid olika uppgifter kommer att ta, och detta kan leda till överbelastning och stress när vi inser att vi inte har tillräckligt med tid för att slutföra allt vi planerat. Att vara realistisk när man uppskattar tidsåtgång och arbetsbelastning är därför en nyckel till framgångsrik planering. Skulle till och med kunna dra det så långt att man bör vara på gränsen till pessimistiskt när man uppskattar hur lång tid uppgifter och aktiviteter kommer att ta då det alltid tar längre tid än vad man tror.

En annan faktor som påverkar vår planering är brist på prioriteringar. Att veta vad som är viktigt på riktigt.

I en värld full av distraktioner och möjligheter är det lätt att tappa fokus och låta viktiga uppgifter glida åt sidan.

Att inte kunna skilja mellan vad som är viktigt och bråttom leder till att vi spenderar tid på mindre betydelsefulla saker istället för att fokusera på våra övergripande mål. Vi jagar alldeles för ofta snabba vinster och belöningar istället för långsiktiga segrar. För att övervinna detta är det viktigt att definiera tydliga mål och utifrån dem välja vilka aktiviteter som ska prioriteras.

En ytterligare utmaning är bristen på flexibilitet. Livet är oförutsägbart och oväntade händelser kan alltid uppstå. Att vara för strikt med våra planer kan leda till frustration och stress när saker inte går som förväntat. Att lära sig att anpassa sig till förändringar och vara beredd att ompröva och justera våra planer när det behövs är en viktig insikt att ha.

Så hur kan man bli bättre på att planera? Här är några saker som faktiskt fungerar:

Sätt realistiska mål och tidsramar: När du planerar, var ärlig med dig själv om hur lång tid olika uppgifter faktiskt tar. Ge dig själv tillräckligt med tid att slutföra dem utan att känna dig stressad. Låter enkelt, för enkelt kanske, men det fungerar. Jag lovar, det fungerar.

Prioritera: Identifiera de viktigaste målen och uppgifterna och fokusera på dem först. Använd gärna frågan: viktigt vs bråttom för att lättare kunna välja rätt.

Var flexibel: Acceptera att saker sker och att förändringar inträffar. Var beredd att justera dina planer när det behövs. Att vara flexibel minskar stress och gör det lättare att hantera oväntade situationer.

Använd teknik och verktyg till din fördel: Det finns många appar och verktyg som kan hjälpa dig med planering och att hålla koll på dina uppgifter. Använd dem till din fördel, men se också till att de inte blir en källa till ytterligare distraktion eller slöseri…

Till sist: 

Ta dig tid att regelbundet reflektera och utvärdera din planering och dina framsteg. Vad har fungerat bra? Vad kan förbättras? Genom att reflektera kan du lära dig av dina erfarenheter och bli bättre på att planera framåt för att skapa en ännu bättre situation för dig själv.

Nu kör vi!

The post Planera framåt – hur svårt kan det vara? appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat  tre ganska ”vanliga problem” som och förstör möjligheten till ”flyt” på jobbet och dessutom försöker jag, givetvis, tipsa om vad du kan göra åt det som förstör för dig.

Utmaning 1: Du ska alltid vara tillgänglig…

Har du ibland dagar då du inte får något gjort? Det ena avbrottet avlöser det andra och du känner att du inte får något gjort. Händer detta vid enstaka tillfällen så kan de kanske vara OK men händer det ofta så gäller det att göra en förändring.

Vad kan du då göra?

Börja med att ta dig tid att planera din dag/vecka för att veta vad du borde och ska göra. Utan en plan så är det lätt att falla för frestelsen att jobba ”händelsestyrt” och agera på det senaste som dyker upp. En annan sak är att ta bort alla signaler för att e-post anlänt och enbart göra din e-post ett par gånger per dag. Mera FOKUSTID under dagarna helt enkelt.

Har du svårt att koncentrera dig på jobbet (förmodligen inte aktuellt just nu pga. pandemin) så kan det även vara läge att se över vart du jobbar bäst när du behöver utföra koncentrationsarbete (detta förutsätter givetvis att det är OK från din arbetsgivare). Kanske ska du lämna ditt kontor/arbetsplats under vissa perioder för att få jobbet gjort? Vart jobbar du bäst helt enkelt. 

Utmaning 2: Du har för mycket tid & energiläckage 

Det är ju bara att erkänna att detta händer oss alla vid vissa tillfällen. Vi förhalar det som vi borde göra istället för att göra det vi borde göra och några saker som händer kan vara:

• Du lägger för mycket tid på socialt småprat med dina kollegor. Förmodligen inte speciellt aktuellt i dessa tider..
• Du fastnar i att ”slösurfa” under långa perioder när allt du skulle göra vara att bara skulle kolla en snabb sak
• Du skjuter upp arbetsuppgifter som känns svåra, jobbiga, tråkiga, stora etc.
• Du går på/deltar i (för dig) onödiga möten
• Du går på/deltar i möten som är för långa, för dåliga, utan syfte etc.
• Du lägger för mycket tid på sociala media som Facebook, YouTube etc.
• Du tvingas ta hand om och svara på onödiga mail och chattmeddelanden

Vad kan du då göra?

Enklaste sättet är att göra en tidslogg över vad du egentligen spenderar tid på. Detta för att få en verklig översiktsbild och inte en gissning som det kan vara för många människor. Det gäller att vara brutalt ärlig mot sig själv och inte skönmåla verkligheten. Vill du göra skillnad på riktigt så gäller det att hitta läckorna och sen täta dessa och det förhoppningsvis, en gång för alla. Helt enkelt måste du veta vad du ska laga och inte gissa vad du ska laga.

Utmaning 3: Där är tidsoptimist och överbokar din egen tid

Idag är kraven från chefer och ledning höga och ofta sätts även höga krav av medarbetare och chefer själva, på sig själva. Det kan vara svårt att säga nej när chefen eller kollegan kommer och frågar om du inte kan göra ”uppgiften x” också. Man vill ju gärna ställa upp och vara en bra lagspelare och inte vara en ”nej-sägare”. Problemet med att överboka sin egen tid bottnar oftast i två orsaker som är:

1. Du säger ja till för många projekt/uppgifter samtidigt = det finns inte tillräckligt med tid till förfogande
2. Du är en sann tidsoptimist = du undervärderar tiden som det verkligen tar att genomföra uppgiften du sagt ja till och tänker att jag hinner nog med detta också..

Vad kan du då göra?

Planering och åter planering. ”Stycka elefanten” dvs. bryt ner de projekt/uppgifter du redan sagt jag till till hanterbara bitar. Se sedan till att ALLA dina aktiviteter planeras in i kalendern eller att göra-listan för att göra det verkligt, rimligt och visuellt. Detta kommer hjälpa dig långt när du ska tacka ja/nej till uppgifter samt vara en bra signal till när det är dags att delegera/be om hjälp och kom ihåg, det är aldrig varken pinsamt eller dåligt att be om hjälp. En annan smart grej är att införa gemensam fokustid på företaget för att underlätta för alla i sin strävan efter en bra planering.

Till sist, vill du att det ska bli skillnad så gäller det att göra skillnad. Du har hört dessa ord från mig tidigare och kommer att höra dem igen. Hitta det som förstör. laga det som ska lagas så kommer resultatet du vill ha att komma!

Nu kör vi!

-Michael

The post Tre misstag som förstör din produktivitet appeared first on Michael Alphov.

Varför är det då inte bra tänker du? Är det inte smart att skicka mailet så man får ”bort” det från tankarna? Jo, det är förmodligen bra för dig så du kan sluta tänka på jobbet för en stund för det är just det som det handlar om. Att få chansen att verkligen koppla bort jobbet för en stund vilket du inte underlättar möjligheten för dina kollegor att göra om du mailar dem efter arbetstid. 

Vad blir konsekvensen?

Problemet är att när du, utan att tänka på konsekvenserna, mailar dina kollegor sent på kvällarna och på helgerna så kommer det att hjälpa till att skapa en osund företagskultur där många tror att det är på det sättet man ska arbeta. Många är otroligt ambitiösa och både vill och kommer svara på dina mail omedelbart för de tror att det är vad som förväntas av dem. Detta kommer att få konsekvenser som att de som du mailat till inte kommer att få chansen att koppla bort jobbet utan ständigt kommer vara påkopplade. De i sin tur kommer svara och-/eller skicka nya mail till nya kollegor med direktiv och så blir spridningen total och följden blir att ytterligare personer kommer tro att det förväntas ett svar utanför arbetstid. Det blir en klassisk snöbollseffekt helt enkelt av dåliga konsekvenser från en persons beslut att maila efter arbetstid.

Mängder av forskning pekar på att vi måste ha tid att ”koppla bort” jobbet för att få återhämtning, motivation, inspiration och kreativitet. Så varför inte hjälpa varandra med detta? Tänk efter själv -när brukar du komma på nya och smarta idéer och lösningar på uppgifter och utmaningar? Jag kan garantera att det inte är när du är som mest ”påkopplad”.

Hur ska man göra då om man vill jobba på kvällar och helger?

Lösningen är att du skriver dina mail på kvällen och helgen, om det är det som fungerar för dig i din situation, men skicka dem inte förrän det blir arbetstid igen. De flesta mailprogram har även funktionen fördröjd leverans som låter dig ”skicka” mailet nu men det skickas på riktigt på den tid du väljer. 

Lycka till!

The post Sluta maila på kvällar och helger appeared first on Michael Alphov.

Många personer har tyvärr fastnat i aktivitetsfällan dvs. myten att aktivitet alltid är något bra. Missförstå mig rätt, aktivitet är bättre än passivitet men det handlar ju egentligen om produktivitet. En annan aspekt i det hela är att det som ofta framhävs som positivt på företag är personer som är aktiva och gör saker, men ofta glöms den viktiga kvalitetskontrollen bort dvs. skulle denna uppgift varit gjord överhuvudtaget?  Det kan till och med vara så att personen som fick beröm för att han/hon gjorde uppgiften inte alls var den som skulle ha gjort det, då konsekvensen kanske blev att något annat inte blev gjort.

Det första jag vill att du gör är att  tänka efter gällande de saker/uppgifter du väljer att lägga din tid på verkligen är de aktiviteter som leder dig och företaget mot målen. Eller är det kanske enbart ”aktiviteter” som bara uppfattas som bråttom? Mitt råd är att tänka efter före nästa gång och nedan finns sju tips som kommer att hjälpa dig en bit på vägen.

1. Planera dina dagar i förväg.

Låt inte slumpen, dagsformen eller någon yttre faktor styra din planering. Ha en plan. Alltid en plan.

2. Säg ja till rätt saker.

Ofta pratas det om att man måste blir bättre på att säga nej och jag tycker det är tvärtom. Bli bra på att säga ja till rätt saker så kommer resten att ge sig självt.

3. Ha koll på ditt uppdrag.

Vad är du anställd för att göra? Är du egenföretagare så är frågan densamma förutom att du är anställd av dig själv. Det handlar helt enkelt om att ställa sig frågan om hur jag kan göra verksamheten bättre och mer framgångsrik.

4. Slösa inte bort din tid.

Det räcker så. Du vet garanterat vilka dina personliga tidstjuvar är så gör om och gör rätt. Skala botr det som stör och fokusera på det som tillför.

5. Avsluta alla dagar

Stäng, ”fira” och var nöjd med allt du gjort samt planera och prioritera om allt som inte blivit gjort.

7. Håll dig till planen

Detta är oerhört viktigt även om det ”stormar” runt dig. Planen du gjorde igår var viktig igår och det är förmodligen viktig även idag. Självklart kan saker hända som leder till omprioritering, men låt inte det händelsestyrda vara normalläge.

7. Stäng av inflödet av ny information

Behöver du vara ostörd viss delar av dagen? Stäng ned Facebook, mail, Twitter etc. för att få chansen till att få saker gjorda. Sociala media kan hålla dig aktiv dagarna i ända men leder det till mer produktivitet? Svaret är att det inte är helt självklart.

Förhoppningen är att dessa tips kommer hjälpa dig att gå från enbart aktiv till att vara aktiv och produktiv. En annan bonus är att du med stor sannolikhet kommer få mer gjort på mindre tid och med mindre insats av kraft och energi.

Nu kör vi!

Michael

(Inlägget var först publicerat under 2014 men har uppdaterats med aktuell information)

The post 7 tips som tar dig från aktiv till produktiv appeared first on Michael Alphov.

Många människor upplever att de inte hinner att ”jobba” för att de sitter i för många och felaktiga möten. I veckans podd försöker vi reda vi ut hur man på ett enkelt sätt kan ta sig ur mötesträsket för att istället kunna lägga tid på möten som genomförs både bra och effektivt.
Resultatet kommer bli bättre beslut, större driv och möten som ger energi istället för att ta energi.

The post Nytt poddavsnitt: Rensa upp i mötesträsket appeared first on Michael Alphov.

”Jag hinner inte med att jobba numera” sa han. Hinner du inte med att jobba, sa jag frågande tillbaka. Till saken hör att vi har träffats många gånger och kämpat tillsammans för att optimera hans personliga effektivitet, som han är riktigt bra på, och jag vet att han jobbar hårt och mycket.

”Jag hinner inte jobba sa han ytterligare en gång” och det visade sig snabbt att hans kalender, numer, var helt fullbokad med möten inom helt skilda ämnen och områden så kontentan blev att han inte hann med att ”jobba” med det han egentligen ville och borde arbeta med.

Scenariot är inte unikt utan jag tror att många av er som läser detta känner igen sig och själva anser att det är ett problem.

Vad är då själva grundproblemet?

– Prioritering är svaret och det är ditt eget ansvar att prioritera rätt. Rätt är inte alltid att gå på möten och att vara på möten är ingen ursäkt för att inte få saker gjorda. Att gå på ett möte istället för att göra den svåra, jobbiga och tråkiga uppgiften är en lätt genväg att gå men det betyder ju inte att uppgiften försvinner men på något märkligt sätt försöker man rättfärdiga för sig själv att det var ett bra val man gjorde. Innerst inne vet man förmodligen att så inte var fallet.

När har man då för många möten?

Den frågan finns det inget givet svar på utan det handlar om individuell anpassning beroende på vilken sorts arbete och roll man har MEN om du har mer är 60% bokat varje dag för möten är mitt råd att du kraftigt ifrågasätter om du måste vara med på alla dessa möten.

Hur ska man då rensa upp i mötesträsket för att få chansen att jobba?

1. Blocka tid i din kalender för att ha möte med dig själv

Tänk efter och anpassa när under dagen och veckan det passar bäst för dig att göra dina koncentrationsuppgifter och försök att få in i snitt minst 2 x 60 min fokustid varje dag.

2. Tacka enbart ja till möten som har ett tydligt syfte

I privatlivet är du garanterat restriktiv med vad du och familjen lägger er tid på. I jobbet däremot är det ibland inte lika viktigt utan många tackar gladeligen ja till alla möten de blir kallade på. Gör inte det. Tacka bara ja till de möten som du måste och ska vara med på. Allt annat bör du tacka nej till precis som du gör med aktiviteter utanför jobbet som inte är viktiga för dig.

Glöm inte att mötet kan vara bra men du ska inte vara där.

3. Undvik att boka möten som går in i varandra

Med det menar jag att du och alla andra i organisationen ska helt ska undvika att boka möten enligt exempelvis följande: 09.00-10.00, 10.00-11.00 och 11.00-12.00 etc.

Det som kommer hända är två saker:

– Möten kommer inte att starta i tid

– Deltagarna kommer inte vara mentalt närvarande då det inte hunnit avsluta förra mötet i huvudet.

4. Ifrågasätt alla s.k. ”stående” möten

Många möten är inbokade vecka efter vecka i massor av personers kalendrar och det infinner sig ett mått av slentrian. Vissa möten måste ske varje vecka men majoriteten behöver inte det. Se över alla dina återkommande möten och jag lovar att du kan ta bort något eller några om du/ni är riktigt ärliga mot er själva.

Är du inte helt övertygad så är det bara att räkna på ett klassikt s.k. veckomöte:

Låt oss säga att det är 10 personer med som träffas i två timmar.

Det innebär 10 x 2 = 20 timmar per vecka.

Om vi räknar lågt på cirka 40 möten under ett år innebär det 40 x 20 timmar = 800 timmar per år.

Om vi räknar på en snittlön för en tjänsteman på ca 450 kr innebär detta 360 000 kr per år i ren kostnad för att hålla dessa möten. Kan man räkna så här? Kanske, kanske inte men det är i alla fall en kraftig indikation på hur mycket pengar som läggs på ett möte under ett år. Är mötet värt 360 000 kr eller inte är din och verksamhetens beslut.

5. Håll dina möten korta

Det är bara att erkänna och rannsaka sig själv. Hur länge orkar du vara fokuserad och koncentrerad? Runt 45-75 minuter brukar vara svaret för de flesta och därför bör dina möten inte heller vara längre än det.

Testa att dra av 15 minuter nästa gång du bokar in ett möte. Kör 45 min istället för 60 min och boka inga möten som är längre än 75 min. MÅSTE du ha ett längre möte MÅSTE du lägga in pauser efter ca 60 min för att alla ska orka hålla fokus, intresse och engagemang.

Lycka till och glöm inte om du vill ha skillnad måste du göra skillnad!

/Michael

The post 5 tips för att rensa upp i mötesträsket appeared first on Michael Alphov.

Tänker man ett steg längre så är det ju så att alla inte behöver veta allting. Alla är säkert intresserade av allt som händer på företaget men det betyder inte att alla behöver få informationen du och dina kollegor skickar runt.

Jag brukar fråga hur folk gjorde innan mailen fanns. Kopierade du upp en massa extra kopior av din information, la dessa i kuvert och skickade till personer som kanske behövde få informationen? Svaret jag får av de flesta är nej, så mitt råd är att sluta skicka en massa onödiga cc/kopia mail internt i organisationen.

Knappen ”svara alla” är ytterligare en sak som du ska använda med stor försiktighet och kontentan är att om du vill få mindre antal mail ska du skicka mindre antal mail. Så enkelt är det och du kommer samtidigt hjälpa dina kollegor till en bättre arbetsmiljö och fokus kommer vara på att prestera resultat istället för att läsa mängder av mail som inte betyder något. Slöseri kommer aldrig vara bra i något sammanhang och detsamma gäller med mail.

Lycka till och slösa inte på mail!

/Michael

The post #Mailskolan | Avsnitt 5: Slösa inte med mail appeared first on Michael Alphov.

Enligt en undersökning som gjorts på uppdrag av Unionen och publicerats på kollega.se visar på följande:

• 4 av 10 har sju möten eller fler/vecka
• 2 av tio ägnar mer än 13 timmar per vecka till möten
• Män har fler mötestimmar än kvinnor
• Möten i södra delen av Sverige är längre än de i norra Sverige
• Snittiden som chefer sitter i möten under en vecka är 8,1 timmar/person

Undersökningen visar också på följande fakta:

• 50 % anser att, de möten de deltar i, inte är meningsfulla och effektiva
• 50 % anser att, de möten de deltar i, saknar mål och syfte
• Mer än 50 % säger att de ibland sysslar med annat under sina möten som att hålla på med telefonen, maila etc.
• 8 av 10 vill minska tiden de sitter i möten

Vilka slutsatser kan vi dra av detta?

Ofta så vet vi inte varför vi träffas – inget syfte och ingen målsättning

Syftet med många möten är väldigt luddigt eller lyser helt med sin frånvaro. Vi träffas för att någon tycker att vi borde ha ett avdelningsmöte, säljmöte eller dylikt eller kanske för att andra har möten eller kanske för att man har ju alltid haft möten på andra arbetsplatser. Att boka in ett möte är enkelt men att tänka efter VARFÖR man ska träffas och vart det ska leda är något som många personer/organisationer missar helt. Om vi nu har bestämt oss för att träffas så är det väl rimligt att det finns ett mål men vart mötet ska leda? Vad ska vi besluta om? Vad ska vi följa upp? Vad ska vi informera om etc. Möten utan syfte och en klar målsättning leder ofta bara till nya möten och diskussioner och inte till dit man egentligen ska.

Möten är inte förberedda – vad ska vi egentligen fokusera på under mötet?

Förberedelse är nyckeln till framgång men hur ska vi kunna förbereda oss om vi inte vet varför vi träffas? Ju ”luddigare” syfte och brist på målsättningar med möten desto sämre blir också förberedelserna. Detta leder till långa möten, diskussioner som hålls ”om och om igen” om saker som kanske egentligen inte ens borde diskuteras i just det forumet och kontentan blir att de inte känns effektiva och meningsfulla. Detta ser vi också i undersökningen som nämns ovan.

Vi när inte mentalt närvarade under våra möten

Är man på ett möte som mötesledare eller deltagare så innebär det ett ansvar mot resten av deltagarna i mötet. Tackar du ja så är vore det väl logiskt att du verkligen fokuserar på mötet som pågår. Varför håller då personer på med annat under själva mötestiden? Jag tror att det är en kombination av att syftet saknas och att det inte finns en klar agenda som driver mot mål(en). Utan agenda så är det en risk att  ”mötesdominanta” personer tar överhanden och pratar om sina saker. Många andra kommer då att ”zoona ut” och börja maila etc. Sen tror ju en del personer att det går att göra två saker på en och samma gång med kvalité men, återigen, multitasking är en myt. Du kan bara göra en sak i taget på ett professionellt sätt. Är man inte närvarande under mötet så är det också stor sannolikhet att mötestiden kommer att öka och att ni kommer att få ha ett möte om samma sak igen=slöseri av tid.

Lycka till med att förbättra din/er möteskultur och behöver ni hjälp så är det bara att kontakta mig!

Nu kör vi!

Michael Alphov

The post Hälften av mötena är inte meningsfulla appeared first on Michael Alphov.